Cuando Impacto TIC pasó de ser una idea periodística a ser un medio de comunicación y una empresa de servicios digitales, sus cofundadores, Fernando Muñoz y yo, no dimensionábamos la magnitud del reto, sobre todo por nuestra formación esencialmente periodística: no solo había que generar un modelo de negocio sostenible, sino que también debíamos aprender a lidiar con temas contables, administrativos y de impuestos, hacer mercadeo y gestión comercial y ‘defendernos’ en todos los demás procesos empresariales.

Sin tecnología, despegar habría sido casi imposible: aún no teníamos oficina, así que el trabajo remoto era nuestro modo de vida, y por ello Internet y distintas plataformas digitales fueron nuestros grandes aliados.

Para comunicarnos entre los 4 miembros iniciales del equipo, pronto pasamos de nuestros correos personales de Gmail a los correos corporativos incluidos en nuestro servicio de hosting, y de WhatsApp o Telegram a una plataforma de mensajería para grupos llamada Twist.

Nuestras videoconferencias nacieron en Google Hangouts, pero pronto encontramos en Appear.in la simplificidad y estabilidad que necesitábamos. Mailchimp y MDirector eran nuestras armas para hacer e-mail marketing, y TypeForm ya había sido por años nuestra querida herramienta para formularios y sondeos en línea.

Las presentaciones y propuestas siempre fueron en Keynote; los documentos de texto, en Google Docs o Microsoft Word; las cuentas de la empresa, inicialmente en Excel y luego, en Google Spreadsheets; almacenábamos los documentos en carpetas compartidas en nuestras cuentas de Dropbox y Google Drive; cada miembro del equipo manejaba su propio software de calendario, y la gestión comercial –si a tener un simple listado de clientes activos y potenciales se le puede llamar así– la manejábamos en una hoja de cálculo más.

La tecnología nos había ayudado, desde enero de 2018, a sobrevivir y crecer, pero a la vez nos estaba empezando a causar problemas. En el panorama veíamos muchas oportunidades para el medio de comunicación, para el crecimiento en el equipo y la consolidación de la empresa, pero a la vez temíamos por los retos que venían: si siendo un pequeño equipo de 4 personas nos estábamos ‘volviendo locos’ con nuestra comunicación y colaboración, y con los procesos administrativos y comerciales, ¿cómo sería cuando fuéramos 8 y tuviéramos marchando, además del medio, varios proyectos a la vez? Había que hacer algo, y hacerlo bien.

La búsqueda

Necesitábamos ayuda para liberarnos de los procesos que no dominábamos, para consolidar el equipo y para optimizar nuestros procesos de comunicación, colaboración, gestión de proyectos, comerciales y logísticos. 

Y, desde mediados de 2018, empezamos a explorar distintas herramientas para nuestros procesos clave, siempre enfocados en plataformas en la nube. Comenzamos con 2 procesos en los que estábamos en pañales: la gestión comercial y la de proyectos. Así que analizamos distintas herramientas de CRM, desde Salesforce, HubSpot, Zoho CRM y Pipedrive (y tomamos nota de muchos comparativos, como este), y de gestión de proyectos, como Microsoft Project, Wrike, Asana, Monday, Basecamp y Trello.

Para optimizar el correo, nuestra primera opción era Gmail, parte de la G Suite, que además nos permitiría migrar nuestros documentos y el almacenamiento en la nube a Google Docs y Google Drive. Sin embargo, la alternativa de Microsoft Office 365 –con OneDrive incluido– también resultaba muy atractiva, y ambas suites añadían software de mensajería –Google Meet, Microsoft Teams y Yammer– y otras herramientas útiles.

Solo planeábamos serle fiel a Keynote y a nuestra plataforma de videoconferencia, Appear.in, pues hasta Twist, un gran servicio de mensajería, estaba en revisión ante las buenas opciones de Google y Microsoft, y competidores como Zoho Cliq y Slack –el rey de la categoría–.

Tras la búsqueda y la preselección de las mejores alternativas para cada proceso, nos encontramos con un largo listado que, además, nos habría representado el pago de varias facturas cada mes y nos elevaría notablemente los costos.

Zoho One llega a nosotros

En agosto de 2018, un evento de prensa nos daría luces sobre lo que debíamos hacer. Raju Vegesna, evangelista jefe global de la empresa de origen indio Zoho, y Fernando Sotelo, LatAm Director of Customer & Partner Success en Zoho, estuvieron en Bogotá para presentar a Zoho One, la suite de aplicaciones de productividad y empresariales integradas.

Zoho ya era un viejo conocido para uno de nosotros. Hacia 2007, usé su aplicación de creación de sondeos en línea en un blog que tenía entonces en eltiempo.com, y destaqué esta y otras herramientas en algunos contenidos de la revista Enter y de la sección Tecnología de El Tiempo, y años después, en notas de Dinero y Semana. Después, entre 2012 y 2015, usé Zoho Mail como plataforma de correo de +Hangouts de Periodismo, y empecé a oír de Zoho One desde cuando tenía unas 20 aplicaciones, aunque lo veía como algo inalcanzable. Además, en nuestra exploración de herramientas, Zoho CRM y Zoho Cliq estaban entre las mejores en su categoría.

Ahora, tras este encuentro con directivos de Zoho y un conocimiento mayor de las bondades de Zoho One, esta suite empezó a perfilarse como nuestra elegida para impulsar la evolución de Impacto TIC.

Y no era para menos: Zoho One integra más de 40 aplicaciones, la mayoría de ellas muy bien posicionadas en sus segmentos, que cubren casi todas las necesidades empresariales en distintos campos: mercadeo y ventas, comunicación y colaboración, productividad, finanzas y recursos humanos, entre otros.

La propuesta de valor de Zoho One resolvía una de las problemáticas que ya empezábamos a afrontar: la complejidad de manejar muchas aplicaciones que no conversaban entre sí.

Sabíamos, al empezar a estudiar a fondo toda la suite, que de todas estas aplicaciones, la mayoría de ellas con su versión móvil, Impacto TIC solo aprovecharía un puñado de ellas. Pero había un par de impulsores de nuestra decisión: el precio imbatible –30 dólares por empleado al mes– y, sobre todo, la alta integración de todas las aplicaciones, lo que nos permitiría usar los datos generados por una de ellas en otras.

Zoho One
Inicialmente, Zoho One solo tenía un modelo de pago: 30 dólares mensuales por empleado, para todos los empleados. Ahora, para empresas que no necesitan que todos se integren a la plataforma, hay un plan de 75 dólares mensuales por usuario.

Y había uno más: sentíamos que necesitábamos realmente de un CRM, para iniciar nuestra gestión comercial, y manejar mejor y menos artesanalmente nuestros proyectos. Así que, si de aplicaciones concretas se trataba, Zoho CRM y Zoho Projects fueron las que terminaron de convencernos.

Nuevos pasos y una propuesta

Comenzó 2019 y, tras analizar todas las opciones, tomamos la decisión: apostamos por una suite que nos integrara todo, en lugar de optar por herramientas fantásticas pero algunas de ellas, aisladas. Con la decisión tomada, empezamos a dar otros pasos con miras al crecimiento.

Contactamos al equipo de Zoho Latinoamérica, con el apoyo de nuestros amigos de la agencia Axon, para hacerles una propuesta que, esperábamos, fuera atractiva: se trataba de un intercambio de servicios en el cual Zoho nos daría acceso a Zoho One por un año –y nos permitiría comprobar si las promesas de la suite eran ciertas–, e Impacto TIC ofrecería algunos de sus servicios más exitosos, el marketing de contenidos periodísticos y el cubrimiento de eventos.

Además de contar con un año de la suite para todos los miembros del equipo –actualmente, 8–, la propuesta buscaba contar con el acompañamiento y la capacitación de Zoho para acertar en las decisiones clave de la adopción, y aprender a sacar el máximo provecho a cada una de las herramientas que implementáramos.

En pocas palabras: Zoho One ayudaría a Impacto TIC a dar un salto empresarial, e Impacto TIC le ayudaría a Zoho a ampliar la visibilidad de Zoho One ante la audiencia calificada de Impacto TIC. 

¿Qué nos respondió Zoho Latinoamérica? Adivinen: este es el primer contenido de un micrositio especial que publicará Impacto TIC y que incluirá el cubrimiento de Zoholics Colombia, el evento que la compañía celebrará el primero de octubre en Bogotá, y otros contenidos periodísticos.

Comienza la adopción… y se ajustan los planes

Con el sueño de optimizar los proyectos y la gestión comercial, abrimos nuestra cuenta de Zoho One y en pocos minutos creamos las cuentas de usuarios y seleccionamos las aplicaciones a las que cada uno tendría acceso.

Zoho Mail y Cliq fueron las primeras aplicaciones en entrar en acción, seguidas de WorkDrive (el DropBox de Zoho). El impacto positivo en la comunicación del equipo y en la productividad fue alto y, lo mejor, inmediato. Empezamos a disfrutar de un servicio de correo confiable y eficiente, con opciones como la programación de mensajes, la notificación de lectura y la gestión de firmas; de una plataforma de mensajería que no solo nos permitía tener diferentes chats o canales (el periodístico, el de eventos, el de proyectos, el finanzas de la empresa, etc.), sino también hacer videollamadas con un clic o un toque de pantalla. Migrar de nuestras nubes personales a WorkDrive fue un proceso sencillo que, además, nos quitó la preocupación de quedarnos sin espacio: cada usuario de WorkDrive tiene 1 TB (terabyte) de capacidad.

Sobre la marcha fuimos probando diferentes herramientas, y de las 8 aplicaciones que pensábamos utilizar, pasados unos pocos meses ya vamos en más de 15. Campaigns –’el MailChimp de Zoho’– resultó más fácil de usar y efectivo de lo que pensábamos; Zoho Survey nos sorprendió con la facilidad para crear sondeos y formularios en línea, al punto que hoy la usamos para nuestras convocatorias de talento y los proyectos de clientes –y no extrañamos TypeForm, aunque sea menos bonito que este–; Zoho Social nos ayuda a gestionar publicaciones en nuestras redes sociales; PageSense nos está empezando a entregar información relevante sobre el comportamiento de nuestros usuarios en el sitio web; ya usamos como suite de oficina predeterminada Zoho Docs –que incluye el procesador de textos Writer, la hoja de cálculo Sheet y el software de presentaciones Show–, aunque nos mantenemos fieles a Keynote para presentar propuestas y hacer nuestros talleres y conferencias, y, por ahora, a Google Spreadsheets en unas pocas hojas de cálculo complejas, pues experimentamos cierto comportamiento extraño de Zoho Sheet en una de ellas.

También hemos empezado a usar Zoho Meetings para las reuniones virtuales, aunque Appear.in (ahora llamado Whereby) nos sigue gustando mucho por su simplicidad. Y Zoho Sprints, que no estaba en nuestros planes, está en pruebas para optimizar el proceso de generación y publicación de contenidos.

Zoho One
Estas son las 26 aplicaciones que, entre las 42 de Zoho One, ya usamos o hemos empezado a probar en Impacto TIC. De uso diario, ya son 8.

Paradójicamente, aún no hemos avanzado lo suficiente con los 2 servicios prioritarios para nuestra adopción de Zoho One: Projects y Zoho CRM. En parte, porque al ser aplicaciones más complejas requieren un mayor esfuerzo, y en parte porque gestionar proyectos no se logra solo con el uso eficiente de una herramienta, sino con un cambio cultural a la hora de hacer las cosas, y aún debemos avanzar en él.

Los próximos pasos con Zoho One

Si bien la facilidad de uso es una característica común de las aplicaciones de Zoho One, aún debemos sacarles más el jugo a muchas de ellas, empezando por Cliq, WorkDrive y el propio correo.

Y en nuestros planes está probar otras que podrían resultarnos útiles, como Backstage –para la gestión y el cubrimiento de #EventosTIC– y la suite de automatización de mercadeo MarketingHub.

Y lo más importante: por fin avanzaremos con Google CRM y Projects, con las que esperamos seguir creciendo y consolidar a Impacto TIC como empresa.

En estos primeros meses, Zoho One se ha convertido en un aliado para tratar de dar ese esperado salto empresarial y, por qué no, para optimizar nuestros procesos periodísticos.

¿Meta cumplida? Para nada: apenas estamos dando nuestros primeros pasos, hemos logrado progresos, pero no hemos dado ese esperado salto aún: las herramientas no lo hacen todo, y las habilidades y la cultura en el equipo son fundamentales, y aún tenemos mucho por aprender de todo esto. De alguna manera, aquí se cumple la visión de la Transformación Digital, que es la suma de Tecnología, Cultura y Procesos

En próximos meses compartiremos la evolución de nuestra experiencia con Zoho One. Entre tanto, ¿nos quieren compartir la que han tenido en sus organizaciones con esta u otras plataformas? En #ImpactoZohoOne estamos atentos para conversar.