Da estrutura organizacional à seleção de tecnologia

A forma como as empresas estão organizadas pode ser uma rede complexa que vai desde sua estrutura até a forma como as funções e responsabilidades são distribuídas. Para definir o esquema, devem ser respondidas perguntas como: qual é a responsabilidade de qual área? Como as tarefas devem ser distribuídas? Como cada departamento atua? Quais são suas necessidades específicas?

Mas como acontece com tudo na vida, existem diferentes alternativas de estruturas organizacionais e ao final do exercício, antes de pensar em qual é a melhor ferramenta para cada área, é preciso levar em conta mais fatores antecedentes.

Idealmente, você precisa ter um plano estratégico ao fazer essas definições. No entanto, as empresas geralmente evoluem e é aí que são necessários ajustes, mudanças ou novos rumos. James Hernandez, presidente e cofundador da TrustCorporate –consultor em assuntos financeiros, jurídicos, contábeis, organizacionais– ressalta que, em primeiro lugar, devemos reconhecer a empresa como uma comunidade de pessoas com um objetivo comum. E como todas as comunidades são diferentes, isso significa que não existe uma fórmula mágica de organização que possa ser aplicada a todas as empresas.

Uma vez que nossa comunidade e seus objetivos tenham sido reconhecidos, é importante que, para atingir as metas, todos remem na mesma direção. Portanto, é necessário implementar uma estrutura adaptada à nossa situação atual de negócios. Agora, as empresas normalmente podem ser divididas em 3 grandes áreas:

• Áreas Estratégicas: São eles que estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e as diretrizes para alcançá-los.
• Áreas Táticas: São eles que criam as ações concretas para cumprir as linhas estratégicas previamente definidas.
• Áreas Operacionais: Eles são a equipe encarregada de executar as ações realizadas no nível tático.

Mas certamente não é a única maneira de organizar uma empresa. Por exemplo, a Universidade Católica do Chile propõe várias estruturas, como funcionais (gestão, finanças, marketing e recursos humanos, que podem ou não ser horizontais); a divisional, com a gestão à frente e abaixo dela algumas unidades de negócios, produção, área comercial e manutenção; e a matriarcal, que propõe uma direção geral à frente, com várias direções que funcionam abaixo, mas no mesmo nível umas das outras.

Em cada caso, podem ser encontradas subdivisões em cada um desses modelos de estrutura, bem como uma variedade de cargos e necessidades específicas.

Se você pensa em uma empresa, algumas áreas como administração geral, finanças, jurídico, operações, processos, comunicação ou recursos humanos (RH) podem vir à mente. Mas - embora necessários - são rótulos tradicionais. Hoje, surgem novas áreas estratégicas e novas posições; para citar um exemplo, agora estão aí gerentes de recrutamento eletrônico, quem são as pessoas de RH encarregadas de encontrar talentos, mas por meio de processos digitais e novas tecnologias.

“As áreas presentes na nossa empresa devem ser integradas pelas funções e instrumentos que a nossa comunidade quer ter à disposição. não é uma decisão que deve caber a uma pessoa e é um processo que deve estar em constante mudança. A sobrevivência das empresas depende do seu processo evolutivo e da sua capacidade de adaptação para modificar as suas estruturas em função dos objetivos e necessidades do cliente”.

James Hernandez, presidente e cofundador da consultoria TrustCorporate.

O que uma empresa precisa em suas diferentes áreas?

São inúmeras as soluções para atender as necessidades das empresas, existe uma para cada ponto por mais específico que seja. Caso não exista, ou as opções existentes não se enquadrem, podem ser desenvolvidas à medida. Só na Colômbia existe uma extensa guilda, liderada pela Fedesoft, dedicada ao desenvolvimento de software (605 empresas afiliadas de todo o país, que representam cerca de 50% do total da indústria nacional de software).

Antes de escolher uma opção tecnológica, o primeiro elemento a ter em conta é qual a necessidade ou desafio que a empresa tem e, em seguida, investigar se existem meios tecnológicos para apoiar a tarefa, que alternativas existem e que tipo de aliados tecnológicos podem ser encontrados.

Pára João Ricardo Martins, Cabeamento principal para a região andina e América Central em Furukawa Electric Latam, deve-se levar em conta que ao investir em tecnologia “sempre aparecerão os últimos avanços e os equipamentos e softwares mais inovadores; no entanto, eles nem sempre serão os mais econômicos quando se trata de atender às minhas necessidades. É aí que será fundamental definir o orçamento disponível e vê-lo não só ao nível do Capex (Despesas de Capital) mas também ao nível do Opex (Despesas Operacionais), e da mesma forma ver o retorno do investimento que a nova implementação vai trazer“. E a isso se somam alguns fatores:

• Escalabilidade das soluções.
• Tempo de obsolescência.
• Presença de fabricantes no mercado local.
• Gestão de garantias.
• Disponibilidade do produto nos canais autorizados.

Por sua parte, Hernández explica que cada departamento tem características, funções e responsabilidades diferentes, mas em todos os casos há "a necessidade de um sistema de informação que proporcione soluções de automatização e que lhes permita melhorar a eficiência e gestão dos processos a cargo, a relação com clientes, fornecedores, colaboradores, pagamento de obrigações, gestão de ficheiros e documentos, medição da rentabilidade", entre outras peças deste grande quebra-cabeça.

Aos elementos mencionados por Martín, podemos acrescentar a facilidade de integração entre as várias opções (por exemplo, em Impacto TIC optamos pelas soluções Zoho). Que uma solução não brigue com outra, que a solução A e a solução B possam conversar, se complementar e no final do dia entregar alternativas para que a área A e a área B de uma empresa possam remar, com ferramentas complementares. Pensar em integração leva a outro ponto vital, o investimento.

No passado, as empresas investiam grandes somas de dinheiro para enfrentar os desafios de automação de cada um de seus departamentos –explica Hernández–, gerando altos custos de manutenção, obsolescência de equipamentos e softwares e pouco controle por falta de interconexão de sistemas.

Assim, a ideia de que investir em tecnologia é algo caro e exclusivo de grandes empresas ainda está no imaginário hoje. Mas lembramos a frase de Santiago Pinzón, Vice-presidente de Transformação Digital da Andi: “Não se trata de comprar um Mercedes Benz ou um Rolls Royce só porque sim. O mesmo acontece com a tecnologia, não é simplesmente investir por investir”.

As soluções de tecnologia, seja para quem gerencia pessoal, para quem realiza compras, até mesmo para quem comanda a empresa, são baseadas em elementos essenciais como processadores de texto, apresentações multimídia e planilhas, que podem funcionar na nuvem, como é o caso do Google Docs, que tem uma versão gratuita e, a partir daí, pode ser tão robusto quanto as necessidades exigirem.

Hoje em dia, “ferramentas de trabalho colaborativo e automação de processos nos permitem melhorar os tempos de resposta da equipe”, Hernández nos diz, enfatizando que esse tipo de opção gera maior eficácia.

Falar sobre qual é a melhor solução para acompanhar projetos, qual é o melhor software de contabilidade, ou a melhor tecnologia para logística, pode muito bem ser 'entrar na camisa das onze varas'. O que é certo é que mais do que um nome ou uma marca específica, “Tecnologias de informação (TI), Inteligência Artificial, dispositivos relacionados a IoT (Internet of Things), Big Data, computação em nuvem, são elementos comuns a todos eles; cada vez mais a tecnologia se torna um facilitador e dinamizador dos processos de negócios”acrescenta Martinho.

Famílias de serviços, sem esquecer o hardware

Como acrescenta o presidente da Trust Corporate, para além dos elementos básicos, existem algumas outras soluções que, dependendo da organização e da sua atividade económica, podem ser muito úteis, tais como:

• sistema ERP (Enterpise Resource Planning): é um sistema integrado de gestão empresarial que permite planejar e controlar os recursos da organização. É utilizado principalmente para as áreas financeira e operacional da empresa.
• Sistema de CRM (Customer Relationship Management): utilizado principalmente para as áreas de vendas e marketing com o objetivo de aumentar clientes e vendas, por meio de campanhas. Geralmente vem integrado em alguns sistemas ERP.
• Ferramentas de BI (Business Intelligence): é uma ferramenta que permite gerar estratégias através da análise de dados e tomar decisões rapidamente.
• Sistemas de Call Center: é uma solução especializada de gerenciamento de chamadas.
• POS ou sistemas POS (Sistemas de Ponto de Venda): gerencia o processo de bilhetes, faturas, vendas e/ou pedidos de produtos.
• sistemas BPM (Business Process Management): esta ferramenta ajuda a melhorar o desempenho e a otimização dos processos de negócio da organização.
• Sistemas EMS (Warehouse Management System): sistema que gerencia a entrada e saída do estoque de produtos de um armazém.
• Ferramentas de gerenciamento de documentos: soluções que permitem o acesso aos documentos de forma ágil e eficiente.
• Soluções de e-mail marketing: Permite o contato com um banco de dados de clientes através do envio de um e-mail, para reportar coletivamente qualquer ponto de interesse para a empresa.

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Vale ressaltar que, dependendo do tipo de empresa, tanto hardware quanto software devem ser levados em consideração, pois geralmente é uma combinação de elementos. “Muitas vezes pensamos que o software que é a nossa interface direta é suficiente, mas desconhecemos todo o hardware, não só ao nível dos dispositivos físicos, mas também das infraestruturas de comunicações que são necessárias para que os programas funcionem corretamente e integrados ”conclui Martinho.

A tecnologia sozinha não faz a mágica

A equipe é fundamental. Se algo foi aprimorado em 2020, é a capacitação e adoção no uso de tecnologia e habilidades digitais. Ter acesso à Internet não é sinónimo de saber fazer teletrabalho.

É por isso que as empresas estão cada vez mais a considerar candidatos que possuam competências transversais, as chamadas soft skills e, sobretudo, que tenham alta adaptabilidade.

“COMO AS MÁQUINAS SUBSTITUEM OS HUMANOS NAS TAREFAS MAIS SIMPLES E DE ROTINA E A INTERNET SUBSTITUI A INTERAÇÃO PESSOAL, OS TRABALHADORES TERÃO QUE SE ADAPTAR. DEVEM APRENDER A OPERAR ATRAVÉS DE PLATAFORMAS ELETRÔNICAS E DEDICAR MAIS TEMPO A TAREFAS MAIS COMPLEXAS, DE MAIOR ORDEM, MAIS DIFÍCEIS DE AUTOMATIZAR E QUE COMPLEMENTAM AS TAREFAS REALIZADAS PELAS MÁQUINAS. ESTAS SÃO BASEADAS EM HABILIDADES COGNITIVAS OU ANALÍTICAS (COMO PENSAMENTO CRÍTICO, CRIATIVIDADE E RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS), BEM COMO HABILIDADES INTERPESSOAIS (COMO TRABALHO EM EQUIPE, NEGOCIAÇÃO E GESTÃO)”

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