Total Cost of Ownership, ou la version moderne de « bon marché coûte cher »

lève ta main qui ne pas avoir un membre de la famille ou un ami qui vit à la recherche de bonnes affaires et se vante d'acquérir les produits et services les moins chers du marché, simplement à cause de cela, parce qu'ils sont bon marché. Maintenant, lève tes mains n'avaient pas eu dire à un moment donné à ce membre de la famille ou à cet ami une phrase comme «il a vu? C'est que pas cher c'est cher«. S'il y a quelqu'un qui n'a pas levé la main, nous tenons à préciser que la question ne s'adressait qu'aux natifs de la planète Terre... car s'ils n'ont vraiment pas levé la main, cette personne doit venir d'une autre planète.

Bien que différentes sources fassent remonter l'origine du terme à l'époque de Napoléon, la plupart s'accordent à dire que le terme coût total de possession a acquis sa connotation actuelle à la fin des années 1980, lorsque le Gartner Group l'a utilisé comme une mesure d'évaluation du coût des systèmes d'information, mais désormais appliquée dans la quasi-totalité des industries. CTP ou TCO (comme il est universellement connu, par l'acronyme en anglais pour total d'acquisition) est un concept qui fait référence au fait que la valeur économique des choses (produits, biens, services) n'est pas seulement liée à l'investissement nécessaire pour les acquérir, mais aussi aux coûts impliqués pour les garder utiles. C'est – des mots de plus, des mots de moins – une version moderne de «pas cher c'est cher«.

Les exemples ne manquent pas. Si on voulait aller à l'extrême, on pourrait dire que le TCO du chewing-gum qu'un parent achète pour son enfant au supermarché devrait inclure la valeur du traitement dentaire dont il aura besoin s'il ne se brosse pas correctement les dents après les manger. Mais comme il ne s'agit pas d'aller aussi loin, Considérez le coût total de possession d'une imprimante non seulement comme le prix que vous avez payé, mais aussi comme la valeur des cartouches de recharge ou du toner de remplacement ; la maintenance annuelle, si vous imprimez de gros volumes d'informations... Mais cela n'inclurait sûrement pas le coût du papier, qui serait le même quelle que soit l'imprimante que vous utilisez et serait plus lié à votre type de travail et aux autres besoins de votre entreprise (le papier recyclé est-il suffisant ou nécessite-t-il une photo ?) .

Cependant, bien que le concept soit fondamentalement le même, la façon de calculer le TCO a changé au fur et à mesure que les modèles de marché le font. L'avènement du cloud computing, des produits et services de location, du travail à distance et d'autres modalités ont introduit des variations dans l'équation.

«De manière générale, la dynamique d'analyse du TCO peut devenir aussi complexe et détaillée que souhaité, voire ne prendre en compte que des aspects généraux selon l'objectif poursuivi avec l'identification du TCO.", Expliquer Edison Parra, responsable de la transformation numérique d'Axity en Colombie.

L'exécutif précise que les variables impliquées dans le calcul peuvent changer en fonction du type de produit ou de service spécifique analysé, mais qu'en général, trois composantes principales sont identifiées :

• L'acquisition: tout ce qui concerne la valeur d'achat, les remises et la valeur future du produit ou du service.
• La mise en oeuvre: tout ce qui concerne le déploiement et l'installation, la mise en place des contrôles, la mise en exploitation, la formation, l'adoption et le démarrage de la solution.
• Le soutien: tout ce qui concerne l'attention aux incidents, la maintenance, l'évolution et l'amélioration, ainsi que le démantèlement du produit ou du service.

Un scénario plus détaillé implique les coûts tangibles et intangibles, directs et indirects dans le cycle de vie d'un produit ou d'un service, illustre Claudia Martínez, responsable des ventes relationnelles de Lenovo Colombie. Ainsi, la liste est étendue à des aspects tels que la durée de vie utile prévue pour le produit et, dans le cas du service, le temps pendant lequel il est prévu qu'il soit en vigueur ou contracté ; les logiciels nécessaires selon le profil de l'utilisateur ou les systèmes d'information de l'entreprise ; la croissance des services au sein de l'entreprise qui impliquent une plus grande demande de ressources et cela conduit à un repowering à moyen/long terme, qu'il s'agisse de l'ajout de ressources matérielles ou de l'acquisition de produits logiciels ; la maintenance qui sera effectuée pour que le produit ou le service soit prêt, préventif et correctif ; périphériques externes requis par l'utilisateur ; les frais de télécommunications ; les coûts cachés et intangibles dus aux pannes du système, tels que la productivité des utilisateurs, le service aux clients externes, entre autres, et les coûts d'administration.

Combien me laisserez-vous si je le loue ?

Cependant, comme les entreprises ont eu la possibilité non pas d'acheter des produits et services, mais de les louer, la formule - qui, insistons-y, reste à la base - offre des alternatives intéressantes.

Ricardo Sarmiento Arandia, responsable du développement commercial de la société Controles Empresariales, affirme que le modèle de location d'applications favorise la réduction du TCO des organisations, puisqu'il les libère de coûts tels que la maintenance ou le support aux utilisateurs avec des ressources dédiées à ces tâches. «Ces coûts sont transférés à des organisations qui, de par leurs structures et leurs spécialités, génèrent des économies d'échelle et, surtout, les ressources de l'organisation sont dédiées à la génération d'activités de valeur.«.

Edison Parra d'Axity ajoute que lorsqu'une organisation peut payer la consommation sur une base mensuelle ou annuelle, elle trouve de nombreux avantages par rapport à la mise en œuvre complète de l'application. «Cela a deux grands impacts : le cash-flow autour de l'application s'améliore selon la forme d'investissement, passant d'un niveau élevé Capex a un prix Opex, et le coût du service s'améliore, car dans la plupart des scénarios, le paiement est calculé en fonction du niveau d'utilisation, ce qui permet une meilleure utilisation des ressources«.

Claudia Martínez complète l'idée : «Le modèle de location d'applications permet aux entreprises de profiter de l'utilisation de certaines applications sous la modalité de paiement mensuel ; par conséquent, dans l'exercice de coût total de possession, il amortit un coût d'achat initial en versements mensuels qui couvrent en outre les éléments de licence, de support et de maintenance, dans lesquels l'entreprise ignore pratiquement ces responsabilités directes sur les applications pour les maintenir à jour et prêtes.«. Il ajoute cependant En fonction de la durée pour laquelle vous souhaitez louer les applications et de la projection de celles-ci dans l'entreprise, les 2 modèles (achat et location) doivent être analysés pour conclure qui détermine un TCO plus faible sur le long terme..

Les modèles actuels dans lesquels les entreprises assument l'intégralité du TCO de la technologie ne sont pas des modèles très évolutifs, car les coûts et la distraction des ressources économiques et humaines pour mener à bien des activités qui ne génèrent pas de valeur pour les organisations sont élevés. Ce sont des ressources qui pourraient s'appuyer sur la croissance des organisations et la génération d'améliorations de leurs revenus ou la réduction des coûts, afin d'avoir un impact positif sur nos entreprises.

Ricardo Sarmiento Arandia, responsable du développement commercial de la société Controles Empresariales.

Dans ce scénario, la flexibilité et l'évolutivité jouent également un rôle important, car elles font la différence entre devoir investir à partir de zéro (acheter un nouveau serveur, par exemple) ou ajouter des ressources aux outils existants, ce qui se traduit au final par l'avantage du caisses de la société : «Les croissances verticales impliquent des changements totaux ou l'ajout d'une plus grande capacité de traitement physique ; D'autre part, la croissance horizontale permet l'utilisation maximale des ressources pour s'adapter à des périodes de croissance spécifiques ou constantes. Un exemple est les environnements définis par logiciel, où les ressources physiques sont distribuées virtuellement pour une meilleure utilisation de l'infrastructure et répondent ainsi aux besoins de l'entreprise avec agilité.«, dit Claudia Martínez.

Pour elle, l'approche des organisations «Cela devrait certainement être dans des solutions évolutives qui permettent une croissance dans le temps avec des investissements marginaux qui optimisent l'investissement initial et augmentent la productivité.«.

A emporter svp…

Et puisqu'à l'heure actuelle rien n'est complet si le COVID-19 n'est pas en cause, il faut aussi dire que des tendances telles que le travail à distance et le fait d'utiliser les propres appareils de l'employé pour ses activités de travail (le fameux Apportez votre propre matériel, ou Byod) influencent le TCO. Bien sûr, aucun de ces deux concepts n'est nouveau, mais ils ont été améliorés en raison de la pandémie.

À cet égard, le directeur des ventes relationnelles de Lenovo Colombie assure : «[Travail à distance et Byod] ont un impact certain sur le TCO ; cependant, son évaluation est un défi. Dans ces moments de conjoncture, toutes les organisations n'ont pas fourni d'outils d'entreprise à leurs collaborateurs qui assistent aujourd'hui l'entreprise depuis leur domicile ou avec leurs propres appareils. Por lo tanto se ven enfrentadas a costos incrementales en el tiempo por definiciones erradas de los usuarios en el dimensionamiento de los equipos, tasas de fallas de las diferentes plataformas, mantenimiento de plataformas no uniformes, compatibilidad de software y aplicaciones, obsolescencia temprana, productividad, entre autres«.

Edison Parra, pour sa part, ajoute : «En général, toutes les pratiques qui, d'une manière ou d'une autre, affectent le cycle de vie d'un produit ou d'un service de manière quantifiable ont un impact sur les résultats de l'analyse du TCO. Par exemple, dans des scénarios comme Byod, le coût de l'appareil n'est pas assumé par l'entreprise, ce qui, de leur point de vue, signifie un TCO inférieur, tant qu'il n'est pas impacté en termes de réparations et d'approvisionnements ; sont quelques détails qui doivent être analysés dans le cadre du TCO complet«. L'exécutif d'Axity conclut que pour déterminer comment certaines pratiques affectent l'équation, en général, la suggestion est d'effectuer des analyses de sensibilité pour voir comment d'autres variables sont affectées.

Et tout comme à l'heure de la Transformation Digitale, l'enjeu technologique ne correspond plus à un seul département au sein des organisations, le TCO est également impacté par d'autres facteurs qui vont au-delà du personnel du domaine technologique. En particulier, Claudia Martínez explique, ces derniers temps, lorsque l'utilisateur doit être presque autonome dans les difficultés de base qui surviennent à domicile, ce qui implique une formation. 

«De même, dans la nouvelle forme de télétravail, Il doit être une priorité pour les Ressources Humaines, sous les directives de l'ARL, l'utilisation de postes de travail sécurisés (fourniture d'appareils externes pour l'environnement de travail du collaborateur) et le développement de formations pour motiver les pauses actives, la gestion du temps et l'équilibre travail et personnel», renforce le dirigeant de Lenovo Colombie.

Le coût est bien plus que le prix

Il est clair que le TCO peut aller plus loin, bien plus loin ! de la valeur pour laquelle un produit ou un service est acheté. Pour en revenir à l'exemple de l'imprimante, en acheter une très bon marché peut ne pas être une si bonne affaire s'il s'avère que le coût des consommables est très élevé ou que leur durée de vie est très courte ; il peut être préférable d'en acheter un plus cher, dont les coûts d'encre et d'entretien sont moindres à moyen ou long terme. Ce concept – aussi simple soit-il – peut être extrapolé à des scénarios aussi complexes que la sous-traitance de services cloud.

Ainsi, Edison Parra, d'Axity en Colombie, arrondissez ainsi : «Compte tenu de la complexité d'une analyse TCO, plusieurs fabricants de produits ont généré des modèles (modèles) ou des outils qui aident les clients à générer des analyses préliminaires et ainsi à prendre des décisions plus précises. Dans le secteur technologique, le travail des fournisseurs et alliés consiste à soutenir ces analyses, en facilitant et en accompagnant les clients pour prendre de meilleures décisions commerciales qui ne sont pas seulement motivées par la perception que le coût d'achat d'un produit ou d'un service est moins cher qu'un autre, sans analysant, par exemple, les coûts de renouvellement et de support qui impliqueront l'utilisation au fil des ans«.