Coloro che hanno l'abitudine di prendere il lato positivo di tutto potrebbero non aver dovuto pensare a lungo per trovare l'aspetto positivo di COVID-19. Dichiarata pandemia dall'Organizzazione Mondiale della Sanità l'11 marzo, lo scoppio di questo virus, della famiglia dei Coronavirus, ha costretto le aziende di tutto il mondo a prendere più seriamente una modalità che offre molti vantaggi in termini di sostenibilità (per cui non dovrebbero avere aspettato che si verificasse una crisi sanitaria globale): il telelavoro.
En il sito del telelavoro, il Ministero delle ICT dedica una pagina per parlare dei vantaggi del lavoro a distanza, che avvantaggia diverse aree delle aziende (business, operations, tecnologia, risorse umane, responsabilità sociale) e contribuisce al benessere dei dipendenti.
Ma il concetto di telelavoro non può essere ridotto allo stare a casa a lavorare senza ci sono condizioni minime che consentono di farlo adeguatamente, quasi come se il lavoratore fosse nei locali dell'azienda. In effetti, la legislazione colombiana ha documenti specifici che differenziano il telelavoro formale dalla semplice pratica di restare a casa (puoi consultarli alla fine di questo contenuto).
Ma, coronavirus a parte, formalità a parte e anche a complemento del quadro normativo del telelavoro in Colombia, tieni a mente i seguenti consigli se stai pensando di prendere sul serio il lavoro a distanza e metterlo in pratica:
1. Sei adatto al telelavoro?
È una domanda tanto elementare e ovvia quanto necessaria. Se il lavoro prevede l'assemblaggio di parti su una linea di produzione o comporta la necessità per il lavoratore di trovarsi accanto a un'apparecchiatura per attivare un interruttore in un momento specifico, lavorare da casa non è un'opzione.
Questa domanda dovrebbe essere posta anche da ogni azienda, analizzare i ruoli di ciascuna persona nei propri team per determinare quali sono più propensi a telelavorare. Non solo per le azioni che compiono, ma per quello che implica il loro lavoro. Ad esempio, in una banca vengono gestite informazioni sensibili che richiedono molta più sicurezza, quindi l'ambiente più adatto è l'ufficio, non la casa.
Fai un elenco di funzioni e strumenti che ogni persona ha bisogno di eseguirli è il primo passo. Se non puoi accedervi da casa, probabilmente la posizione non è adatta al telelavoro. Ma non ci sono solo bianchi e neri: è anche possibile che le funzioni richiedano la presenza in ufficio solo alcuni giorni della settimana e che sia possibile telelavorare gli altri. Questa definizione, ovviamente, richiede la partecipazione del datore di lavoro e del lavoratore.
2. Personalizza uno spazio di lavoro
Telelavoro significa "lavoro a distanza", che può essere svolto da qualsiasi luogo diverso dall'ufficio. Ma partiamo dal presupposto che questo luogo è la casa, dove sicuramente c'è la famiglia, la televisione, l'impianto audio e altri elementi che possono garantire alti livelli di distrazione. Pertanto, è importante tenere conto di:
- Per quanto possibile, adattare uno spazio della casa dedicato esclusivamente al lavoro, dove bambini o altri componenti non entrino per guardare la televisione, o dove il lavoratore possa partecipare ad una teleconferenza senza interruzioni. (Rivedi le linee guida per realizzare videoconferenze di lavoro di successo).
- In quell'ordine di idee, in quello spazio Non dovrei essere nella stanza dove già il semplice fatto di avere il letto a lato può pregiudicare la concentrazione. Tuttavia, quando diciamo "il più possibile", comprendiamo che non è sempre facile da raggiungere, soprattutto con le dimensioni degli appartamenti di oggi.
- Educare l'ambiente. Se il lavoratore vive con la famiglia, gli altri membri devono aiutare con il telelavoro, devono capire che la persona sta lavorando e che è molto utile non essere interrotti o invitati a uscire (a meno che non si tratti di un'emergenza).
- La concentrazione è fondamentale e se lo spazio e l'ambiente sono già controllati, Tieni a mente questi consigli per non perdere la concentrazione ed evitare distrazioni.
- Non lavorare dal letto. Non solo perché non troverai una postura corretta per fare il lavoro, ma perché il letto serve per riposare e la scrivania per lavorare, ed è bene che il corpo si abitui a questo. Anche se trovi le giuste condizioni ergonomiche per lavorare comodamente dal letto, noi te lo sconsigliamo… così come sconsigliamo di dormire sulla tua scrivania.
- Parlando di condizioni ergonomiche, assicurati che il tuo spazio di lavoro abbia quelle giuste. Il 'Libro bianco (l'ABC del telelavoro in Colombia)', del Ministero dell'ICT, riporta un capitolo sull'argomento (vedi pag. 139 del documento reperibile al link precedente... o, appunto, leggi l'intero documento).
- E nel documento'Ambiente di lavoro sano come incentivo per il talento umano nella salute', del Ministero della Salute, ci sono anche alcune linee guida di base sull'ambiente di lavoro ideale, che includono non solo gli aspetti fisici, ma anche quelli psicosociali.
Quando si pensa al telelavoro, quasi sempre immaginiamo una persona che svolge un lavoro d'ufficio. Ma le condizioni ideali dipendono anche dal tipo di lavoro svolto. L'ambiente appropriato (scrivania, sedia, luce, acustica) non è lo stesso per una persona che trascorre la giornata digitando informazioni davanti a un computer come lo è per un montatore video, un produttore audio o un fisioterapista che deve visitare i pazienti in le loro case. In generale, devi pensare a uno spazio in cui ci stiano tutti gli strumenti di lavoro, una sedia comoda (se lavori seduto), una buona luce... e che i vicini non facciano troppo rumore (o non generino rumore per loro).
3. Fare il bagno e vestirsi; stabilire programmi chiari
Sebbene il telelavoro implichi molta flessibilità, avere a casa le stesse condizioni che hai al lavoro non si riferisce solo allo spazio e agli strumenti che utilizzi, ma anche alla tua disposizione per iniziare la giornata lavorativa. Può sembrare molto allettante lavorare in pigiama e senza fare la doccia, ma probabilmente non ti sentirai così disposto a farlo come se fossi lavato e vestito... anche senza cravatta. Il telelavoro è autocontrollo e soprattutto disciplina.
Devi essere giudizioso con gli orari. Stabilisci routine chiare, un'ora per alzarti, un'ora per il pranzo e, soprattutto, un'ora per finire il lavoro! Il telelavoro non deve significare passare 24 ore al giorno incollati al lavoro, ma da casa. è necessaria la disconnessione.
4. Strumenti indispensabili
Se sai già di essere adatto al telelavoro e hai trovato lo spazio giusto in casa per allestire il tuo 'ufficio remoto', verifica di avere tutti gli strumenti giusti. Non è possibile pensare al telelavoro senza le tecnologie e ci sono elementi di base che dovresti avere in casa:
- connettività: fissi e mobili. A seconda del tipo di lavoro che svolgi, dovresti disporre di piani di connettività più completi rispetto ad altri. Non è la stessa cosa effettuare trasmissioni video con 1 Mbps che con 10 Mbps.
- Infrastruttura IT: Questo vale soprattutto per le imprese. Questa infrastruttura è ciò che consente ai sistemi informativi di operare e archiviare i dati di ogni azienda. I telelavoratori utilizzano l'infrastruttura accedendovi attraverso i canali di telecomunicazione. È qui che entrano in gioco data center, data center condivisi, cloud computing pubblico e cloud computing privato. Cosa indosseranno i dipendenti?
- Soluzioni di sicurezza: i rischi esistono e l'anello più debole è l'essere umano. Indipendentemente dal settore, dalla dimensione o dal tipo di informazioni che ciascuna organizzazione gestisce, uno degli aspetti più importanti da considerare nell'implementazione del telelavoro è la sicurezza informatica. È necessario garantire la riservatezza, l'integrità, la disponibilità, l'autenticità, la verificabilità e la legalità.
- Dispositivi utente: gli elementi base possono essere un telefono cellulare e un computer (che può essere di proprietà dell'azienda o del telelavoratore). A seconda del tipo di lavoro, potrebbero essere necessari altri dispositivi come telefono fisso, scanner, fotocamere o schermi.
È qui che entra in gioco anche il software. Se il lavoratore necessita di programmi o applicazioni specifici, dovrà averli sui propri dispositivi per svolgere il proprio lavoro. E se sono strumenti a pagamento, l'azienda deve fornirli, con tutte le licenze e gli altri requisiti legali in regola.
- Applicazioni di comunicazione: Sebbene WhatsApp sia utilizzato a livello globale, esistono soluzioni progettate per gli ambienti di lavoro. Esiste un'ampia gamma di applicazioni per mantenere la comunicazione, sia tramite messaggistica istantanea, chat, e-mail, telefonia o videoconferenze.
- Applicazioni di gestione dei documenti: il più noto è Google Drive e i suoi documenti condivisi, ma ci sono anche altre opzioni per la gestione dei documenti online.
- App per il lavoro di squadra: Non si tratta solo di comunicazione, o di documenti condivisi, ma per esempio di mantenere lo stato di avanzamento di progetti e processi. Alcuni dei più popolari sono Trello e Slack, o la stessa suite Google Drive, ma ce ne sono molti altri.
- Domande registrazione attività e presenze: Sebbene il telelavoro sia basato sulla fiducia e sull'autogestione, per motivi di produttività potrebbe essere necessario disporre di informazioni dettagliate sul registro delle attività (ore lavorate) e delle presenze. Le soluzioni sono molteplici, si può realizzare una dashboard in un Excel condiviso oppure utilizzare applicazioni specifiche. Il successo dipenderà dall'onestà e dal rigore nel gestirli.
nostri Il ministero dell'ICT afferma che le soluzioni tecnologiche per il telelavoro variano secondo le situazioni, il tipo di soggetto, la modalità e il profilo del telelavoratore. Le risposte ad ogni esigenza sono disponibili sul mercato attraverso vari strumenti tecnologici in diverse versioni: gratuito, pubblico, low-cost, high-cost, con licenza temporanea, con licenza a tempo indeterminato, ecc. Per esempio, en Impacto TIC usiamo le applicazioni Zoho One.
Se si tratta di un telelavoratore autonomo, come ad esempio a libero professionista fatto e corretto, sarà onere della persona disporre degli elementi necessari per svolgere il proprio incarico. È il prezzo dell'indipendenza.
Se si tratta di un lavoratore autonomo o di un telelavoratore mobile, è responsabilità del datore di lavoro offrire gli strumenti necessari per svolgere il lavoro. Anche se datore di lavoro e dipendente possono raggiungere un accordo. Un modello comune prevede che il datore di lavoro paghi una qualche forma di "affitto" per i dispositivi del dipendente o assicuri tali apparecchiature.
Come si misura l'efficacia del telelavoro?
Alcuni capi all'antica fanno ancora affidamento su un concetto colloquialmente chiamato "ultima ora", che presuppone che un lavoratore sia più efficiente e rispettoso nel suo lavoro più tempo trascorre seduto alla scrivania. Per questo motivo, l'impossibilità di vedere i propri dipendenti seduti è un ostacolo per alcuni a fidarsi del telelavoro.
in un recente intervista con Impacto TIC, Erick Cepeda, responsabile amministrativo di Axity in Colombia, ha sottolineato che in America Latina è necessaria molta evoluzione per capire che un dipendente non dovrebbe essere misurato dal tempo trascorso seduto su una sedia, ma per i risultati e le realizzazioni ottenute a vantaggio dell'azienda.
Nello stesso ordine di idee, María de los Ángeles Therán, direttrice di Human Capital nella stessa azienda, assicura che l'importante è essere molto chiari su questi obiettivi e sui parametri per misurare i risultati. A lungo termine, il risparmio nei tempi di trasporto e la flessibilità possono far sì che il telelavoratore finisca per essere più efficiente del dipendente seduto su una sedia da ufficio.
In ogni caso, ci sono anche strumenti sul mercato come Trasparente Affari, HubStaff y Toggl, solo per citarne alcuni. Questi consentono di tenere traccia delle attività che svolgono dipendenti o collaboratori e del tempo che impiegano (lo stesso in ufficio come a casa), il che può aiutare a rassicurare alcuni scettici sul telelavoro.
L'epidemia di coronavirus è una sfortunata scusa per lanciare questo schema che, ben gestito, può offrire molti vantaggi alle aziende e ai lavoratori. Quindi per ora, fallo per la tua salute; ma presto si renderanno conto che il telelavoro è molto più di un "piano B" per la crisi attuale.
Foto di copertina: Jane Palash (Unsplash).
