Si trasladar toda la operación de una empresa a un entorno remoto es todo un reto, la aventura no termina ahí. De manera inherente vienen los desafíos sobre cómo organizar y cómo hacerles seguimiento a los equipos de trabajo remotos.
En algún momento de la historia –de la pandemia en curso– salieron publicaciones sobre la estrategia de ciertas universidades de exigir las cámaras activadas de sus estudiantes durante los parciales, para asegurarse de que no hicieran copia. Trasladaron el modelo de la vigilancia y el control al entorno virtual, un error. En otros casos, estaban usando Inteligencia Artificial para hacer reconocimiento facial durante las pruebas. Así como no se trata de trasladar dinámicas presenciales al entorno virtual (como convertir la fila del supermerado en una ‘fila virtual’), en el entorno laboral el punto es cómo transformar las dinámicas haciendo uso responsable de las herramientas disponibles.
Más allá de lo irrisorio del asunto, o de los profundos problemas legales que esto puede implicar (al vulnerar derechos fundamentales) la reflexión detrás de estas situaciones apunta más hacia la urgencia de cambiar la mentalidad: la vigilancia no debe ser la regla que se debe seguir.
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Seguimiento (no vigilancia) y la adaptabilidad del entorno
Las dinámicas del trabajo remoto siguen en constante evolución. Hace un año, en marzo de 2020, se promovían algunas recomendaciones, como encender la cámara a la hora de estar en una reunión, pero luego de un año, con el agotamiento acumulado que la virtualidad trae, este es un tema más debatido. Porque tiene implicaciones de privacidad, por ejemplo, y las personas están protegiendo sus entornos familiares usando fondos o sencillamente no encendiendo la cámara. Además, hay que tener en cuenta los casos en los que hay niños en casa, algunos en etapa de lactancia.
Como dato curioso, de acuerdo con el estudio global ‘Riesgos de Ciberseguridad para el Consumidor’, realizado por Kaspersky, al 72 % de los colombianos les preocupa que alguien pueda estar mirándolos a través de su cámara web sin que ellos lo sepan, y al 77 % le preocupa que esto se pueda hacer a través de un software malicioso. Entonces, ¿qué acciones tomará su empresa?, ¿obligar a los empleados pasando por encima de la desconfianza, o buscar otras alternativas?
Pero de alguna manera tiene que hacerse el seguimiento, porque es una pieza fundamental en el desarrollo de un negocio. A las metas, que deben ser medibles, hay que estar siguiéndoles la pista, y si ese avance depende del trabajo que hagan personas en diferentes ubicaciones, ¿cómo asegurarse de que todas estén caminando hacia la misma dirección? Es una receta que involucra procesos, apoyados con el uso responsable de la tecnología y con la fórmula mágica del cambio cultural.
El mundo va cambiando; las dinámicas, estrategias y herramientas, también. Por eso es importante que las personas que lideran equipos tengan la capacidad de adaptarse, de leer el contexto y ajustar las piezas clave.
Que el trabajo no sea un lugar físico, que se trabaje por objetivos y entendiendo las particularidades de cada integrante del equipo, y armonizar el funcionamiento de los grupos de trabajo hacen parte del cambio cultural. Hay personas que son más diurnas, otras más nocturnas, por ejemplo.
Al final del día lo que importa no es si la persona estuvo 8 horas sentada frente al computador, sino si logró el objetivo –como maneje el tiempo, hace parte de su disciplina personal–. Ahora, no se trata de que cada persona haga lo que quiera, como quiera, es necesario buscar un equilibrio entre todas las formas, para que los equipos fluyan y al final del día, de la semana, del mes, o del año, superen sus metas.
Pero como dice el dicho, a veces “es más fácil poner de acuerdo a una manada de micos para una foto que…” que decidir cuál es la mejor forma de hacer seguimiento a los equipos de trabajo remoto. Menos mal, existen aplicaciones y metodologías que ayudan en esa tarea. Cuando se trata de trabajo remoto, lo más importante es mantenerse sincronizados.
Seguimiento con lo básico
El registro de actividades es una de las bases de la productividad de los equipos, que recordemos, no se trata de hacer muchas cosas en el día, sino más bien un tema de encontrar equilibrio y realizar las metas establecidas del día (que suman a las semanales, a las mensuales y las anuales). Existen personas que son muy juiciosas en este seguimiento, y otras que no. La buena noticia es que se puede desarrollar el hábito.
Sería el equivalente a llevar un diario, pero más práctico: una tabla en una hoja de cálculo compartida, con herramientas como Google Docs (Hojas de Cálculo), Microsoft Office o Zoho Docs (Sheets), en la que la persona pueda registrar qué hizo y cuánto tiempo le tomó cada tarea. Al final del mes, los datos que arroja esta sencilla metodología, pueden ser clave para entender el funcionamiento del equipo, qué está tomando más tiempo y, eventualmente, reestructurar los planes. En cualquier caso, es importante recordar que es posible administrar el tiempo y la importancia de repensar los mitos sobre la eficacia del ser ‘multitarea’.
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Que la hoja de cálculo esté personalizada, con funciones programadas, de acuerdo a las necesidades del negocio.
En el caso de usar Zoho Sheets, esta herramienta tiene más de 350 fórmulas integradas, así como la capacidad de crear sus propias funciones personalizadas.
El uso compartido y la colaboración fluidos que se pueden lograr a través de Zoho significa que sus trabajadores solo necesitan una conexión a Internet segura y estable para hacer el trabajo. Una buena regla es asegurarse de que Internet pueda transmitir al menos 25 Mbps para que los datos viajen lo suficientemente rápido y evitar problemas de retraso.
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Seguimiento con opciones avanzadas
En caso de no tener metodologías que se puedan implementar en aplicaciones de uso diario, siempre se podrá acudir a herramientas específicas, diseñadas para –en este caso– hacer seguimiento, mantener a los equipos de trabajo sincronizados e informados sobre lo que se está trabajando.
Una herramienta como Clickup (para gestión de trabajo remoto) facilita la visualización y el seguimiento de proyectos. No es tan compleja y sí, muy intuitiva de usar. Permite asignar tareas a diferentes usuarios (colaboradores), hacerles seguimiento, generar recordatorios, ver el calendario general o por actividades específicas, etcétera. Si se actualiza de manera juiciosa, es una buena aplicación apra tener esa visión 360 de todo el negocio y sus respectivos departamentos. En el trabajo remoto, trabajar por islas independientes no es una opción.
De otro lado, en la plataforma de Zoho, una de las funciones más útiles para esta tarea es ‘Remote work’ (‘Trabajo Remoto’ en español), que viene integrada en Cliq (app de comunicación).
Con esta función los equipos pueden registrar desde qué momento están trabajando. Pero, no se trata de tomarlo como una herramienta para trasladar esa práctica de ‘marcar tarjeta’, sino para optimizar los tiempos y las acciones. Es decir, para evitar mensajes intrusivos a las 11 de la noche, o en el tiempo del almuerzo, esta función genera visibilidad para saber si hay un colega disponible para una videollamada o si por el contrario está muy concentrado en su trabajo, entonces tal vez no sea el momento de interrumpirle. Si embargo, no está de más dejar unas normas básicas de trabajo remoto y recordarlas cuantas veces sea necesario; y en el caso de Colombia, será necesario ir revisando la nueva ley de trabajo en casa que, entre otras cosas, define horarios y el derecho de la desconexión.
Si todas las personas del equipo usan la herramienta adecuadamente, la vista de departamento les muestra cuántos miembros de su equipo ya están trabajando, quién está ausente y quién está actualmente en una reunión. Al igual que cuando entra a la oficina, pasa junto a sus compañeros de equipo y puede ver si en efecto están concentrados en un trabajo, o puede interrumpirles, o darse cuentas si en la sala de juntas está sucediendo algo importante.
Es importante que para los demás integrantes del equipo pueda ser visible en qué andan las otras personas, por eso la importancia de informarlo. Cuando trabaja de forma remota, es más probable que cree su propio horario. Puede informar fácilmente a su equipo sobre su disponibilidad actualizando su estado en Cliq. La vista ‘Trabajo Remoto’ viene con 4 estados para que elija cuando está disponible para colaborar, comprometido con el trabajo, almorzando o tomando un breve descanso (es necesario hacer pausas).
Cliq también actualizará su estado en función de su actividad actual en diferentes aplicaciones de Zoho, lo que facilitará aún más la colaboración. Ya sea que esté en una sesión remota en Zoho Assist u organice una reunión en Zoho Meeting, Cliq se sincroniza con estas aplicaciones para actualizar automáticamente su estado. Los estados de almuerzo y pausa breve pueden programarse, por lo que no tiene que preocuparse por cambiar su estado una vez que regrese de la pausa.
Vale la pena señala que ‘Trabajo Remoto’ es solo una función dentro del ecosistema de Zoho. Adicionalmente, existe la suite Zoho Remotely que integra varias aplicaciones (Cliq, Meeting, Connect, WorkDrive, Sprints, Assists, Lens, Writer, Sheets y Show), que permiten a los equipos de trabajo, comunicarse, colaborar y ser productivos.
En la medida en que cada integrante del equipo comprenda y experimente los beneficios de trabajar de manera más organizada, con procesos y dinámicas que ayuden en esta misión, el seguimiento será más efectivo. Las claves al final de la jornada laboral son: la colaboración y la cultura organizacional.
Foto de portada: Magnet.me (En: Unsplash)
