El aumento de los procesos empresariales representa el último capítulo de una evolución histórica que ha transformado radicalmente la gestión en las compañías. La historia ayuda a comprender mejor el contexto y la perspectiva. El cronograma comienza con la gestión de procesos empresariales (BPM), que ha introducido un enfoque sistemático para gestionar y optimizar los procesos. Posteriormente, con la llegada de las tareas repetitivas y la automatización robótica de procesos (RPA), se mejoró la eficiencia operativa. Luego, la automatización de los procesos empresariales consolidó estos avances y se convirtió en una tecnología clave para integrar y automatizar los flujos de trabajo a mayor escala.
Desde la automatización en los procesos empresariales
La simple automatización de los procesos empresariales ha demostrado sus límites, caracterizados a menudo por una rigidez que dificulta la adaptación a los cambios continuos y a las nuevas necesidades del mercado.
La falta de flexibilidad ha dificultado la capacidad de actualizar los procesos en tiempo real en respuesta a los nuevos datos y las nuevas condiciones. Además, la automatización tradicional tiende a funcionar en silos, lo que limita la integración con otros sistemas y procesos e impide la plena visibilidad y la colaboración entre las diferentes funciones empresariales. El aumento de los procesos empresariales supera estos límites y ofrece un enfoque más dinámico e integrado que permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado de un mundo BANI (describe las características y desafíos de la realidad actual en un contexto global de constante cambio e incertidumbre) y aprovechar al máximo el potencial de los datos y las nuevas tecnologías.
¿Cómo la IA Generativa y la IA redefine los procesos empresariales?
La premisa necesaria es que no todas las actividades organizativas se basan en reglas; algunas requieren una toma de decisiones cognitiva, especialmente cuando se trata de datos no estructurados o de actividad anormal. El aumento de procesos empresariales utiliza tecnologías como GenAI la de superar las restricciones de la automatización de procesos para ofrecer a las organizaciones una gestión más adaptable.
Los datos sintéticos generados por la Inteligencia Artificial Generativa, añadidos a los conjuntos de datos existentes, aumentan la productividad empresarial y ofrecen una capacidad de toma de decisiones más sofisticada.
La brecha entre los sistemas de RPA es que están diseñados para realizar actividades basadas en reglas y es precisamente por eso que confiar en reglas predefinidas puede reducir la eficiencia cuando se trata de escenarios más complejos.
GenAI llena este vacío al crear modelos que fundamentan las decisiones en función de los datos en los que se ha entrenado. Además de escalar la automatización basada en reglas (Business Process Augmentation) aprovecha los datos no estructurados y gestiona las actividades que requieren conocimientos cognitivos que, al menos a modo de muestra, deben ser validados de todos modos por un tomador de decisiones humano
De la rigidez de la automatización a la flexibilidad del aumento
Para los CIO, los responsables de innovación digital, los directores de datos, los analistas de negocio y cualquier persona implicada en la gestión de datos, el objetivo de transformar los datos en información es crucial para el progreso empresarial.
El desafío consiste en partir de los datos sin procesar para generar un conocimiento significativo e implementar un proceso de transformación. La acción es esencial para sortear el caos y el desorden que caracterizan el entorno de datos actual.
“Hablando de procesos, si bien los ERP son transaccionales y gestionan información estructurada, el BPM es un aspecto complementario que implica procesos colaborativos, con el objetivo de aportar eficiencia pero también de reducir los riesgos“, afirma Fabio El Ariny, director ejecutivo de Docflow, Avvale. Incluso a raíz de una revolución industrial que, en el trabajo, combina máquinas con personas, el objetivo de la automatización de procesos empresariales mejorada por la IA no es sustituir el trabajo del trabajador del conocimiento. Se trata de encontrar nuevos modelos de negocio en los que la automatización no sea el fin sino un medio para ayudar a los trabajadores a trabajar mejor.
El objetivo es crear las condiciones adecuadas para crear una alianza hombre-máquina que aumente los niveles de conocimiento, interviniendo en el momento adecuado del proceso con la información adecuada para añadir valor.
Aumento de los procesos empresariales: la nueva era de la eficiencia empresarial
La integración y la sinergia entre la automatización robótica de procesos (RPA) y la Inteligencia Artificial Generativa marcan un paso decisivo hacia una automatización más holística y adaptativa. En el ámbito del aumento de los procesos empresariales, la tecnología amplifica las capacidades humanas, mejorando considerablemente la eficiencia y la precisión operativa, permitiendo a las empresas responder con mayor rapidez y precisión a los desafíos del mercado.
Mediante el uso de datos estructurados, desestructurados y sintéticos (aquellos creados por agentes de IA), esta nueva dimensión colaborativa redefine la forma en que las organizaciones operan e innovan. La premisa es que para permitir la activación de GenAI en la gestión de procesos empresariales, se necesita una fotografía precisa de los procesos. Sin embargo, todavía no es aplicable a todas las empresas.
“Trabajar en la industria de la moda, por lo que mi experiencia es lo más complejo para nosotros, y empezar a mapear procesos“, explica Andrea Forni, directora global de TI y tecnología digital de Woldford. Por motivos de capacidad, equipo, velocidad o negocio, es casi imposible hacer un inventario puntual de todos los procesos empresariales.
Por lo general, los procesos permanecen en la mente de las personas que los crearon, en los correos electrónicos con los que se comunicaron, más que en las presentaciones comerciales, etc. No se utiliza una herramienta dedicada a inventariar los procesos y mantenerlos actualizados.
Los pocos procesos mapeados por tantas razones ya no se abordan y, como límite, solo se revisan cuando un proceso falla. Solo entonces abrimos la caja de Pandora para echar un vistazo a la historia que hicimos quizás dos años antes, durante la migración al nuevo ERP. En ese momento, se rediseñará, lo que, lamentablemente, no es efectivo. Todavía estamos muy lejos de tener claro todo el flujo, tarea por tarea, de principio a fin, de la forma en que trabajamos.
La unificación y la agilidad de los procesos
Entre la gestión rápida de los cambios organizativos y la necesidad de consolidar y agilizar los procesos, las empresas se ven obligadas a revisar y optimizar sus flujos operativos. Danone, a través de un enfoque estratégico de la gestión de procesos empresariales, ya está preparando el terreno para introducir la automatización de los procesos empresariales, siguiendo un nuevo modelo participativo.
“Estamos mapeando los procesos e intentando actualizarlos constantemente, conscientes de los desafíos relacionados con los cambios organizativos“, afirma Marco Ravasi, director de TI y datos de Danone para Italia y Grecia. “En realidad, ha aportado mucho valor y estoy seguro de que soluciones aún más avanzadas, como el aumento de procesos de negocio, aportarían aún más. En un mundo cada vez más impulsado por los datos, nuestra empresa ha emprendido un viaje transformador para convertirse en una empresa verdaderamente basada en los datos. Empezamos hace 4 años, partiendo de la construcción de un lago de datos global, integrando información de herramientas estándar y locales, creando una única fuente de datos utilizada como punto de prueba único que, aunque técnicamente compleja, ha proporcionado una base sólida para el crecimiento de nuestra organización. Hemos estructurado nuestros equipos para incluir expertos en TI y negocios de datos en cada país, dedicados al análisis de datos. Estos equipos no solo controlan los datos, sino que también son los protagonistas a la hora de promover la cultura de los datos dentro de la organización. Son quienes animan y capacitan a los defensores y administradores de datos, garantizando que todos estén alineados y preparados para los desafíos futuros“.
Como reitera el gerente, una iniciativa clave fue la introducción de las barras de datos, sesiones quincenales en las que consultores expertos están disponibles para resolver problemas y dudas, lo que ayuda a los empleados a aumentar su competencia en el uso de herramientas relacionadas con la inteligencia empresarial y las nuevas tecnologías. Este enfoque ha aumentado el conocimiento interno de los datos, que sigue siendo un elemento crucial para el éxito empresarial.
“De cara al futuro, estamos implementando Copilot 365 con el objetivo de llegar a 10 mil usuarios en todo el mundo antes de fin de año“, continuó Ravasi, empezando por un grupo selecto de campeones. Estos pioneros, junto con el resto de la organización, explorarán el potencial de la IA aplicada a los datos.
“Serán los guardianes de la calidad e integridad de los datos, garantizando que los análisis no solo sean correctos, sino que también estén en línea con las expectativas empresariales. De esta manera, no solo estamos creando una infraestructura tecnológica, sino que también estamos cultivando una cultura de datos más amplia y generalizada, que impregna todos los niveles de la empresa y allana el camino para un futuro en el que los datos guíen las decisiones inteligentes y estratégicas. Nuestra necesidad es poder gestionar muchos cambios organizativos y ser ágiles a la hora de implementarlos, también porque tenemos y tendremos cada vez más. Por ejemplo, acabamos de completar la consolidación de todos los países europeos para unificar las empresas relacionadas con productos frescos, alimentos para bebés y productos médicos en una sola empresa. Para ello, tuvimos que revisar todos los flujos. Hoy en día, al implementar una serie de servicios comunes a nivel europeo, no siendo una empresa estadounidense, entre Francia, Italia, España y Alemania, sabemos que todos los países pedirán algunas especificidades. A pesar de tener un enfoque de arriba hacia abajo, debemos garantizar cierta flexibilidad a los procesos“.
Encontrar el equilibrio adecuado entre el rigor procesal y la agilidad operativa
Encontrar el centro de gravedad perfecto entre una estructuración rigurosa de los procesos y la necesidad de flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes es un aspecto fundamental de la gobernanza. En el ámbito del aumento de los procesos empresariales, el diferencial GenAI permite nuevos procesos colaborativos en clave H2M (Human to Machine) apoyan a los trabajadores del conocimiento, ya que les permiten intervenir y modificar los flujos operativos en tiempo real.
La idea central es proporcionar a los usuarios la capacidad de variar los procesos a medida que se ejecutan. Por ejemplo, en una tarea típica de un trabajador del conocimiento, como la aprobación de información, el BPA puede automatizar partes del proceso y, al mismo tiempo, permitir al usuario realizar cambios o ajustes en función de la nueva información o de los cambios en el contexto.
“Es crucial encontrar un equilibrio entre los procesos estructurados y distintos grados de libertad, especialmente a la hora de integrar los datos logísticos, de almacén y contables», afirma Forni.
“El aumento de los procesos empresariales, que integra la IA y el GenAI para maximizar las oportunidades, no endurece los procedimientos, sino que permite gestionar los procesos de forma dinámica y sencilla, lo que respalda las decisiones humanas en tiempo real. Todo ello con esa matriz de personalización que permite distinguir una empresa de otra, evitando el aplanamiento que genera una excesiva estandarización. En un contexto de gran volatilidad en los mercados, los clientes y los usuarios, si se intenta modelar todo, resulta difícil cambiar“.
Las ventajas del aumento de los procesos de negocio
El aumento de los procesos de negocio aporta habilidades estratégicas, predictivas y prescriptivas a las empresas con un dinamismo de procesamiento decididamente más proactivo.
Este enfoque no solo mejora la eficiencia y la precisión de los procedimientos, sino que también ofrece inteligencia contextual y adaptativa para respaldar las habilidades de toma de decisiones, lo que permite a las organizaciones responder rápidamente a las necesidades cambiantes.
La IA generativa puede gestionar tareas repetitivas y con un uso intensivo de datos, mientras que las personas actúan como supervisores, toman decisiones críticas, pero también se preocupan por gestionar las excepciones y, en última instancia, por llevar a cabo las aprobaciones de los flujos de trabajo. Además de producir scripts, plantillas e incluso códigos, GenAI hace que la integración con otros sistemas sea fluida y fácil de mantener. Además, puede generar escenarios de prueba, lo que permite realizar pruebas automatizadas y, por lo tanto, garantizar una calidad impecable. Todo ello proporcionando informes oportunos y personalizados en relación con el rendimiento del proceso, garantizando el monitoreo continuo de la eficiencia operativa y mucho más.
El objetivo de los proyectos debe ser desarrollar procesos optimizados y generar interfaces fáciles de usar que satisfagan las necesidades de los usuarios de manera oportuna.
