Quienes tienen la costumbre de sacarle el lado bueno a todo, posiblemente no han tenido que pensarlo mucho para encontrar el ángulo positivo del COVID-19. Declarado como pandemia por la Organización Mundial de la Salud el pasado 11 de marzo, el brote de este virus, de la familia Coronavirus, ha obligado a las empresas del mundo a tomarse más en serio una modalidad que ofrece muchas ventajas en términos de sostenibilidad (para lo que no tendrían que haber esperado a que se presentara una crisis mundial de salud): el teletrabajo.
En el sitio Teletrabajo en Colombia, el Ministerio TIC dedica una página a hablar de las ventajas del trabajo remoto, que beneficia a diferentes áreas de las empresas (negocios, operaciones, tecnología, recursos humanos, responsabilidad social) y aporta al bienestar de los empleados.
Pero el concepto del teletrabajo no se puede reducir a quedarse trabajando en la casa sin que existan unas condiciones mínimas que permitan hacerlo de manera adecuada, casi como si el trabajador estuviera en las instalaciones de la empresa. De hecho, la legislación colombiana tiene documentos específicos que diferencian el teletrabajo formal de la simple práctica de quedarse trabajando en casa (puede consultarlos al final de este contenido).
Las modalidades de trabajo que existen en Colombia, según la Ley 1221 de 2008, son las siguientes:
Teletrabajo autónomo: trabajadores independientes o empleados que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutándolas desde cualquier lugar elegido por ellos. Alias los freelancers, tienen total autonomía sobre su modo de trabajar. (Existe una calculadora de teletrabajo, para los que necesitan una guía que les permita saber cuánto cobrar).
Teletrabajo suplementario: son trabajadores con contrato laboral que alternan sus tareas, de manera que unos días de la semana van a la empresa y otros, trabajan desde un lugar fuera de ella, usando las TIC para dar cumplimiento a sus objetivos. Se entiende que teletrabajan 2 o 3 días a la semana.
El teletrabajo móvil: se refiere a quienes utilizan dispositivos móviles para realizar sus actividades, pues estas les permiten ausentarse con frecuencia de la oficia. No tienen un lugar definido para ejecutar sus tareas. Por ejemplo, los roles comerciales, que andan constantemente fuera de las oficinas y acceden a todo lo que necesitan a través de su teléfono, portátil o tableta. O los profesionales que hacen visitas, las manicuristas que agendan citas a través de aplicaciones, los profesores, consultores y demás roles que estén en constante desplazamiento.
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Pero, coronavirus aparte, formalidad aparte e incluso como complemento al marco legal del teletrabajo en Colombia, tengan en cuenta las siguientes recomendaciones si están pensando en tomar en serio y poner en práctica el trabajo a distancia:
1. ¿Es apto para teletrabajar?
Es una pregunta tan básica y obvia como necesaria. Si el trabajo consiste en ensamblar piezas en una línea de producción o implica la necesidad de que el trabajador esté al lado de un equipo para presionar un interruptor en un momento específico, trabajar desde la casa no es una opción.
Esta pregunta también debe hacérsela cada empresa, analizar los roles de cada persona en sus equipos para determinar cuáles son susceptibles de teletrabajar. No solo por las acciones que realizan, sino por lo que implica su trabajo. Por ejemplo, en un banco se maneja información sensible que requiere mucha más seguridad, por lo que el ambiente más adecuado es la oficina, no la casa.
Hacer una lista de funciones y de las herramientas que cada persona necesita para desempeñarlas es el primer paso. Si no puede tener acceso a ellas desde su casa, seguramente el cargo no es apto para teletrabajo. Pero no solo hay blancos y negros: también es posible que las funciones requieran la presencia en la oficina tan solo unos días de la semana y que se pueda teletrabajar los otros. Esta definición, por supuesto, requiere de la participación del empleador y del empleado.
2. Adapte un espacio de trabajo
Teletrabajo significa “trabajo a distancia”, que se puede realizar desde cualquier lugar que no sea la oficina. Pero vamos a partir de la base de que ese lugar es la casa, donde seguramente hay familia, televisor, equipo de sonido y otros elementos que pueden garantizar altos niveles de distracción. Por eso, es importante tener en cuenta:
- En la medida de lo posible, adaptar un espacio en la casa dedicado exclusivamente al trabajo, donde los hijos u otros miembros no entren a ver televisión, o donde el trabajador pueda participar en una teleconferencia sin interrupciones. (Revise las pautas para hacer videoconferencias de trabajo exitosas).
- En ese orden de ideas, ese espacio no debería estar en la habitación, donde el simple hecho de tener la cama a un lado ya puede afectar la concentración. Sin embargo, cuando decimos “en la medida de lo posible”, entendemos que esto no siempre es fácil de lograr, menos con el tamaño de los apartamentos de ahora.
- Eduque al entorno. Si el trabajador vive en familia, los demás integrantes deben ayudar con el teletrabajo, deben entender que la persona está trabajando y que es de gran ayuda que no le interrumpan o le inviten a salir (a no ser que sea una urgencia).
- La concentración es fundamental y si ya está controlado lo del espacio y entorno acorde, tenga en cuenta estas recomendaciones para no perder el foco y evitar distracciones.
- No trabajar desde la cama. No solo porque no encontrará una postura adecuada para realizar las labores, sino porque la cama es para descansar y el escritorio es para trabajar, y es bueno que el organismo se acostumbre a eso. Incluso si encuentra las condiciones ergonómicas adecuadas para trabajar cómodamente desde la cama, no se lo recomendamos… como tampoco le recomendamos dormir sobre el escritorio.
- Hablando de condiciones ergonómicas, procure que su espacio de trabajo tenga las adecuadas. El ‘Libro blanco (el ABC del teletrabajo en Colombia)‘, del MinTIC, incluye un capítulo al respecto (vea la página 139 del documento que se encuentra en el enlace anterior… o, de hecho, lea todo el documento).
- Y en el documento ‘Entorno laboral saludable como incentivo al talento humano en salud’, del Ministerio de Salud, también se encuentran unos lineamientos básicos sobre el entorno ideal de trabajo, que no solo incluyen aspectos físicos, sito también psicosociales.
Al pensar en teletrabajo casi siempre nos imaginamos una persona que realiza labores de oficina. Pero las condiciones ideales también dependen del tipo de trabajo que se realiza. El ambiente adecuado (escritorio, silla, luz, acústica) no es el mismo para una persona que se pasa el día digitando información frente a un computador que para un editor de video, un productor de audio o una fisioterapeuta que debe visitar a los pacientes en sus casas. En general, hay que pensar en un espacio donde quepan todas las herramientas de trabajo, una silla cómoda (si trabaja sentado), buena luz… y que los vecinos no hagan mucho ruido (o no generarles ruido a ellos).
3. Báñese y vístase; establezca unos horarios claros
Aunque teletrabajar implica mucha flexibilidad, tener en casa las mismas condiciones que se tienen en el trabajo no solamente se refiere al espacio y a las herramientas que utiliza, sino a su disposición para emprender la jornada laboral. Puede que trabajar en pijama y sin bañarse suene muy tentador, pero seguramente no se sentirá tan dispuesto para hacerlo como si está bañado y vestido… incluso sin corbata. El teletrabajo es autoconrol y especialmente disciplina.
Hay que ser juiciosos con los horarios. Establecer unas rutinas claras, una hora para levantarse, una hora para almorzar y, sobre todo, ¡una hora para terminar de trabajar! Teletrabajar no debe significar que pase las 24 horas del día pegado a su trabajo, pero desde la casa. La desconexión es necesaria.
4. Herramientas indispensables
Si ya sabe que es apto para teletrabajar y encontró el espacio indicado en su casa para montar su ‘oficina remota’, revise que tenga todas las herramientas adecuadas. No es posible pensar en teletrabajo sin tecnologías y hay elementos básicos que debe tener en casa:
- Conectividad: fija y móvil. Dependiendo del tipo de trabajo que realice deberá tener planes de conectividad más completos que otros. No es igual hacer transmisiones de video con 1 Mbps que con 10 Mbps.
- Infraestructura informática: esto es especialmente para las empresas. Esta infraestructura es la que permite operar los sistemas de información y almacenar los datos propios de cada negocio. Los teletrabajadores hacen uso de la infraestructura accediendo a ella mediante los canales de telecomunicaciones. Aquí entran los centros de datos, centros de datos compartidos, computación en la nube pública y computación en la nube privada. ¿Qué usarán los empleados?
- Soluciones de seguridad: los riesgos existen y el eslabón más débil es el humano. Independiente del sector, tamaño o tipo de información que maneje cada organización, dentro de los aspectos más importantes que se deben considerar en la implementación del teletrabajo se encuentra la seguridad informática. Es necesario garantizar la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad, la autenticidad, la auditabilidad y la legalidad.
- Dispositivos de usuario: los elementos básicos pueden ser un teléfono móvil y un computador (que puede ser de propiedad de la empresa o del teletrabajador). Dependiendo del tipo de trabajo pueden ser necesarios otros dispositivos como un teléfono fijo, escáner, cámaras o pantallas.
Aquí también entra el software. Si el trabajador necesita programas o aplicaciones específicos, será necesario que los tenga en sus dispositivos para desarrollar sus labores. Y si son herramientas de pago, ahí sí que la empresa debe proveérselas, con todas las licencias y demás requisitos legales en orden.
- Aplicaciones de comunicación: aunque WhatsApp sea usada globalmente, existen soluciones diseñadas para entornos laborales. Hay una amplia gama de aplicaciones para mantener la comunicación, bien sea a través de mensajería instantánea, chats, email, telefonía o videoconferencias.
- Aplicaciones de gestión de documentos: la más conocida es Google Drive y sus documentos compartidos, pero también existen otras opciones para gestionar documentos en línea.
- Aplicaciones de trabajo en equipo: no se trata solo de comunicación, o de documentos compartidos, sino por ejemplo para llevar el avance de los proyectos y los procesos. Algunas de las más populares son Trello y Slack, o la misma suite de Google Drive, pero hay muchas más.
- Aplicaciones de registro de actividades y de asistencia: aunque el teletrabajo se basa en la confianza y la autogestión, en aras de la productividad, puede ser necesario tener información detallada de registro de actividades (horas trabajadas) y asistencia. Las soluciones son variadas, se puede hacer un tablero en un Excel compartido o usar aplicaciones específicas. El éxito dependerá de la honestidad y la rigurosidad para gestionarlas.
Nos dice el MinTIC que las soluciones tecnológicas para el teletrabajo varían de acuerdo con las situaciones, tipo de entidad, modalidad y perfil del teletrabajador. Las respuestas a cada necesidad se encuentran disponibles en el mercado a través de diversas herramientas tecnológicas en diferentes versiones: libres, públicas, de bajo costo, de alto costo, con licencia temporal, con licencia indefinida, etc. Por ejemplo, en Impacto TIC usamos aplicaciones de Zoho One.
Si se trata de un teletrabajador autónomo, como un freelancer hecho y derecho, será responsabilidad de la persona el tener los elementos necesarios para desempeñar sus funciones. Es el precio de la independencia.
Si se trata de un teletrabajador autónomo o móvil, es responsabilidad del empleador ofrecer las herramientas necesarias para ejecutar el trabajo. Aunque empleador y empleado pueden llegar a un acuerdo. Un modelo común es que el empleador pague algún tipo de ‘alquiler’ por los dispositivos del empleado, o que asegure dichos equipos.
¿Cómo se mide la eficacia del teletrabajo?
Algunos jefes chapados a la antigua todavía confían en un concepto coloquialmente llamado ‘hora nalga’, que supone que un trabajador es más eficiente y cumplidor de su oficio en cuanto más tiempo pasa sentado en su escritorio. Por eso, la imposibilidad de ver a sus empleados sentados es un obstáculo para que algunos confíen en el teletrabajo.
En una entrevista reciente con Impacto TIC, Erick Cepeda, gerente administrativo de Axity en Colombia, señalaba que en América Latina hace falta mucha evolución para entender que a un empleado no se le debe medir por el tiempo que permanece sentado en una silla, sino por los resultados y logros que obtiene para beneficio de la empresa.
En el mismo orden de ideas, María de los Ángeles Therán, directora de Capital Humano en la misma empresa, asegura que lo importante es tener muy claros esos objetivos y los parámetros de medición de los resultados. A la larga, el ahorro en tiempos de transporte y la flexibilidad pueden hacer que el teletrabajador termine siendo más efectivo que el empleado sentado en la silla de una oficina.
De cualquier manera, en el mercado también existen herramientas como TransparentBusiness, HubStaff y Toggl, solo por mencionar algunas. Estas permiten hacer un seguimiento de las actividades que los empleados o colaboradores realizan y el tiempo que les toman (igual en la oficina que en casa), lo que puede ayudar a tranquilizar un poco a los escépticos del teletrabajo.
Documentos clave sobre el teletrabajo en Colombia
- Ley 1221 de 2008
- Decreto 884 de 2012
- Circular 027 de 2019
- Libro blanco (el ABC del teletrabajo en Colombia)
La epidemia de coronavirus es una lamentable excusa para poner en marcha este esquema que, bien manejado, puede ofrecerles muchos beneficios a las empresas y a los trabajadores. Así que, por ahora, hágalo por salud; pero pronto se darán cuenta de que el teletrabajo es mucho más que el ‘plan B’ para la crisis actual.
Foto de portada: Jane Palash (Unsplash).
