Quando Impacto TIC è passato dall'essere un'idea giornalistica all'essere un mezzo di comunicazione e società di servizi digitali, i suoi co-fondatori, Fernando Munoz e non ho misurato l'entità della sfida, soprattutto per la nostra formazione essenzialmente giornalistica: non solo doveva essere creato un modello di business sostenibile, ma abbiamo anche dovuto imparare ad affrontarli aspetti contabili, amministrativi e fiscali, marketing e gestione aziendale e 'difenderci' in tutti gli altri processi di business.
Senza la tecnologia, decollare sarebbe stato quasi impossibile: Non avevamo ancora un ufficio, quindi il lavoro da remoto era il nostro stile di vita, e per questo Internet e le diverse piattaforme digitali erano i nostri grandi alleati.
Per comunicare tra i 4 membri iniziali del team, siamo presto passati dalle nostre email personali di Gmail a quelle aziendali incluse nel nostro servizio di hosting, e da WhatsApp o Telegram a una piattaforma di messaggistica di gruppo chiamata Twist.
Le nostre videoconferenze sono nate in Google Hangouts, ma presto ci siamo trovati dentro Appear.in la semplicità e la stabilità di cui avevamo bisogno, e in Streamyard, la piattaforma ideale per le nostre trasmissioni video in diretta.
Mailchimp e MDirector erano i nostri punti di riferimento per l'email marketing e TypeForm era da anni il nostro amato strumento per moduli e sondaggi online.
Le presentazioni e le proposte erano sempre in Keynote; documenti di testo, in Google Docs o Microsoft Word; conti aziendali, inizialmente in Excel e successivamente in Google Spreadsheets; abbiamo archiviato i documenti in cartelle condivise nei nostri account Dropbox e Google Drive; ogni membro del team ha gestito il proprio software di calendario e la gestione commerciale - se così si può chiamare avendo un semplice elenco di clienti attivi e potenziali - l'abbiamo gestita in un foglio di calcolo in più.
La tecnologia ci aveva aiutato, dal gennaio 2018, a sopravvivere e crescere, ma allo stesso tempo Cominciava a causarci problemi. Nel panorama abbiamo visto molte opportunità per i media, per la crescita della squadra e il consolidamento dell'azienda, ma allo stesso tempo temevamo per le sfide che stavano arrivando: Se essendo un piccolo team di 4 persone stessimo "impazzendo" con la nostra comunicazione e collaborazione, e con i processi amministrativi e commerciali, come sarebbe quando eravamo in 8 e avevamo diversi progetti in esecuzione contemporaneamente , oltre al mezzo? Bisognava fare qualcosa, e farlo bene.
La ricerca
Avevamo bisogno di aiuto per sbarazzarci dei processi che non padroneggiavamo, per consolidare il team e ottimizzare i nostri processi di comunicazione, collaborazione, gestione dei progetti, commerciali e logistici.
E, dalla metà del 2018, abbiamo iniziato a esplorare diversi strumenti per i nostri processi chiave, sempre focalizzati sulle piattaforme cloud. Abbiamo iniziato con 2 processi in cui eravamo in pannolini: gestione aziendale e di progetto. Quindi abbiamo esaminato diversi strumenti CRM, da Salesforce, HubSpot, Zoho CRM e Pipedrive (e notato molti confronti, come questo) e la gestione dei progetti, come Microsoft Project, Wrike, Asana, Monday, Basecamp e Trello.
Per ottimizzare la posta elettronica, la nostra prima scelta è stata Gmail, parte del G Suite , che ci consentirebbe anche di migrare i nostri documenti e il cloud storage su Google Docs e Google Drive. Tuttavia, l'alternativa Microsoft Office 365 – con OneDrive incluso – era anche molto interessante, ed entrambe le suite aggiungevano software di messaggistica – Google Meet, Microsoft Teams e Yammer – e altri strumenti utili.
Avevamo pianificato solo di rimanere fedeli a Keynote e alla nostra piattaforma di videoconferenza, Appear.in, poiché persino Twist, un ottimo servizio di messaggistica, era in fase di revisione rispetto alle buone opzioni di Google e Microsoft e concorrenti come Zoho Cliq e Slack, il re della categoria -.
Dopo la ricerca e la preselezione delle migliori alternative per ogni processo, abbiamo trovato un lungo elenco che, inoltre, avrebbe rappresentato il pagamento di diverse fatture ogni mese e avrebbe aumentato notevolmente i nostri costi.
Zoho One viene da noi
Nell'agosto 2018, un evento stampa farebbe luce su ciò che dovremmo fare.
raju vegesna, Global Chief Evangelist per l'azienda indiana Zoho, e Fernando Sotello, LatAm Director of Customer & Partner Success presso Zoho, erano a Bogotà per presentare Zoho One, la suite di applicazioni integrate per il business e la produttività.
Zoho era già una vecchia conoscenza per uno di noi. Intorno al 2007, ho utilizzato la sua applicazione per la creazione di sondaggi online in un blog che avevo allora su eltiempo.com, e ho evidenziato questo e altri strumenti in alcuni dei contenuti della rivista Enter e nella sezione Tecnologia di El Tiempo, e anni dopo, in Note di denaro e settimana. Poi, tra il 2012 e il 2015, ho utilizzato Zoho Mail come piattaforma di posta per Ritrovo giornalistico, e ho iniziato a sentire parlare di Zoho One quando avevo circa 20 applicazioni, anche se lo vedevo come qualcosa di irraggiungibile. Inoltre, nella nostra esplorazione degli strumenti, Zoho CRM e la piattaforma di messaggistica Zoho Clicca erano tra i migliori della loro categoria.
Ora, dopo questo incontro con i dirigenti di Zoho e una maggiore conoscenza dei vantaggi di Zoho One, questa suite ha iniziato ad emergere come la nostra scelta per promuovere l'evoluzione di Impacto TIC.
Non era da meno: Zoho One integra più di 40 applicazioni, la maggior parte di loro è molto ben posizionata nei propri segmenti, che coprire quasi tutte le esigenze aziendali in diversi campi: marketing e vendite, comunicazione e collaborazione, produttività, finanza e risorse umane, tra gli altri.
La proposta di valore di Zoho One ha risolto uno dei problemi che stavamo già iniziando ad affrontare: la complessità di gestire molte applicazioni che non dialogavano tra loro.
Sapevamo, quando abbiamo iniziato a studiare a fondo l'intera suite, che di tutte queste applicazioni, la maggior parte con la loro versione mobile, Impacto TIC Ne approfitterei solo di una manciata. Ma c'erano un paio di driver per la nostra decisione: il prezzo imbattibile –30 dollari per dipendente al mese– e, soprattutto, l'elevata integrazione di tutte le applicazioni, che ci permetterebbe di utilizzare i dati generati da uno di loro in altri.
Inizialmente, Zoho One aveva un solo modello di pagamento: $ 30 al mese per dipendente, per tutti i dipendenti. Ora, per le aziende che non hanno bisogno di tutti sulla piattaforma, c'è un piano da $ 75 al mese per utente.
E ce n'era ancora uno: sentivamo che avevamo davvero bisogno di un CRM, per iniziare la nostra gestione commerciale, e gestire meglio e meno tradizionalmente i nostri progetti. Quindi, se si trattava di applicazioni specifiche, Zoho CRM e Zoho Projects sono stati quelli che hanno finito per convincerci.
Nuovi passi e una proposta
Il 2019 è iniziato e, dopo aver analizzato tutte le opzioni, abbiamo preso la decisione: abbiamo optato per una suite che integrasse tutto, invece di optare per strumenti fantastici ma alcuni isolati. Con la decisione presa, abbiamo iniziato a fare altri passi in un'ottica di crescita.
Abbiamo contattato il team di Zoho Latin America, con il supporto dei nostri amici dell'agenzia Axon, per fare loro una proposta che speravamo fosse allettante: si trattava di uno scambio di servizi in cui Zoho ci avrebbe dato accesso a Zoho One per un anno – e ci avrebbe permesso di verificare se le promesse della suite erano vere – e Impacto TIC offrirà alcuni dei suoi servizi di maggior successo, el marketing di contenuti giornalistici e copertura di eventi.
Oltre ad avere un anno di suite per tutti i membri del team -attualmente 8-, la proposta ricercata contar con l'accompagnamento e la formazione di Zoho per cogliere le decisioni chiave dell'adozione, e impara a ottenere il massimo da ciascuno degli strumenti che implementiamo.
In conclusione: Zoho One aiuterebbe Impacto TIC per fare un salto di affari, e Impacto TIC aiuterebbe Zoho ad ampliare la visibilità di Zoho One al pubblico qualificato di Impacto TIC.
Cosa ci ha risposto Zoho Latin America? Indovina un po': questo è il primo contenuto di a microsito speciale che pubblicherà Impacto TIC e che includerà la copertura di Zoholics Colombia, l'evento che l'azienda terrà il XNUMX° ottobre a Bogotá, e altri contenuti giornalistici.
Inizia l'adozione... e i piani vengono adattati
Con il sogno di ottimizzare i progetti e la gestione aziendale, abbiamo aperto il nostro account Zoho One e in pochi minuti abbiamo creato account utente e selezionato le applicazioni a cui ciascuno avrebbe avuto accesso.
Zoho Mail e Cliq sono state le prime app a entrare in azione, seguite da WorkDrive (Zoho's DropBox). L'impatto positivo sulla comunicazione e sulla produttività del team è stato elevato e, soprattutto, immediato. Abbiamo iniziato a godere di un servizio di posta affidabile ed efficiente, con opzioni come la pianificazione dei messaggi, la notifica di lettura e la gestione delle firme; di una piattaforma di messaggistica che ci permetteva non solo di avere chat o canali diversi (il giornalistico, gli eventi, i progetti, le finanze aziendali, ecc.), ma anche di effettuare videochiamate con un click o un tocco dello schermo. La migrazione dai nostri cloud personali a WorkDrive è stata un processo semplice che ha anche evitato la preoccupazione di esaurire lo spazio: ogni utente di WorkDrive dispone di 1 TB (terabyte) di capacità.
Al volo stavamo testando diversi strumenti, e delle 8 applicazioni che pensavamo di utilizzare, dopo pochi mesi ne abbiamo già più di 15. Responsabile Campagne – 'Zoho's MailChimp' – si è rivelato più facile da usare e più efficace di quanto pensassimo; Zoho Survey Ci ha sorpreso per la facilità di creare sondaggi e form online, al punto che oggi lo usiamo per le nostre talent call ei progetti dei clienti –e TypeForm non ci manca, anche se è meno bello di così–; Zoho sociale ci aiuta a gestire i post sui nostri social media; PageSense Stai iniziando a fornirci informazioni rilevanti sul comportamento dei nostri utenti sul sito web; usiamo già come suite per ufficio predefinita Zoho Docs – che include l'elaboratore di testi Writer, il foglio di calcolo Sheet e il software di presentazione Show – anche se ci atteniamo a Keynote per presentare proposte e fare i nostri workshop e conferenze, e, per ora, a Google Spreadsheets in pochi fogli di calcoli complessi, perché noi ha sperimentato uno strano comportamento di Zoho Sheet in uno di essi.
Abbiamo anche iniziato a utilizzare Zoho Meetings per le riunioni virtuali, anche se ci piace ancora molto Appear.in (ora chiamato Whereby) per la sua semplicità. E Zoho Sprints, che non era nei nostri piani, è in fase di test per ottimizzare il processo di generazione e pubblicazione dei contenuti.
Paradossalmente, non abbiamo ancora fatto abbastanza progressi con i 2 servizi prioritari per la nostra adozione di Zoho One: Progetti e Zoho CRM. Un po' perché, essendo applicazioni più complesse, richiedono uno sforzo maggiore, un po' perché la gestione dei progetti non si ottiene solo con l'uso efficiente di uno strumento, ma con un cambiamento culturale quando si tratta di fare le cose, e dobbiamo ancora fare progressi nel lui.
Prossimi passi con Zoho One
Sebbene la facilità d'uso sia una caratteristica comune delle app Zoho One, dobbiamo ancora ottenere di più da molte di esse, a partire da Cliq, WorkDrive e Mail stessa.
E nei nostri piani è quello di testare altri che potrebbero essere utili, come ad esempio Dietro le quinte –per la gestione e copertura degli Eventi ICT– e la suite di marketing automation Hub di marketing.
E, soprattutto: andremo finalmente avanti con Google CRM e Projects, con i quali speriamo di continuare a crescere e consolidarci Impacto TIC come azienda.
In questi primi mesi, Zoho One è diventato un alleato nel cercare di fare quel salto di business tanto atteso e, perché no, nell'ottimizzare i nostri processi giornalistici.
Obiettivo raggiunto? Niente affatto: stiamo solo muovendo i primi passi, abbiamo fatto progressi, ma non abbiamo ancora fatto quel salto atteso: gli strumenti non fanno tutto e le competenze e la cultura nel team sono fondamentali, e abbiamo ancora molto da imparare da tutto questo.
In qualche modo, qui si realizza la visione della Trasformazione Digitale, che è la somma di Tecnologia, Cultura e Processi
Nei prossimi mesi condivideremo l'evoluzione della nostra esperienza con Zoho One.Nel frattempo, vorresti condividere ciò che le tue organizzazioni hanno avuto con questa o altre piattaforme? A #ImpattoZohoOne, sui social, siamo pronti a parlare.
