Gestión del Talento Humano en la era digital: Retos y soluciones con SAP SuccessFactors

La gestión del talento humano en las empresas implica una serie de desafíos en el contexto actual como la atracción y retención de los mejores profesionales, no sólo que llegue el talento más calificado sino que además se quede, a causa de la alta competencia que hay por el mismo –especialmente en sectores de tecnología–. Aquí se presentan soluciones como SAP SuccessFactors, Workday, Odoo y NTT DATA, entre otras.

En aspectos generales, la consultora ‘McKinsey and Company’ ha señalado que aspectos como la capacitación del personal en nuevos modelos de trabajo, la creación de nuevas capacidades que transformen el talento, el contar con líderes adecuados con conocimientos digitales, o la actualización digital de las herramientas de trabajo cotidianas, son algunas de las claves para el éxito de los procesos de Transformación Digital al interior de las compañías.

Específicamente en lo que tiene que ver con la gestión de talento, de acuerdo con el estudio de la empresa tecnológica Pandapé, las empresas de Colombia y Latinoamérica enfrentan desafíos significativos en la rotación y retención de talento, en 2023 la rotación de personal se disparó en un 51,5 % respecto a los niveles normales. Y para 2024 al menos el 76,3 % de las organizaciones en la región planean contratar nuevos empleados debido a la alta tasa de renuncias.

También aparecen retos como avanzar efectivamente en la Transformación Digital, es decir en el cambio de cultura y la incorporación de nuevas tecnologías y la digitalización de procesos requiere adaptarse rápidamente y desarrollar nuevas habilidades en los colaboradores; reto que a su vez desencadena la necesidad de desarrollar nuevas habilidades y la formación continua.

En cuanto a la diversidad e inclusión, una meta que se ha convertido en un imperativo para muchas organizaciones; o aspectos fundamentales como cuidar del bienestar físico y mental de los empleados es esencial para mejorar la productividad y reducir el ausentismo.

Es por esto que las empresas necesitan recurrir al apoyo y acompañamiento, tanto de personas como de herramientas, que les permitan hacerle frente a estos retos en la gestión del talento humano. Uno de ellos es el SAP SuccessFactors.

¿Qué es SAP SuccessFactors?

SAP SuccessFactors, que hace parte de las soluciones de SAP desde 2012, es un sistema basado en la nube que se utiliza para la gestión del capital humano (HCM). Este sistema está diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar diversas funciones de recursos humanos, incluyendo la gestión de datos de los empleados, la administración de beneficios, la capacitación y el desarrollo, la gestión del rendimiento y la planificación de la sucesión.

Diferencias con SAP y otros sistemas

El SAP SuccessFactors se distingue de otros sistemas de gestión de recursos humanos por su enfoque basado en la nube, su flexibilidad y su capacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones.

Principales diferencias:

• Modelo en la nube: A diferencia de SAP HCM (Human Capital Management), un conjunto integral de herramientas y aplicaciones, el SuccessFactors es una solución basada en la nube, lo que ofrece mayor escalabilidad, accesibilidad y actualizaciones constantes.
• Enfoque en el empleado: SAP SuccessFactors está diseñado para poner al empleado en el centro de la gestión de recursos humanos, ofreciendo una experiencia más colaborativa y centrada en el usuario.
• Modularidad: ofrece una amplia gama de módulos especializados que permiten a las organizaciones seleccionar las funcionalidades que mejor se adapten a sus necesidades, lo que proporciona una mayor flexibilidad y personalización.
• Innovación constante: Al ser una solución en la nube, el SAP SuccessFactors se beneficia de actualizaciones y mejoras continuas, lo que permite a las organizaciones mantenerse al día con las últimas tendencias en gestión del talento.
• Integración con otras soluciones SAP: se acopla fácilmente con otras soluciones de SAP, como SAP ERP y SAP Analytics Cloud, lo que permite una gestión más completa de los recursos humanos.

Funcionalidades clave y usos

Al ser una plataforma integral que ayuda a las empresas a gestionar, de manera eficiente, todo el ciclo de vida del talento humano, desde la atracción hasta el desarrollo de los colaboradores, sus funcionalidades y usos abarcan diversas áreas críticas para la gestión eficiente del personal en las organizaciones.

• Gestión de la información de empleados: Permite administrar perfiles de empleados, organigramas, y datos maestros de RRHH de manera centralizada.
• Reclutamiento y selección: Facilita la publicación de ofertas laborales, la gestión de candidatos y el proceso de selección.
• Gestión del desempeño: Soporta la definición de objetivos, evaluación del rendimiento y planes de desarrollo para los colaboradores.
• Beneficios y compensación: Permite administrar los planes de beneficios sociales, inscripción de empleados y nómina.
• Aprendizaje y desarrollo: Ofrece herramientas para la formación y capacitación de los empleados, incluyendo cursos en línea y gestión de competencias, algo ideal ante los retos de formación.

• Acogida y salida: Facilita la integración de nuevos empleados, ayudándoles a adaptarse rápidamente y a ser productivos en menos tiempo.
• Rendimiento y objetivos: Permite establecer y rastrear objetivos de rendimiento, así como evaluar el desempeño de los empleados para alinear sus actividades con los objetivos de la organización.
• Planificación de la Fuerza Laboral: Ofrece herramientas para la planificación estratégica de la fuerza laboral, asegurando que la empresa tenga las personas adecuadas en el lugar y momento adecuados.
• Analítica y Reportes: Proporciona análisis avanzados y reportes detallados para tomar decisiones informadas basadas en datos sobre el personal y las operaciones de recursos humanos.

Pasos para la implementación de SAP SuccessFactors

La implementación de SAP SuccessFactors es un proceso que requiere planificación, configuración y adopción por parte de la organización. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones para que el recorrido de su empresa sea exitoso:

1. Planificación: Defina los objetivos y el alcance del proyecto. Esto incluye identificar los módulos o funcionalidades del SuccessFactors que se implementarán. No tiene que tomarlas todas.
2. Configuración: Los expertos de SAP configuran el sistema según las necesidades específicas de la empresa. Esto puede incluir personalizar los flujos de trabajo, las estructuras organizativas y las políticas de recursos humanos..
3. Migración de Datos: Es crucial transferir los datos existentes de empleados al nuevo sistema de forma precisa. Esto puede involucrar la limpieza de datos y la integración con otros sistemas de gestión de recursos humanos existentes..
4. Pruebas: Realice pruebas exhaustivas para asegurar que el sistema funcione correctamente y cumpla con los requisitos definidos. Esto incluye pruebas de integración, rendimiento y usuario final.
5. Formación: Los usuarios finales y administradores deben recibir una capacitación para utilizar eficazmente las nuevas herramientas y funcionalidades. Esta formación es vital para garantizar una adopción fluida del sistema.
6. Despliegue: Una vez completadas las pruebas y la capacitación, el sistema se pone en marcha. Este paso puede ser gradual.
7. Soporte Continuo: Después de la implementación se proporciona soporte técnico y funcional para resolver cualquier duda y así realizar ajustes y mejoras continuas al sistema.

Casos de éxito y beneficios

SuccessFactors fue fundada en 2001 y adquirida por SAP en 2011. Desde entonces, ha evolucionado significativamente, logrando en su haber diferentes casos de éxito.

Las organizaciones que utilizan las soluciones SAP SuccessFactors obtienen una variedad de beneficios comerciales, incluidas mejoras en el compromiso de los empleados, la productividad de los empleados, la retención de empleados, el tiempo de ocupación y la eficiencia de recursos humanos.

La empresa comparte que hay más de 9.900 organizaciones en más de 200 países que utilizan esta solución en HCM en todos los segmentos, industrias y regiones, y hay varias historias de éxito

Uno de ellos es el de la cooperativa Growmark en Estados Unidos y Canadá. Allí usaron las soluciones de SAP SuccessFactors para integrar y automatizar procesos en todo el ciclo de vida del empleado. Como resultado, operan procesos eficientes de RR. HH., atrayendo y nutriendo al talento requerido para ayudar a que sus clientes tengan éxito –incluso mientras enfrentó los desafíos de la pandemia de Covid-19–.

Otro es el caso de la consultora de negocios y TI Q_PERIOR AG, con la cual se realizó un ambicioso plan de crecimiento que valora a su personal altamente calificado. “Con las soluciones de SAP SuccessFactors y SAP S/4HANA Cloud, somos más capaces de brindar soporte a nuestras partes interesadas del negocio al tiempo que nutrimos a nuestra gente y mejoramos la retención del talento –algo crucial para lograr nuestras ambiciones de crecimiento–“, comparte Markus Mann, Head of human relations de Q_PERIOR AG.

Pero sin duda, el mayor reto y caso de éxito paradójicamente fue el apoyo a las empresas durante la pandemia de 2020. Varias compañías lograron mantener la visibilidad global y la gestión del talento organizacional en tiempos de crisis.

En cuanto a los beneficios de implementar SAP SuccessFactors, se encuentran:

1. Eficiencia en Reclutamiento: Simplifica el proceso de reclutamiento, permitiendo una gestión más rápida y efectiva de candidatos y nuevas contrataciones.
2. Mejora de la Experiencia del Empleado: Al proporcionar una plataforma integrada esta mejora la experiencia del empleado desde el primer día de trabajo, lo que contribuye a una mayor satisfacción y retención del personal.
3. Desarrollo de Habilidades: Facilita el desarrollo de habilidades avanzadas y el crecimiento profesional de los empleados, ofreciendo herramientas y recursos para el aprendizaje continuo.

¿Es SAP SuccessFactors un CRM?

No. Si bien existen infinidad de sistemas enfocados en empresas, no todos son iguales y SAP SuccessFactors no es un CRM (Customer Relationship Management). Es una solución diseñada para la gestión del capital humano (HCM), mientras que los CRM están orientados a gestionar las relaciones con los clientes, abarcando funciones como la gestión de ventas, marketing y servicio al cliente.

¿Es SAP SuccessFactors un ERP?

En esa misma línea, tampoco hay que confundirlo con un ERP (Enterprise Resource Planning). Ya que un ERP es un sistema integral que gestiona diversas áreas empresariales, incluyendo finanzas, producción, ventas y más.

Perspectivas futuras y tendencias

Los desarrollos tecnológicos y los cambios de hábitos y cultura, son factores determinantes que marcan las tendencias en los sistemas de gestión del capital humano.

La pandemia de Covid-19 aceleró la adopción del trabajo remoto, y esto ha llevado tanto a empresas, como a quienes les proveen soluciones de gestión, a tener mayor flexibilidad en sus herramientas de trabajo, que les permitan gestionar diferentes tipos de equipos.

Dentro de este contexto, varios estudios como los de Deloitte y Future for Work, apuntan hacia tendencias puntuales como:

1. Automatización e Inteligencia Artificial: Se espera una mayor integración de la IA y la automatización en los procesos de gestión del talento para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas.
2. Trabajo remoto y flexibilidad: El aumento del trabajo remoto y la necesidad de adaptar los sistemas de gestión del capital humano para apoyar modelos de trabajo híbridos y flexibles.
3. Experiencia del empleado: Mayor enfoque en mejorar la experiencia del empleado mediante tecnologías que personalicen la interacción y promuevan un entorno de trabajo más inclusivo y motivador.
4. Análisis predictivo y Big Data: El uso creciente de análisis predictivos y Big Data para anticipar necesidades de talento, identificar patrones de comportamiento y mejorar la retención de empleados.
5. Desarrollo continuo y aprendizaje: El enfoque en el aprendizaje continuo, implica estar a la vanguardia y contar con alternativas para los equipos, que les permitan el uso de plataformas educativas y herramientas de formación digital para capacitar y retener talento.

Guía práctica de optimización

Si su empresa desea implementar un sistema de gestión de capital humano tenga, haga una revisión de las opciones y la solución adecuada para el éxito de su proyecto y de su negocio.

Durante la implementación de un proyecto de SAP SuccessFactors es necesario apoyarse de la guía de una persona consultora que le acompañe en el proceso, para resolver dudas iniciales como si es la arquitectura correcta o cómo alinear la implementación del sistema con la hoja de ruta de cada compañía.

Algunos tips:

• Tenga en cuenta que la implementación no se trata sólo de un tema técnico. Se requiere de una cultura organizacional acorde para apropiar la herramienta.
• Asegúrese de que el consultor conozca y comprenda la industria de su empresa. Verifique si está certificado en los módulos relevantes. Pregunte sobre los proyectos que haya realizado y qué ha aprendido de esa experiencia.
• Haga las comprobaciones necesarias y luego realice un lanzamiento integrado, de acuerdo con los módulos que haya elegido su empresa para trabajar.

• Asegúrese de tener clara la estructura de gobernanza propuesta.
• Obtenga claridad sobre las funciones y responsabilidades en lo que respecta a aspectos técnicos clave como la migración, la replicación y la integración de datos.

Con su consultor verificado y aprobado, inicie el plan de trabajo para la implementación, el cual debe incluir:

• Planificación detallada que incluya objetivos claros, cronogramas realistas y una asignación adecuada de recursos.
• Gestión de Actualizaciones: Mantenga el sistema actualizado con las últimas versiones de SuccessFactors para aprovechar nuevas funcionalidades y mejoras de seguridad. Utilice las guías y estrategias recomendadas para gestionar las actualizaciones de manera efectiva.
• Optimización de procesos: Identifique y elimine procesos redundantes o ineficientes para mejorar la productividad y la experiencia del usuario. Aproveche las herramientas de análisis y reportes de SuccessFactors para este fin.
• Integraciones y APIs: Utilice el Centro de API de SuccessFactors para integraciones con otros sistemas empresariales, maximizando la interoperabilidad y la eficiencia operativa.
• Formación y certificación: Esta es fundamental para el éxito del proyecto. Capacite a su equipo en el uso eficaz de SuccessFactors mediante formaciones específicas y certificaciones que aseguren un manejo óptimo del sistema.
• Monitorización y optimización continua: Implemente un proceso de monitoreo constante para identificar problemas y oportunidades de mejora.

Para que todo lo anterior sea efectivo es indispensable tener claridad y enfoque para liderar el proyecto de implementación, apropiación y transformación. Más allá de la gestión tradicional del capital humano, este tipo de soluciones permiten aumentar el compromiso y la productividad de los empleados centrándose en los datos, los procesos y las experiencias de las personas.

*Imagen de portada: Imagen de creativeart en Freepik