La façon dont les entreprises sont organisées peut être un réseau complexe qui va de leur structure à la façon dont les fonctions et les responsabilités sont réparties. Pour définir le schéma, il faut répondre à des questions telles que quelle est la responsabilité de quel domaine, comment répartir les tâches, comment agit chaque département, quels sont leurs besoins spécifiques ?
Mais comme c'est le cas pour tout dans la vie, il existe différentes alternatives pour les structures organisationnelles et à la fin de l'exercice, avant de réfléchir à quel est le meilleur outil pour chaque domaine, il est nécessaire de prendre en compte davantage de facteurs contextuels.
Idéalement, vous devez avoir un plan stratégique lorsque vous faites ces définitions. Cependant, les entreprises évoluent généralement et c'est là que des ajustements, des changements ou de nouvelles orientations sont nécessaires. James Hernandez, président et co-fondateur de ConfianceEntreprise –consultant en matière financière, juridique, comptable, organisationnelle– rappelle qu'il faut avant tout reconnaître l'entreprise comme une communauté de personnes ayant un objectif commun. Et comme toutes les communautés sont différentes, cela signifie qu'il n'y a pas de formule magique d'organisation applicable à toutes les entreprises.
Une fois notre communauté et ses objectifs reconnus, il est important que pour atteindre les objectifs, tout le monde rame dans le même sens. Il est donc nécessaire de mettre en place une structure adaptée à notre situation commerciale actuelle. Désormais, les entreprises peuvent normalement être divisées en 3 grands domaines :
- Domaines stratégiques : Ce sont eux qui établissent les objectifs à atteindre et les lignes directrices pour les atteindre.
- Zones tactiques : Ce sont eux qui créent les actions concrètes pour se conformer aux lignes stratégiques préalablement définies.
- Domaines opérationnels : Ils sont l'équipe chargée d'exécuter les actions menées au niveau tactique.
Mais ce n'est certainement pas la seule façon d'organiser une entreprise. Par exemple, l'Université Catholique du Chili propose diverses structures, telles que fonctionnelles (gestion, finances, marketing et ressources humaines, horizontales ou non) ; la divisionnaire, avec la direction à sa tête et au-dessous quelques unités commerciales, production, zone commerciale et maintenance ; et le matriarcal, qui propose une direction générale en tête, avec diverses directions qui fonctionnent en bas, mais au même niveau les unes que les autres.
Dans chaque cas, des subdivisions peuvent être trouvées dans chacun de ces modèles de structure, ainsi qu'une variété de postes et de besoins spécifiques.
Si vous pensez à une entreprise, certains domaines tels que la direction générale, la finance, le juridique, les opérations, les processus, la communication ou les ressources humaines (RH) peuvent vous venir à l'esprit. Mais - bien que nécessaires - ce sont des étiquettes traditionnelles. Aujourd'hui, de nouveaux domaines stratégiques et de nouveaux postes apparaissent ; pour citer un exemple, maintenant il y a responsables e-recrutement, qui sont les personnes des RH en charge de la recherche de talents, mais via les processus digitaux et les nouvelles technologies.
« Les domaines présents dans notre entreprise doivent être intégrés par les fonctions et les instruments dont notre communauté veut disposer. ce n'est pas une décision qui devrait appartenir à une seule personne et c'est un processus qui devrait être en constante évolution. La survie des entreprises dépend de leur processus évolutif et de leur adaptabilité à modifier leurs structures en fonction des objectifs et des besoins du client ».
James Hernandez, président et co-fondateur du cabinet de conseil ConfianceEntreprise.
De quoi une entreprise a-t-elle besoin dans ses différents domaines ?
Il existe d'innombrables solutions pour répondre aux besoins des entreprises, il y en a une pour chaque point aussi spécifique soit-il. Dans le cas où cela n'existe pas, ou si les options existantes ne correspondent pas, elles peuvent être développées sur mesure. Il n'y a qu'en Colombie qu'il existe une vaste guilde, dirigée par Fedesoft, dédiée au développement de logiciels (605 sociétés affiliées de tout le pays, qui représentent environ 50% de l'industrie nationale totale des logiciels).
Avant de choisir une option technologique, le premier élément à prendre en compte est le besoin ou le défi de l'entreprise, puis de rechercher s'il existe des moyens technologiques pour soutenir la tâche, quelles alternatives existent et quel type d'alliés technologiques peuvent être trouvés.
pour les Jean-Richard Martin, Responsable Câblage pour la région andine et l'Amérique centrale en Furukawa Électrique Latam, il faut tenir compte du fait qu'en investissant dans la technologie « les dernières avancées et les équipements et logiciels les plus innovants apparaîtront toujours ; cependant, ils ne seront pas toujours les plus rentables pour répondre à mes besoins. C'est là qu'il sera essentiel de définir le budget disponible et non seulement de le voir au niveau Capex (Capital Expenses) mais aussi au niveau Opex (Operating Expenses), et de la même manière de voir le retour sur investissement que la nouvelle implémentation apportera“. Et à cela s'ajoutent quelques facteurs :
- Évolutivité des solutions.
- Temps d'obsolescence.
- Présence de fabricants sur le marché local.
- Gestion des garanties.
- Disponibilité des produits dans les canaux autorisés.
Pour sa part, Hernández explique que chaque département a des caractéristiques, des fonctions et des responsabilités différentes, mais dans tous les cas, il y a "le besoin d'un système d'information qui fournit des solutions d'automatisation et leur permet d'améliorer l'efficacité et la gestion des processus en charge, la relation avec les clients, les fournisseurs, les employés, le paiement des obligations, la gestion des dossiers et des documents, la mesure de la rentabilité", entre autres pièces de ce grand puzzle.
Aux éléments mentionnés par Martín, on pourrait ajouter la facilité d'intégration entre les différentes options (par exemple, dans Impacto TIC nous avons opté pour les solutions Zoho). Qu'une solution ne se batte pas avec une autre, que la solution A et la solution B puissent se parler, se compléter et au final apporter des alternatives pour que la zone A et la zone B d'une entreprise puissent ramer, avec des outils complémentaires. Penser à l'intégration conduit à un autre point essentiel, l'investissement.
Par le passé, les entreprises investissaient de grosses sommes d'argent pour répondre aux défis d'automatisation de chacun de ses départements – explique Hernández –, générant des coûts de maintenance élevés, une obsolescence des équipements et des logiciels, et peu de contrôle en raison du manque d'interconnexion des systèmes.
Par conséquent, l'idée que l'investissement dans la technologie est quelque chose de coûteux et exclusif aux grandes entreprises est encore dans l'imaginaire aujourd'hui. Mais nous nous souvenons de la phrase de Santiago Pinzón, vice-président de la transformation numérique chez Andi : "Il ne s'agit pas d'acheter une Mercedes Benz ou une Rolls Royce juste parce que. Il en va de même avec la technologie, il ne s'agit pas simplement d'investir pour investir ».
Les solutions technologiques, que ce soit pour ceux qui gèrent du personnel, pour ceux qui effectuent des achats, voire pour ceux qui dirigent l'entreprise, reposent sur des éléments essentiels tels que les traitements de texte, les présentations multimédias et les tableurs, qui peuvent fonctionner dans le cloud, tout comme le cas de Google Docs, qui a une version gratuite et à partir de là, il peut être aussi robuste que les besoins l'exigent.
Aujourd'hui, « les outils de travail collaboratif et l'automatisation des processus nous permettent d'améliorer les temps de réponse du personnel », Hernández nous dit, soulignant que ce type d'option génère une plus grande efficacité.
Parler de la meilleure solution pour suivre les projets, du meilleur logiciel de comptabilité ou de la meilleure technologie pour la logistique, c'est peut-être "entrer dans la chemise à onze bâtons". Ce qui est certain, c'est que plus qu'un nom ou une marque précise, « Les technologies de l'information (IT), l'intelligence artificielle, les appareils liés à l'IoT (Internet des objets), le Big Data, le cloud computing, sont des éléments communs à chacun d'entre eux ; de plus en plus la technologie devient un facilitateur et un dynamiseur des processus métier »Martin ajoute.
Des familles de services, sans oublier le matériel
Comme l'ajoute le président de Trust Corporate, au-delà des éléments de base, il existe d'autres solutions qui, selon l'organisation et son activité économique, peuvent être très utiles, telles que :
- système ERP (Enterpise Resource Planning): il s'agit d'un système de gestion d'entreprise intégré qui permet de planifier et de contrôler les ressources de l'organisation. Il est principalement utilisé pour les domaines financiers et opérationnels de l'entreprise.
- Système CRM (Gestion de la relation client) : principalement utilisé pour les domaines des ventes et du marketing dans le but de développer les clients et les ventes, par le biais de campagnes. Il est généralement intégré à certains systèmes ERP.
- Outils décisionnels (Business Intelligence): est un outil qui vous permet de générer des stratégies grâce à l'analyse de données et de prendre des décisions rapidement.
- Systèmes de centre d'appel : est une solution spécialisée de gestion des appels.
- Systèmes de point de vente ou de point de vente (Point of Sale Systems) : gère le processus de billets, factures, ventes et/ou commandes de produits.
- Systèmes BPM (Business Process Management) : cet outil permet d'améliorer la performance et l'optimisation des processus métiers de l'organisation.
- Systèmes EMS (Warehouse Management System) : système qui gère l'entrée et la sortie du stock de produits d'un entrepôt.
- Outils de gestion de documents : des solutions qui permettent d'accéder aux documents de manière agile et efficace.
- Solutions de marketing par courriel: Permet d'entrer en contact avec une base de données clients par l'envoi d'un email, pour signaler collectivement tout point d'intérêt à l'entreprise.
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Il convient de noter que, selon le type d'entreprise, il faut prendre en compte à la fois le matériel et les logiciels, car il s'agit généralement d'une combinaison d'éléments. "Souvent, nous pensons que le logiciel qui est notre interface directe est suffisant, mais nous ignorons tout le matériel, non seulement au niveau des appareils physiques, mais aussi de l'infrastructure de communication nécessaire au bon fonctionnement et à l'intégration des programmes. ”Martin conclut.
La technologie seule ne fait pas la magie
L'équipe est essentielle. Si quelque chose a été amélioré en 2020, c'est la formation et l'adoption de l'utilisation de la technologie et des compétences numériques. Avoir accès à Internet n'est pas synonyme de savoir télétravailler.
C'est pourquoi les entreprises s'intéressent de plus en plus aux candidats qui ont des compétences transversales, les soft skills et surtout qui ont grande adaptabilité.
« COMME LES MACHINES REMPLACENT LES HUMAINS DANS LES TÂCHES LES PLUS SIMPLES ET ROUTINES, ET L'INTERNET REMPLACE L'INTERACTION PERSONNELLE, LES TRAVAILLEURS DEVRONT S'ADAPTER. ILS DEVRAIENT APPRENDRE À FONCTIONNER SUR DES PLATEFORMES ÉLECTRONIQUES ET CONSACRER PLUS DE TEMPS À DES TÂCHES PLUS COMPLEXES, D'ORDRE SUPÉRIEUR, PLUS DIFFICILES À AUTOMATISER ET QUI COMPLÈTENT LES TÂCHES EFFECTUÉES PAR LES MACHINES. CELLES-CI SONT BASÉES SUR DES COMPÉTENCES COGNITIVES OU ANALYTIQUES (TELLES QUE LA PENSÉE CRITIQUE, LA CRÉATIVITÉ ET LA RÉSOLUTION DE PROBLÈMES), AINSI QUE SUR DES COMPÉTENCES INTERPERSONNELLES (TELLES QUE LE TRAVAIL D'ÉQUIPE, LA NÉGOCIATION ET LA GESTION) »
Rapport de la Banque mondiale'Effet viral : COVID-19 et la transformationcroissance accélérée de l'emploi en Amérique latine et dans les Caraïbes».
