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¿Metas u horas escritorio? Los nuevos paradigmas de la productividad

Productividad es una de las palabras más usadas por estos días (junto a reinvención y resiliencia, entre otras). Y aunque en ocasiones suena a disco rayado, merece un alto en el camino para abordarla desde las diferentes aproximaciones que ha tenido el conceptos a medida que evoluciona. 

La Real Academia Española nos dice que la palabra productividad se sumó al diccionario académico en 1970 y se refiere a la «capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc.»; es un concepto técnico relacionado con la economía. Según el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (MinCIT), en Colombia específicamente el término está relacionado con la competitividad, encaminada al fortalecimiento de las empresas para acceder a mercados nacionales e internacionales.

Pero con el paso del tiempo, con los cambios de cultura y tendencias, se comienzan a poner sobre la mesa algunas variaciones y perspectivas. La productividad depende de por dónde se mire. 

Además de ser el gerente de ventas senior para MediaTek en América Latina, Amikam Yalovetzky tiene más de 20 años de experiencia en la ejecución de estrategias de ventas innovadoras y en la creación de equipos de marketing y ventas de alto rendimiento. Recientemente realizó una maratón de productividad con pautas útiles (Tiger By Amikam). Pero antes de llegar a ellas, nos dio su propia definición del concepto: 

«Para mi, la productividad es toda acción que hice ayer, que hago hoy y haré mañana, que está relacionada directamente a una meta (anual, mensual, personal o de trabajo)».

Amikam Yalovetzky.

Según el concepto, la productividad se sale del circulo económico y puede aplicarse en desarrollos personales. Y para quienes se mantienen en el escenario empresarial, también hay nuevas redefiniciones, que traen consigo retos de liderazgo en cualquier organización (pública, privada, grande, pequeña, mediana o unipersonal).

Tiempo, metas, resultados… ¿cuáles son las variables?

Juan Pablo Villegas, gerente general de Citrix para Colombia, opina que pensar en cambiar el esquema de medición de productividad, pasando de enfocarse en los objetivos y no las horas, es el cambio ganador, porque esto lleva a ese cambio cultural del que tanto se habla: «Cambiar los paradigmas de los directivos y que entiendan que se debe medir la productividad y no la hora escritorio».

Sin embargo, esa es solo una visión. De otro lado, Yalovetzky resalta que productividad y tiempo van de la mano; puede ser que no necesariamente bajo un esquema de 8 horas. Siguiendo su definición, se debe diseñar un plan de metas definido y de allí sacar un plan de acciones. Así las cosas, si el plazo es mensual, la relación en la medición de la productividad tendrá que guiarse por ese parámetro temporal.

¿Cómo definir las metas? Hay diferentes escuelas y sistemas de definición de objetivos, pero Yalovetzky destacada que el método que usa es SMART, que propone establecer metas: Simples, Medibles, Alcanzables, Relevantes y en un periodo de Tiempo. Aunque este esquema es usado especialmente en temas de estrategias de marketing digital, aún es desconocido precisamente porque está arraigado en un entorno virtual al que se están sumado nuevas personas, trabajadores y líderes. 

¿Cómo ser más productivo?

No todos los trabajos son iguales, no todos se pueden realizar desde casa y, en general, no existe una fórmula mágica que pueda aplicarse a todos los casos. Por eso, es necesario hacer una pausa, analizar, diseñar (rediseñar) estrategias y continuar.  

Uno de los elementos que se pueden tener en cuenta es la diferenciación que hace Yaloveztky entre los tipos de trabajo: profundo y superficial. El primero se refiere a aquello que requiere de conocimiento, de la sabiduría de la persona, su mente, su energía y su enfoque. El segundo, en cambio, es el que tiene que ver con las tareas operativas diarias que consumen tiempo, como los correos electrónicos, las llamadas, los chats, las videoconferencias y demás.

En ese trabajo superficial entran las herramientas que pueden ayudar a optimizar los tiempos, de ahí que muchas empresas usen la automatización para que las personas puedan dedicarse más a los trabajos profundos, esos en los que son únicos e irremplazables. Las empresas deben buscar las mejores herramientas para realizar sus funciones, ¿qué necesitan para comunicarse, llevar archivos, informes, contabilidad, mercadeo y demás de manera simultánea y colaborativa? Siempre hay una herramienta para todo, ahora hay que diferenciar las de uso corporativo (que la organización dispone) y las de uso personal.

Y aquí unas pautas de productividad, que comparte Yalovetzky, en cuanto al uso de herramientas:

  • Minimizar el número de herramientas que ayuden el trabajo profundo, que mantengan el trabajo superficial y que no requieran mucha atención de parte de la persona.
  • Para el ocio, también. Usar el mínimo número de fuentes que atraen la atención.
  • Consultar 1 o 2 veces al día las redes sociales. «Si tu trabajo no implica redes sociales o noticias, no tienes que estar actualizándote a cada rato».

Y si de herramientas y tecnología se trata, hay un actor que conjuga las dos: Zoho. Esta empresa se encarga, precisamente, de crear herramientas (aplicaciones) de productividad para fines empresariales. Carla García es la directora de desarrollo de negocios para Latinoamérica y España en Zoho, y comenta que «la tecnología debe estar presente a lo largo de todas las organizaciones que quieran buscar nuevos esquemas de productividad. Así como estas plataforma habilitan a los trabajadores para que realicen sus tareas de forma remota y para que sus labores se integren con las de otros, también es la encargada de mostrar aquellos puntos en que debe mejorar para brindar una mejor atención«.

En un entorno laboral remoto, desde la casa, las personas se han enfrentado a un gran reto y es que se desdibujan los límites temporales. El primer filtro comienza en cada persona y en su derecho a la desconexión; como un segundo paso hay que tener orden: «Lo mejor es determinar las tareas clave para cada día. De esta forma, podrá cumplir fácilmente con los objetivos que se haya propuesto», agrega García.

Por ejemplo, ahora Zoho ofrece una nueva función y es la de ‘Trabajo remoto’ dentro de Cliq (su aplicación de comunicación). Lo que permite esta opción es mantener las dinámicas de ‘la oficina’, pero a distancia. Saludar colegas del equipo, revisar quién está disponible para alguna consulta, quién está en su hora de almuerzo o quién está de pausa activa (receso de café).

Aquí los equipos de trabajo pueden hacer un seguimiento de los tiempos, indicando las pausas, el espacio de almuerzo y viendo cuáles de sus compañeros están disponibles.

Y cada herramienta se ajusta a cada sector, no todas las industrias necesitan lo mismo. No es igual hablar de medicina, turismo, entretenimiento o logística, por mencionar solo unas áreas. De cara al futuro es necesario revisar el impacto que la pandemia está generando en cada industria y en aras de mejorar la productividad, hay que tomar decisiones. «Este es el momento de parar, mantener lo que tenemos, hacer un plan de metas a corto plazo, por trimestre, y otras a largo plazo. Lo primero es ajustar el plan de metas y las tareas que tenemos que hacer«, agrega Yalovetzky.

El papel de los líderes

líderes de la cuarta revolución

Si el trabajador, colaborador, miembro del equipo, asociado, o como le quieran llamar, hace su tarea pero la organización no está alineada, será una misión perdida. Por eso el rol de los líderes es clave. Y cuidado, porque un cargo jerárquico no hace a un líder, estas personas necesitan un montón de nuevas habilidades para poder coordinar a sus equipos.

Yalovetzky también compartió algunas pautas específicas para líderes:

  • Mantener comunicación abierta y real.
  • Prestar atención a lo que no nos gusta oir.
  • Aprender

La pedagogía, la alfabetización digital, ha sido desde años la cruzada de diferentes personas. Aunque las herramientas existen, junto a metodologías, teorías y una cantidad de recursos, de nada sirven si no se logra tumbar la barrera cultural y la disposición hacia la digital. ¿Cómo fomentar el cambio en las personas que están en cargos de liderazgo?

«Cada vez será más difícil encontrar organizaciones con jefes que no estén contemplando opciones tecnológicas para sus negocios. La actual crisis de COVID-19 está  demostrando que solo aquellas compañías que han invertido en tecnologías están logrando superar los problemas, al utilizarlas para tendencias que van desde el  comercio electrónico hasta el trabajo remoto y colaborativo.  Quizás la mejor forma de cambiar su mentalidad sea mostrándoles los resultados y las oportunidades que están capitalizando los competidores que decidieron implementar estas soluciones». 

Carla García (Zoho).

«A veces aparecen oportunidades y los líderes no las ven. ¿Cómo hacer que cambien? Hay líderes que llegaron por naturaleza y están los que nos pusieron por cargo (estar en un cargo no significa ser líderes). No es fácil, ya que el cambio lleva tiempo, el cambio es un comportamiento y no lo cambiamos fácilmente. La única manera de persuadir es con un mensaje muy claro basado en información que se pueda comprobar. Si vamos solo con un punto de vista o una opinión será difícil realizar el cambio».

Amikam Yalovetzky (Mediatek).

Los procesos toman tiempo y la pedagogía es una tarea de nunca terminar, así como la disposición de aprender. La invitación es continuar en esta misión.

Foto de portada: Chris Montgomery (Unsplash).

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