Para nadie es un secreto que debido a las condiciones traídas por la pandemia, las empresas y los trabajadores han tenido que asumir nuevos gastos que antes eran difíciles de imaginar.

A principios de año, empresas como United Airlines predecían que tomaría hasta 2024 para que la industria se pueda recuperar a los niveles de 2019. Sin embargo, aún más importante que las predicciones, lo fundamental en los tiempos de pandemia y de nueva normalidad es saber cómo afrontar estos momentos de incertidumbre. Una realidad es que, incluso con las medidas ligeras actuales, el tiempo en la oficina se ha reducido considerablemente.

Visto desde el punto de vista académico, este año lo que ha cambiado es la forma de pensar. Más allá de un espacio de ejecución y además en un espacio de tiempo superlimitado, empresas y personas tuvieron que adaptarse a cambios que no tenían previstos”, explica Javier Tovar Márquez, profesor de Inalde Business School.

Y aunque seguramente las empresas están ahorrando algunos gastos relacionados con las oficinas, lo cierto es que otros gastos relacionados también han surgido. Precisamente en el evento Empresas y Teletrabajo: gastos empresariales en la nueva normalidad, organizado por Impacto TIC, de la mano con SAP Concur, se mostraron algunas consideraciones importantes relacionadas con este asunto.

Hay un impacto a nivel mundial. Es un impacto que ha revolucionado y cambiado completamente la manera en la que trabajamos y trabajan las empresas

Miguel Ruiz, director de consultoría de soluciones para América Latina de SAP Concur 

Los costos ocultos de la pandemia

En primer lugar, uno de los costos más grandes es la implementación de los nuevos sistemas de bioseguridad. En esto se pueden contar elementos como tapabocas, gel antibacterial para la oficinas, termómetros, entre muchas otras cosas. 

De la misma forma, los empleados que ahora trabajan desde la casa deben asumir costos como el de equipos necesarios para el trabajo. Incluso para viajes de trabajo pequeños y controlados, se deben asumir costos de bioseguridad que antes difícilmente eran contemplados.

Hoy, en esta nueva realidad, existen otros gastos que las empresas están viendo y que al inicio de la pandemia no tenían visibilidad”, nos dice Miguel Ruiz, director de consultoría de soluciones para América Latina de SAP Concur. Algunos de estos nuevos gastos empresariales pueden estar relacionados con la conectividad de los empleados o nuevos gastos de logística.  

Con una economía algo golpeada por el impacto de la pandemia, los pronósticos negativos no necesariamente tienen que significar pérdidas. Un secreto importante para mantenerse a flote es la optimización de gastos, saber qué se está gastando y cómo se está gastando.

La tecnología ofrece no solo un camino para facilitar el manejo de procesos de gasto y hacer un control mucho más minucioso, sino que también puede ser el salvavidas que hoy por hoy muchas compañías necesitan. Esto, sin duda alguna, es especialmente importante frente al prospecto del aumento de gastos que ha generado la pandemia. 

La tecnología es una respuesta necesaria a los nuevos gastos empresariales

Según una encuesta de la Universidad del Este de Illinois a 552 altos ejecutivos en 11 países, el 91 % de las respuestas afirmó que los sistemas de costos basados en tecnologías son clave para cumplir límites de gastos y de protocolos. Como añadido, el 95 % de los ejecutivos asegura que el análisis de datos en tiempo real ayuda a mantener bajos los costos.

Sin embargo, ¿qué tecnologías pueden ayudar a las empresas? De acuerdo con el reporte, la nube, la Inteligencia Artificial y Machine Learning son tres de los pilares fundamentales para cumplir prioridades estratégicas. La respuesta no es tan clara como tal vez era en el pasado, pero la regla fundamental es que un año como 2020 solamente puede ser superado con un plan financiero robusto y estable.

En el área financiera [de Falabella] los procesos rápidamente se adaptaron, pero también empiezan a haber otros factores que cambian los paradigma completamente. Como decir que sí se puede trabajar virtual, sí se pueden hacer las cosas, creas un halo más de confianza con la gente y empiezas a desarrollar equipos mucho más fortalecidos y que empiezan a salir frente a la adversidad”, afirma Carlos Huertas, CFO de Falabella Colombia.

Y aunque ciertamente este control de nuevos gastos empresariales es un salvavidas durante el 2020, las tecnologías aplicadas tienen alcance que va mucho más allá. Después de todo, las tecnologías que funcionan durante tiempos de crisis seguramente tendrán también aplicaciones y ventajas en tiempos más normales.

Luis Fernando Torres, arquitecto de soluciones Sonda, recalcó que más allá de que las la empresa pueda proveer la tecnología, realmente «tiene que interiorizar sobre su equipo de trabajo cómo es que debe operar un modelo de teletrabajo, cómo es que debe operar ese cambio operacional«.

El verdadero cambio llegará más allá de la pandemia

Es cierto que el momento de pandemia ha traído consigo cambios gigantescos, pero es tiempo de pensar en el futuro con los pies bien puestos sobre el suelo. Aunque la crisis de COVID-19 trajo consigo cambios acelerados y una emergencia por el control de los nuevos gastos empresariales, la clave del éxito está en cómo implementar tecnologías que puedan sobrevivir la pandemia e ir mucho más allá.

La pandemia y este efecto del COVID-19 realmente nos hizo replantear muchas cosas como humanidad, y parte de ese replanteamiento es que definitivamente la tecnología es un aliado para ayudarnos a transformar y a pensar de distintas maneras

Luis Fernando Torres, arquitecto de soluciones Sonda

Lo importante de esta coyuntura es, en primer lugar, poder responder apropiadamente. En segundo lugar, la supervivencia en la industria estará asegurada para aquellas empresas que puedan aprender cómo utilizar esta coyuntura como una oportunidad para repensar procesos y gastos. 

Aunque el 2020 ha sido para muchos tal vez un año para olvidar, también es una oportunidad para repensarse y mirar atrás para poder pensar en el futuro.