ERP en la nube: guía práctica para transformar su empresa

Atrás quedaron los tiempos en los que el control de inventario o la gestión de rutas se llevaban a mano, o con hojas de cálculo de Excel eternas, que más que soluciones traían dolores de cabeza. Hoy, la Transformación Digital exige herramientas robustas y eficientes, y en este panorama, los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) en la nube se erigen como una solución clave para las empresas –de todos los tamaños e industrias–.

El mercado global de ERP está experimentando un crecimiento significativo. Datos del estudio ‘The ERP Market Forecast for 2025‘ de HG proyectan que el tamaño total del mercado alcanzará los 147.700 millones de dólares en inversión en 2025, con 3,8 millones de empresas invirtiendo en soluciones ERP. Las aplicaciones ERP son la subcategoría de software más grande, representando aproximadamente el 13 % del gasto en el mercado de software y el 4% del gasto en el mercado global de TI.

La región AMER (que incluye Estados Unidos, Canadá y Sudamérica) lidera la inversión en ERP con 62.600 millones de dólares, lo que representa casi el 43 % del tamaño total del mercado. Le sigue la región APAC (Asia-Pacífico), con 48.700 millones de dólares en inversión en ERP. En cuanto a las subcategorías más importantes, las Aplicaciones Financieras y la Gestión del Capital Humano (HCM) constituyen el 27 % y el 23 % del gasto proyectado por los compradores del mercado de ERP, respectivamente. Según datos de HG, las industrias de Finanzas y Seguros, Manufactura y Administración Pública son las que más invierten en el mercado de ERP, representando aproximadamente el 60 % del gasto total.

Por su parte, Allied Market Research publicó un informe titulado ‘ERP Market by Component’, el cual valoró el mercado de ERP en 16.300 millones de dólares en 2023 y estima que alcanzará los 40.600 millones de dólares para 2033, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 9,4 % entre 2024 y 2033. Los principales determinantes de este crecimiento son la creciente necesidad de eficiencia operativa y transparencia en los procesos empresariales, así como el aumento de la demanda de soluciones basadas en la nube.

En este contexto de expansión global, las empresas colombianas, especialmente las pymes, encuentran en el ERP en la nube una herramienta poderosa para optimizar sus operaciones y competir en un mercado cada vez más exigente.

¿Qué es un ERP en la nube y cómo funciona?

Un ERP en la nube es un software de gestión empresarial que integra y automatiza los principales procesos de una organización, como finanzas, contabilidad, ventas, compras, inventario, recursos humanos y producción, y que se aloja en servidores remotos accesibles a través de internet. A diferencia de los ERP tradicionales, que se instalan y gestionan en la infraestructura informática propia de la empresa, el ERP en la nube se ofrece como un servicio bajo demanda, generalmente mediante un modelo de suscripción.

Su funcionamiento se basa en la interacción de los usuarios a través de navegadores web o aplicaciones dedicadas, quienes acceden a la plataforma ERP alojada en los centros de datos del proveedor. Este modelo elimina la necesidad de invertir en hardware costoso, software y personal de TI especializado para su mantenimiento. Un estudio de Panorama Consulting Solutions (ahora TEC) destaca que las implementaciones de ERP en la nube pueden reducir significativamente los costos iniciales en comparación con los sistemas on-premise.

¿Cuáles son los principales beneficios de implementar un ERP en la nube?

La adopción de un ERP en la nube ofrece una serie de ventajas competitivas para las empresas como:

• Reducción de costos: Como se mencionó anteriormente, la eliminación de la inversión inicial en infraestructura y la reducción de los gastos operativos de TI representan un ahorro considerable, especialmente para las pymes con presupuestos limitados.
• Escalabilidad: Los ERP en la nube permiten a las empresas adaptar fácilmente la capacidad del sistema a sus necesidades cambiantes. Pueden aumentar o disminuir el número de usuarios y los módulos contratados según su crecimiento o las fluctuaciones del mercado.
• Accesibilidad: Al estar basado en la web, el ERP en la nube se puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración entre equipos.
• Actualizaciones automáticas: Los proveedores de ERP en la nube se encargan de las actualizaciones y el mantenimiento del software, liberando a las empresas de esta carga y garantizando que siempre estén utilizando la última versión con las funcionalidades más recientes.
• Mayor agilidad y flexibilidad: La rápida implementación y la facilidad de configuración de los ERP en la nube permiten a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y a las nuevas oportunidades de negocio.

¿Cómo se comparan los ERP en la nube con los ERP tradicionales?

En esencia, la diferencia fundamental radica en dónde reside el sistema. Un ERP tradicional se instala y opera en los servidores propios de la empresa, como si tuvieras un software contable instalado directamente en tu computador de oficina.

En cambio, un ERP en la nube funciona como un servicio al que accedes a través de internet, similar a revisar tu correo electrónico en Gmail; la aplicación y tus datos están almacenados en servidores remotos gestionados por el proveedor. Entre las empresas globales líderes en el mercado de ERP se encuentran SAP, Oracle, Microsoft, Infor y NetSuite.

Sin embargo, a la hora de implementar un ERP, es importante conocer los principales factores a tener en cuenta al comparar estas dos modalidades, información que detallaremos en la siguiente tabla.

¿Qué factores deben considerar las empresas al elegir un ERP en la nube?

La elección del ERP en la nube adecuado es crucial para el éxito de su implementación. Las empresas colombianas deben considerar los siguientes factores:

• Necesidades específicas del negocio: Es fundamental identificar los procesos clave que se desean optimizar y los módulos del ERP que mejor se adaptan a las necesidades particulares de cada empresa.
• Escalabilidad: Asegurarse de que el ERP pueda crecer junto con la empresa y adaptarse a futuros cambios.
• Seguridad: Evaluar las medidas de seguridad implementadas por el proveedor para proteger la información sensible de la empresa.
• Integración: Verificar la capacidad del ERP para integrarse con otros sistemas y aplicaciones que ya utiliza la empresa.
• Reputación y experiencia del proveedor: Investigar la trayectoria y la experiencia del proveedor en el mercado colombiano y buscar referencias de otras empresas.
• Soporte técnico: Evaluar la calidad y la disponibilidad del soporte técnico ofrecido por el proveedor.

¿Cuáles son los desafíos comunes en la implementación de un ERP en la nube?

A pesar de sus numerosos beneficios, la implementación de un ERP en la nube también puede presentar algunos desafíos:

• Migración de datos: Transferir los datos desde los sistemas existentes al nuevo ERP puede ser un proceso complejo y delicado.
• Integración con sistemas heredados: Asegurar la correcta integración del ERP con otros sistemas que la empresa ya utiliza puede requerir configuraciones y desarrollos adicionales.
• Adaptación al cambio: La implementación de un ERP implica cambios en los procesos de trabajo y puede requerir capacitación y gestión del cambio para asegurar la adopción por parte de los empleados.
• Dependencia de la conexión a internet: Al ser una solución basada en la nube, una conexión a internet estable y de buena calidad es fundamental para garantizar el acceso y el rendimiento del ERP.

Adicionalmente, en el contexto colombiano, la investigación realizada por Javier Andrés Correa Alvarado sobre los factores críticos de éxito en la implementación de sistemas ERP en empresas de TI en Colombia concluye que, en este contexto, el factor organizacional tiene un peso determinante frente a los aspectos técnicos o ambientales. Es decir, la capacidad de adaptación interna y la agilidad en los procesos de cambio dentro de la empresa son más decisivos que contar con tecnología o condiciones externas óptimas.

Las políticas internas, la cultura organizacional y la estructura de toma de decisiones son elementos que pueden impulsar o frenar significativamente la adopción exitosa de un ERP. Entre los 10 factores clave identificados se destacan la comunicación, el apoyo de la alta gerencia, el manejo del cambio, la asignación adecuada de recursos humanos, el entrenamiento, la gestión del proyecto, la evaluación posterior a la implementación, un alcance bien definido, el patrocinio del proyecto y la reingeniería de procesos. El estudio también sugiere que otorgar mayor autonomía a los expertos y asignarlos a roles estratégicos dentro de las organizaciones podría mejorar la efectividad de las implementaciones futuras.

Por otro lado, La investigación de Pablo Tejerina Delgado para la Universidad de los Andes sobre el ‘Impacto de los ERP en la cultura organizacional’  concluye que la tecnología, por sí sola, no es suficiente para impulsar transformaciones reales dentro de las empresas. “Es necesario que la gerencia tenga un plan estratégico a la hora de introducir nuevas tecnologías”, afirma el autor, señalando que las decisiones deben basarse en las necesidades reales de la empresa y no en tendencias tecnológicas pasajeras.

Respecto a los ERP, Tejerina subraya que su implementación exige más que una inversión técnica: requiere una transformación profunda en procesos, personas y estructuras. “La poca flexibilidad de estos sistemas y la adherencia a las llamadas ‘mejores prácticas’ en los negocios hacen obligatorio que los procesos, la gente y la misma estructura de las empresas sufran cambios”, advierte. Por ello, el éxito del ERP depende en gran medida de una planificación adecuada del cambio organizacional.

Uno de los aspectos más críticos es el entrenamiento del personal, considerado por Tejerina como “uno de los elementos más costosos en el tema de los ERP” y a la vez uno de los más subestimados. La resistencia al cambio es señalada como la principal barrera, por lo que recomienda una estrategia integral que abarque toda la compañía y que considere al ERP como una herramienta dentro de una transformación más amplia.

El estudio también destaca el valor de los superusuarios como agentes de cambio que ayudan a difundir tanto el conocimiento técnico como las nuevas formas de hacer negocios (entrenamiento conceptual), y el papel de las consultoras, cuyo conocimiento externo debe ser cuidadosamente gestionado mediante contratos claros que aseguren la transferencia efectiva de saberes.

Como parte de sus conclusiones, Tejerina propone que el cambio cultural es tan importante como el tecnológico: “No sólo se deben modificar los procesos y la tecnología, sino que es importante transformar la sicología misma de la gente”. Para lograrlo, recomienda modelos como la gerencia de calidad total y el involucramiento temprano de los usuarios finales. En cuanto al enfoque de implementación, el modelo incremental —con instalación gradual por fases— es considerado el más eficaz para minimizar la resistencia y facilitar la adaptación.

¿Qué proveedores de ERP en la nube son más adecuados para pymes en Colombia?

En el mercado colombiano existen diversos proveedores de ERP en la nube que ofrecen soluciones adaptadas a las necesidades de las pymes. Algunos de los más reconocidos a nivel global y con presencia en Colombia incluyen:

• SAP Business One: Una solución integral diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas.
• Defontana: Se enfoca en pymes y  su ERP con Inteligencia Artificial ayuda a generar avances cruciales para el objetivo de optimizar procesos esenciales y mejorar la eficiencia operativa a nivel administrativo en procesos como la gestión de inventarios, la personalización de productos y servicios y la planificación de las cadenas de suministro.
• NetSuite: Una plataforma ERP en la nube que ofrece una amplia gama de funcionalidades para diferentes industrias y que se ha enfocado desde hace 25 años en ser específicamente un ERP en la nube.
• Microsoft Dynamics 365: Una suite de aplicaciones empresariales en la nube que incluye soluciones de ERP y CRM.
• Novasoft: Empresa de software colombiana que ofrece ERP y soluciones de nómina y talento humano y trabaja con Inteligencia Artificial Generativa.
• Odoo: Un ERP de código abierto con una amplia variedad de módulos y una comunidad activa.

Es importante que las empresas colombianas evalúen cuidadosamente las características, los precios y el soporte ofrecido por cada proveedor para elegir la opción que mejor se ajuste a sus necesidades y presupuesto.

¿Cómo se asegura la seguridad y el cumplimiento normativo en los ERP en la nube?

Los proveedores de ERP en la nube implementan diversas medidas de seguridad, como autenticación multifactor, cifrado de datos y auditorías regulares . Además, siguen estándares internacionales y regulaciones locales para garantizar el cumplimiento normativo Estas medidas suelen incluir:

• Cifrado de datos: Tanto en tránsito como en reposo.
• Firewalls y sistemas de detección de intrusiones.
• Autenticación de dos factores.
• Copias de seguridad periódicas.
• Cumplimiento con normativas internacionales y locales de protección de datos.

Es fundamental que las empresas verifiquen que el proveedor de ERP en la nube cumpla con las regulaciones colombianas relevantes, como la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la entidad encargada de velar por el cumplimiento de esta ley.

Preguntas frecuentes sobre ERP en la nube

¿Qué costos están asociados con la adopción de un ERP en la nube?

Los costos generalmente incluyen una tarifa de suscripción mensual o anual, que puede variar según el número de usuarios y los módulos contratados. También pueden existir costos de implementación, capacitación y soporte.

¿Es posible personalizar un ERP en la nube según las necesidades específicas de mi empresa?

Sí, la mayoría de los proveedores de ERP en la nube ofrecen opciones de personalización y configuración para adaptar el sistema a las necesidades particulares de cada empresa. Sin embargo, el nivel de personalización puede variar según el proveedor y el plan de suscripción.

¿Cómo afecta la conectividad a la eficiencia de un ERP en la nube?

Una conexión a internet estable y de buena calidad es crucial para garantizar el acceso y el rendimiento óptimo de un ERP en la nube. Las interrupciones o la baja velocidad de la conexión pueden afectar la productividad y la eficiencia de los usuarios.

¿Qué tipo de soporte técnico ofrecen los proveedores de ERP en la nube?

Los proveedores suelen ofrecer diferentes niveles de soporte técnico, que pueden incluir asistencia telefónica, correo electrónico, chat en vivo y documentación en línea. Es importante evaluar la calidad y la disponibilidad del soporte antes de elegir un proveedor.

¿Cómo se maneja la migración de datos desde sistemas tradicionales a un ERP en la nube?

Los proveedores de ERP en la nube suelen ofrecer herramientas y servicios para facilitar la migración de datos desde sistemas tradicionales. Este proceso puede implicar la limpieza, la transformación y la carga de los datos al nuevo sistema.