Con ‘ayuda’ de la pandemia, el teletrabajo y el trabajo híbrido han ganado fuerza entre los colombianos. Un estudio realizado por la Universidad del Rosario, junto a Cifras y Conceptos, reveló que el 55 % de los trabajadores encuestados en el país prefiere estar en un modelo de alternancia y el 14 % prefiere trabajar siempre de manera virtual. En ese contexto, un 69 % de los trabajadores encuestados en el país tiene preferencia por un modelo de trabajo virtual o híbrido.

Es claro que a medida que las condiciones sanitarias lo permitan, más trabajadores se inclinarían por ir a la oficina. Según la Encuesta Polimétrica de la Universidad del Rosario y Cifras y Conceptos, las condiciones para que los trabajadores vuelvan a la presencialidad son el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad, el avance en el plan de vacunación, el distanciamiento social, entre otras cosas. Es así como las plataformas y sistemas virtuales de trabajo cobran especial relevancia, pues muchos empleados –estén en casa o en la oficina– encuentran en plataformas como Microsoft Teams o Zoho One una forma más eficiente de estar conectados.

Zoho One, de la empresa de origen indio Zoho, tiene herramientas que van más allá de la comunicación. Esta plataforma es un sistema operativo para empresas que incorpora aplicaciones basadas en la nube, sistemas integrados y servicios inteligentes para cada empleado de la organización en cualquier dispositivo. Zoho One cuenta con más de 40 aplicaciones integradas que funcionan en celular y computadora de manera nativa y que reciben actualizaciones constantes. Precisamente sobre las actualizaciones, recientemente la plataforma presentó su actualización de 2021 y habló sobre todas las novedades que trae el sistema operativo.

Una experiencia unificada

Zoho One se lanzó en 2017 con 35 aplicaciones para departamentos como finanzas, ventas y marketing, pero fue evolucionando con el tiempo. Para 2018, el servicio ya contaba con 37 aplicaciones, apps para teléfono celular e Inteligencia Artificial integrada. Luego, en 2019 ya se tenían unas 45 aplicaciones y servicios con herramientas de desarrollo y un sistema de comunicación unificado. En 2020 se mejoraron las políticas de seguridad y se optimizaron las aplicaciones para el trabajo remoto. Este año, la actualización de Zoho One ha convertido a la plataforma en un sistema operativo de nivel empresarial cohesivo y adaptable.

La interfaz de Zoho One cuenta con una nuevo diseño y un nuevo sistema de navegación que unifica todas las pestañas en un solo lugar. Asimismo, este nuevo rediseño permite navegar y cambiar entre cada una de las 45 aplicaciones con mayor facilidad y rapidez. El concepto de este sistema operativo es que mediante un solo botón se puedan activar todas las aplicaciones y empezar a utilizarlas. Con esta nueva actualización, la unificación de los datos entre las aplicaciones y los distintos departamentos de la empresa es muchos más fácil.

Zoho One 2021 incluye un panel de control que permite gestionar todos los datos del empleado en un solo lugar. Ya no será necesario saltar de una aplicación a otra para ver y organizar toda la información personal y aquella que otros colaboradores de la compañía hayan compartido. Webinars, reuniones, sesiones, archivos, eventos, chats, contactos, canales, anuncios, correos y widgets están disponibles en un solo lugar.

Esta actualización permite crear y personalizar uno o varios paneles de control para incluir toda la información que se necesite y unificarla en un solo lugar. A pesar del concepto de unificación que ahora añade Zoho One, la opción de ir a cada una de las aplicaciones no solo sigue estando presente sino que es más fácil y rápida. Zoho One 2021 incorpora una barra en la parte lateral del sistema que permite añadir aplicaciones favoritas con el fin de tener un acceso rápido a ellas. También, es posible crear varios grupos de aplicaciones y nombrarlos según su preferencia.

Vistas unificadas para equipos de trabajo

Como ya se mencionó, la reciente actualización da la posibilidad de crear paneles de trabajo y personalizarlos según las necesidades y preferencias del empleado. Para el caso de los equipos de marketing, Zoho permite añadir más de 50 widgets en un espacio de trabajo, incluso permite incluir widgets de terceros. Esta posibilidad resulta muy útil para visualizar en un solo lugar la información de una campaña publicitaria o de difusión, el resultado de encuestas recientes y la información de foros que está organizando la empresa. Esto por solo poner un ejemplo.

Por supuesto que está opción de personalización de los espacios de trabajo con widgets y aplicaciones de Zoho funciona para todos los equipos de trabajo, el punto es saber personalizar el dashboard o panel de control con los recursos que se necesiten. En el caso de un gerente, por ejemplo, el dashboard puede personalizarse con la agenda y los eventos de la semana, las entrevistas programadas, calendario, foros y correo. Las posibilidades de este nuevo sistema de unificación son muy amplias.

Analítica para todos

Tal vez muchos no lo sabían, pero el marketplace que ofrece Zoho One cuenta con más de 1.000 extensiones para aplicaciones de terceros y más de 5.000 instalaciones para el sistema operativo. Muchas de estas extensiones se pueden hacer en páginas de terceros o en aplicaciones propias de Zoho como Analytics. Justamente sobre analítica, la actualización de 2021 también trae novedades en el análisis de datos.

Analytics 5.0 es un autoservicio para la gestión y preparación de datos que da la posibilidad de realizar una analítica aumentada y una narrativa de datos. Como otros servicios de Zoho, Analytics recibió algunas actualizaciones. La primera de ellas es la preparación de datos impulsada por Inteligencia Artificial, la cual se conoce como Data Prep. La plataforma sirve para limpiar bases de datos y analizarlas mediante gráficos automáticos. Además, cuenta con un sistema inteligente que reconoce el tipo de datos y un servicio de geolocalización que identifica si un dato pertenece a un país.

Otro cambio que recibió Analytics 5.0 es Zia Insights, una herramienta de narración contextual automatizada. Esta herramienta permite elaborar una gráfica a partir de un conjunto de datos y resaltar la información destacada de esa gráfica. De este modo, el usuario puede dar una vista rápida de la información destacada en la gráfica sin necesidad de analizarla e incluso Zia Insights puede revelar información que el usuario no había visto.

Una búsqueda más inteligente

Zoho One cuenta con motor de búsqueda llamado Zia Search que utiliza Inteligencia Artificial para ayudar al usuario a navegar por el sistema operativo. Con esta actualización, Zia Search añade la función de búsqueda por proximidad, la cual realiza búsquedas inteligentes con base en las interacciones de los empleados. Por ejemplo, si el colaborador Juan Perez estuvo interactuando en Cliq con su compañero Rodrigo Veléz y se hace una búsqueda en donde se incluyan palabras como Cliq o Rodrigo, la búsqueda por proximidad automáticamente mostrará información de esas interacciones y sus redes.

Otra de las novedades es el procesamiento natural del lenguaje (NPL, por su sigla en inglés). Ahora, con Zia Search se pueden hacer búsquedas o peticiones más específicas con fechas determinadas y archivos. Por ejemplo, Zia Search ya es capaz de hacer una búsqueda como esta: «Correos eléctricos de Rodrigo Veléz con archivos». Al hacer una petición tan específica como esa, el motor de búsqueda mostrará la información que el empleado solicita al instante.

Finalmente, otras mejoras que se añaden a Zia Search son: tablero de búsqueda, búsquedas personalizadas, reconocimiento de imágenes, reconocimientos de textos y soporte del motor de búsqueda para aplicaciones de terceros. El precio anual de Zoho One por cada empleado es de 75 dólares al mes y se incluyen todas las aplicaciones del sistema operativo para computador y teléfono celular. Consulte más información en este enlace.

Lo invitamos a ver esta transmisión de Zoho para conocer al detalle todas las novedades.


Foto principal: Zoho One