Il y a un point commun lorsqu'on se renseigne sur les outils pour effectuer la communication au sein d'une entreprise, c'est que l'application de chat que vous utilisez régulièrement, avec votre famille et vos amis, n'est probablement pas la plus adaptée au travail. gourous, entraîneurs, conseillers, consultants et autres profils ne le recommandent pas en raison de facteurs tels que la distraction, les limites dont ils disposent, son caractère envahissant s'il est mal géré et, enfin, il n'est pas conçu pour un environnement d'entreprise ou de travail.
Et alors qu'est-ce que ça peut être ? Il en existe de nombreux et avec des fonctionnalités différentes selon les cas. Le premier point à garder à l'esprit sera toujours de se demander si cette application a été conçue pour cela, pour gérer la communication au sein d'une entreprise.
Nous explorons en détail les options de communication offertes par Zoho, avec des applications telles que Cliq y Arattaï.
Cliq
La plateforme de messagerie Cliq comprend les bots, barre de commandes, fonctions, widgets, planificateurs, actions de message et plus encore, afin que vous puissiez faire tout ce dont vous avez besoin, organisé et intégré à d'autres outils.
La première étape consiste à se familiariser avec l'application : il existe des conversations de groupe, des canaux, des contacts d'entreprise, widgets et les Bots. La première étape consistera à personnaliser votre application, et voici des choses comme le profil, l'apparence de l'application, le menu principal (l'ordre que vous voulez), même si vous souhaitez désactiver l'option de chat à partir d'autres applications Zoho, quelles notifications vous voulez, les états qu'il va gérer et la confidentialité. Dans Cliq, en haut à droite, lorsque vous cliquez ou touchez où se trouve la photo de l'utilisateur, le menu principal s'affiche pour accéder aux paramètres, au profil et aux outils.
canaux: ils sont un moyen de collaboration et de communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Ce sont des versions modifiées des discussions de groupe pour des conversations efficaces, ayant une structure similaire à la hiérarchie d'une organisation avec des rôles et des autorisations. Les canaux Cliq peuvent prendre en charge jusqu'à 5.000 XNUMX utilisateurs, et une organisation peut avoir n'importe quel nombre de canaux.
contacts: ce sont les utilisateurs qui acceptent vos invitations et vice versa. Au sein de votre organisation, vous pouvez discuter avec n'importe qui sans l'ajouter en tant que contact, mais vous ne pourrez voir son statut que s'il s'agit de votre contact. Pour discuter avec des utilisateurs d'autres organisations (utilisateurs externes), ils doivent faire partie de vos contacts.
Robots : ce sont des applications logicielles qui exécutent des tâches automatisées. En termes plus simples, le les robots Ils vous aident dans vos tâches quotidiennes et rendent votre travail plus facile et plus fluide. Tout ce que vous avez à faire est de programmer un bot pour des tâches spécifiques. Une fois inscrit, vous pouvez accéder au les robots sous la rubrique "Bots" dans la barre latérale gauche ou via la barre de recherche en haut.
Revenons aux conversations, et au type de conversations, il existe pas mal d'options d'organisation (par équipes, par domaines, avec des personnes spécifiques), mais sans aucun doute la meilleure façon de profiter de l'application est d'utiliser certaines fonctions qui aident au jour le jour, grâce à l'automatisation et à des astuces comme celles-ci :
Dans n'importe quel message de la plate-forme, en haut à droite, il y a 3 points. Cliquez dessus pour afficher un menu où vous trouverez des options pour ce message en question. Voici la possibilité de partir messages fixes, qui sont comme des tweets ou des messages fixes sur un réseau social, qui sont utilisés pour mettre en évidence un message spécifique et ainsi ne pas avoir à chercher entre les chats.
Définir un rappel : Combien n'ont pas à suivre un sujet ou à donner une réponse plus tard et finissent par oublier? Pour les messages qui doivent être résolus ultérieurement, activez le rappel ; vous pouvez définir la date, l'heure et un message supplémentaire.
Peut-être quelque chose des plus frappants dans Cliq sont les Bots. Il en existe plusieurs, le plus courant s'appelle Taz, ce qui est très utile lorsque d'autres applications Zoho sont intégrées. Par exemple, si vous avez un événement sur le calendrier, Taz envoie un message vous avertissant lorsque l'invitation arrive et là, vous pouvez l'accepter ou non ; Il vous rappelle également la convocation lorsque le bon moment arrive. Bien sûr, cela arrive aussi au courrier, mais tout le monde n'a pas un onglet de boîte de réception ouvert tout le temps; cependant, le chat oui.
Et pour ceux qui ont un chat "moi avec moi", Taz remplit parfaitement son rôle. Ce chat avec Taz, visible uniquement par chaque utilisateur.
Un autre bot très utile est Sondage, qui comme son nom l'indique en anglais, permet de créer des sondages à partager au sein de l'organisation. Vous pouvez sélectionner les durées, à qui les réponses sont présentées et à qui ou quelles conversations partager. Ainsi, dans le même chat, l'enquête est résolue, il n'est pas nécessaire d'utiliser une application tierce.
Cliq offre également la possibilité de créer votre propre les bots, mais bien qu'il soit simple, c'est déjà une classe plus avancée.
Pour gérer et respecter les temps des personnes au sein de l'organisation, il convient d'utiliser la fonction de travail à distance (Travail à distance), qui apparaît dans le menu à gauche de l'application. Le succès de cette fonctionnalité dépendra du fait que tous les membres de l'équipe l'utilisent; si oui, ils peuvent savoir qui est disponible pour un appel, ou au contraire s'il est concentré sur un travail et qu'il vaut mieux ne pas l'interrompre, s'il est en train de déjeuner ou de prendre une pause (ça vaut la peine de se reposer). Et si vous l'activez judicieusement, vous pouvez suivre le nombre d'heures que vous avez travaillées par jour.
Optimisez vos recherches dans Cliq. La loupe de recherche permet de faire une segmentation, par personnes, ou canaux, chats ou Bots. De plus, il existe des raccourcis (raccourcis) pour effectuer une recherche à des dates précises, par noms de fichiers ou par type de contenu.
A l'heure de l'écriture, utilisez certaines fonctionnalités spéciales, telles que le texte en gras, le texte plus gros, les liens hypertexte et d'autres mises en forme selon les besoins du message. Parfois, la conversation est modifiée et vous pouvez utiliser une ligne de séparation, ou vous souhaitez attirer l'attention sur quelque chose, il vaut donc la peine d'agrandir la police.
Voici quelques-unes des fonctionnalités et astuces les plus simples de Cliq, qui peuvent être très utiles pour les nouveaux utilisateurs ou ceux qui ne sont pas si " potiers ". Mais il y a beaucoup plus à faire, surtout si vous explorez le chapitre sur les intégrations avec d'autres applications. Mais c'est aussi une classe plus avancée.
Arattaï
C'est l'une des applications les plus récentes développées par Zoho, et qui, contrairement à la précédente, ouvre son spectre aux utilisateurs finaux. En d'autres termes, n'importe qui peut l'utiliser (vous n'avez pas besoin d'être un employé d'une entreprise qui dispose de la boîte à outils Zoho), en tenant compte du fait que vous n'êtes pas toujours lié à une entreprise, et en fait vous pariez sur la participation à le marché des utilisateurs mécontent de WhatsApp et de ses politiques de confidentialité et de sécurité, bien qu'il n'ait pas été créé uniquement à cette fin.
«Cette application est en développement depuis longtemps et est encore en phase de test ; Nous ne l'avons pas publié en raison de préoccupations concernant la politique de confidentialité de WhatsApp. Compte tenu de notre base de population [l'Inde], de la taille de notre marché, nous devons en faire beaucoup. Alors, dans cet esprit, nous l'avons lancé. En fait, nous pensons que Facebook ne peut pas vraiment tenir ses promesses, car son modèle commercial l'oblige toujours à briser la vie privée des utilisateurs. Je pense donc qu'il est préférable pour la plupart des gens de quitter Facebook, WhatsApp et des applications comme celles-ci. C'est ce que je crois sincèrement«, partagé avec Forbes Inde, Sridhar Vembu, fondateur et PDG de Zoho Corp.
Contrairement à Telegram, qui a une interface utilisateur légèrement différente, celle d'Arattai est similaire à WhatsApp, ce qui peut faciliter la migration.
Arattai signifie Chat en tamoul, une langue parlée en Inde (le pays d'origine de Zoho). L'application n'est disponible que pour les plates-formes Android et iOS, et elle a également ses versions Web. Officiellement, il n'a pas été publié par Zoho - il devrait être lancé en grande pompe au cours du deuxième trimestre 2021 - mais il peut déjà être téléchargé sur iOS et Android. Cependant, l'arrivée de mises à jour et de nouvelles fonctionnalités est toujours attendue.
Une fois que vous l'avez téléchargé et configuré vos utilisateurs, il est à noter qu'Arattai est livré avec un verrou de mot de passe intégré, en suivant ce chemin : Menu à trois barres dans le coin supérieur gauche -> Paramètres -> Sécurité et confidentialité -> Basculer le verrouillage du mot de passe . Sans oublier que vous avez la possibilité de choisir entre un code PIN et un mot de passe.
Un point positif important de cette application est que les numéros de téléphone des utilisateurs sont cachés aux autres utilisateurs du même groupe. Autre avantage, il permet de créer des groupes de 500 personnes, pour l'instant, mais il atteindra bientôt 1.000 XNUMX.
L'application est déjà livrée avec le mode sombre prévu. Cependant, dans les paramètres, vous pouvez activer le basculement entre le lever et le coucher du soleil locaux. Bien que cela nécessite une localisation GPS constante activée et également une autorisation de localisation. Et pour ceux qui préfèrent les mémos vocaux, lorsque vous en enregistrez un, l'application ouvre une fenêtre contextuelle supplémentaire pour votre confirmation. Vous pouvez ainsi écouter la voix que vous avez enregistrée et valider avant de l'envoyer.
Sridhar Vembu a également expliqué l'importance accordée à la vie privée.Notre modèle économique n'est jamais basé sur la publicité et c'est pourquoi nous pouvons vraiment nous engager. Parce que quelque chose comme la messagerie instantanée transmet vos conversations les plus personnelles, presque toute la vie passe maintenant par la messagerie instantanée, et il en va de même pour toutes les affaires. Arattai vient de nos racines technologiques, Zoho Cliq ; c'est une plateforme comme Slack pour les communications internes au sein de l'entreprise et la même technologie est utilisée chez Arattai. Nous allons avoir un produit très solide parce que nous avons l'expérience pour le faire. Cette application sera officiellement lancée dans quelques mois«.
Photo de couverture : Zoho Corp.
