Il controllo della spesa dovrebbe essere una priorità per le aziende nella nuova normalità

Lo rivela un rapporto di SAP Concur un terzo delle frodi aziendali è il risultato di debolezze nel controllo interno delle spese aziendali; Inoltre, il 75% dei leader finanziari afferma di sì le loro attività spesso superano i budget per viaggi, spese e bollette. E sebbene le misure adottate a seguito della pandemia abbiano limitato o ristretto da sole queste voci, il ritorno alla nuova normalità richiede misure efficaci per evitare che tornino – o continuino a essere – un buco nelle finanze delle aziende.

Ciò è particolarmente vero se si tiene conto che uno dei motivi principali per cui il controllo non è efficiente è che alcune aziende non hanno ancora automatizzato i propri processi e continuano a registrare gli scontrini in modo completamente manuale. Pertanto, corrono il rischio che il margine di errore sia molto più elevato e ci sono perdite nelle fatture e incoerenze nella rendicontazione delle spese per ciascun dipendente.

Il rapporto SAP Concur lo conferma: l'81% dei leader finanziari ammette che ci sono punti ciechi quando si tratta di viaggi aziendali, spese e fatture. Inoltre, i dati dell'Associazione per i professionisti finanziari lo rivelano solo il 9% delle aziende ha accesso ai dati in tempo reale per l'analisi e il controllo delle spese. Dal lato dei dipendenti, la questione non è meno problematica: Il 35% di loro pensa che ci voglia troppo tempo per inviare le note spese. La somma di tutti questi fattori incide sul capitale delle aziende che, secondo gli stessi dati di SAP Concur, destinano circa il 10% del proprio budget annuale a spese e trasferte.

Da qui l'importanza di avere in azienda strumenti che consentano una raccolta dati accurata e la gestione interna di tutti i processi, che includono l'approvazione delle fatture e il pagamento delle diarie o delle trasferte. Uno di questi strumenti è appunto SAP Concour, con i cui rappresentanti avremo un evento interessante chiamato Aziende e telelavoro: le spese aziendali nella nuova normalità, la cui conversazione è possibile seguire sui social network con l'hashtag #GastosInteligentes. Partecipare, puoi registrarti a questo link, dove troverai maggiori dettagli su data, ora, agenda e partecipanti.

"Avere strumenti specializzati per la gestione delle spese non solo riduce i tempi di approvazione e di esecuzione delle attività, ma anche Offre la possibilità che l'intero gruppo di lavoro sia allineato alle politiche aziendali e in questo modo si possono evitare frodi e ridurre le perdite economiche.”, ha affermato Lilly Levi, Chief Operating Officer di SAP Concur Latin America.

Oltre a quanto accennato dall'esecutivo, le soluzioni consentono alle aziende di creare strategie più accurate basate sui dati forniti dalle applicazioni o dalle piattaforme, e anche Ci permetteranno di avere team di lavoro molto più agili dedicati all'esecuzione di progetti importanti per lo sviluppo del business e non solo ad attività automatizzabili.

Suggerimenti per controllare le spese nelle aziende  

Come antipasto di ciò che vedremo all'evento, condividiamo 3 pratiche consigliate da SAP Concur per le aziende per controllare le proprie spese e rischi:

1. Rivolgiti alla tecnologia per affrontare i tuoi maggiori rischi: Il chilometraggio e i pagamenti in contanti spesso causano maggiore frustrazione ai team finanziari. Sono difficili da rilevare e convalidare senza oneri amministrativi intensi e aprono la porta a errori, spese eccessive e potenziali frodi. La giusta tecnologia può risolvere questo problema, quindi cerca soluzioni che ti consentano di mantenere il requisito di ricevuta di cassa più adatto alle tue polizze, eliminando al contempo tutte quelle frustranti scartoffie. Per raggiungere questo scopo, sono utili procedure come i dipendenti che scattano foto delle loro ricevute, utilizzano Intelligenza Artificiale e Machine Learning per elaborarle e utilizzano il tracciamento GPS.
2. Semplifica i processi rafforzando il controllo: Cerca soluzioni che consentano ai dipendenti di prenotare viaggi e gestire le spese da una semplice applicazione. Dovrebbero essere in grado di utilizzare uno strumento di prenotazione aziendale o prenotare direttamente con marchi preferiti come Uber o Airbnb (questi strumenti ti consentono solo di vedere le opzioni che si adattano alle loro politiche). In questo modo i dati di tutte quelle spese e addebiti della carta aziendale confluiscono direttamente nel sistema, in modo che le note spese vengano compilate, scomposte e categorizzate in modo automatico e preciso; aumento della conformità aziendale e della soddisfazione dei dipendenti; I manager possono dedicare meno tempo alla gestione del processo e più tempo al controllo dei costi.
3. Scopri cosa ti sei perso per iniziare a risparmiare: Cerca soluzioni che offrano una visione chiara di tutti i dati relativi a viaggi e spese nell'intera azienda. Tali soluzioni devono consentire ai dipendenti di pianificare rapidamente un viaggio e richiedere le approvazioni, in modo che i costi possano essere controllati prima che il denaro venga speso; utilizzare l'apprendimento automatico e la tecnologia dell'intelligenza artificiale (insieme a esperti di audit) per garantire che ogni ricevuta sia inclusa e che tutte le politiche siano seguite; fornire ai team finanziari e ai responsabili del budget dashboard e avvisi di spesa per rimanere aggiornati sulla spesa e stare al passo con i requisiti normativi e competenze di reportistica per aiutare a isolare tutti i dati chiave, tenere traccia e le tendenze di cui hai bisogno, identificando dove funzionano le tue politiche e dove possono essere migliorato.

A questo link è possibile registrarsi per scaricare il documento 7 passi per costruire un'azienda più adattabile e resiliente, in cui SAP Concur condivide una guida che insegna come utilizzare la tecnologia per raggiungere tale obiettivo.