Bien que la Colombie et le monde soient plongés dans une situation extraordinaire depuis environ un an, les mesures pour contrer les effets de la maladie ont pris par surprise de nombreuses entreprises et les équipes qui y travaillent chaque jour.
La situation pandémique passera sûrement à un moment donné, que ce soit des mois ou des années dans le futur. Avec la majorité de la population travaillant à distance – pour certains c'était la première fois de leur vie – il serait faux de penser que la pandémie n'aura pas de conséquences au-delà de l'urgence sanitaire.
La nouvelle culture du travail connecté et à distance ils vivront plus longtemps que la pandémie elle-même. La culture du travail à distance elle doit être soutenue par des équipes de ressources humaines, et les mesures que nous prenons aujourd'hui seront les piliers qui soutiendront la culture d'entreprise de demain.
Nous vous laissons ici 5 stratégies fondamentales de ressources humaines pour un travail à distance optimisé et efficace.
1 Fixer des objectifs et des attentes
L'un des aspects du travail qui a été renforcé par la pandémie est le changement dans la réalisation des objectifs. Une nouvelle façon de travailler signifie également qu'il y aura de nombreux changements, et avec eux viendra l'inconfort de devoir s'adapter à de nouvelles routines et outils.
À ce stade, il est essentiel que les équipes des ressources humaines aider à définir les attentes et des objectifs basés sur les besoins de l'entreprise, nous dit Kathy Gurchiek de SHRM. La création de documents et de protocoles sur la fréquence des vidéoconférences ou l'utilisation du courrier électronique facilite la transition vers un travail à distance plus efficace. De la même manière, le partage d'informations sur les horaires flexibles et les méthodes adéquates pour mesurer la productivité du travail sont des éléments clés dans cette nouvelle ère du travail.
Grâce à la définition d'objectifs et de processus clairs, le domaine des ressources humaines peut contribuer énormément à l'efficacité et à la productivité élevées du travail à distance.
2. Garantir l'accès aux outils
Le passage à un environnement éloigné signifie que non seulement de nouveaux outils technologiques doivent être utilisés, mais aussi les employés doivent être informés quels outils utiliser et comment les utiliser efficacement. Zoho, par exemple, inclut des applications telles que Cliq, Workdrive et Meeting dans votre suite à distance, ainsi que d'autres développeurs ont des packages complets qui nécessitent une formation minimale.
Avec ce type d'outils, des domaines tels que la nécessité d'avoir une plate-forme pour les visioconférences, le chat d'entreprise et la facilité de partage de documents peuvent être couverts. Les Ressources Humaines doivent s'assurer non seulement de l'accès de tous les collaborateurs à ces outils, mais aussi de leur bon usage.
Encore une fois, l'établissement de protocoles clairs pour les vidéoconférences et l'utilisation du chat d'entreprise faciliteront le travail et augmenteront la productivité de l'entreprise.
3. Créer des protocoles de communication
Une fois que les outils les plus appropriés pour le travail à distance sont compris, la prochaine étape est créer une documentation claire sur son utilisation, conseille Kelly ann Doherty du Forbes Human Resources Council. Dans certaines entreprises, les employés communiquent quotidiennement avec leurs supérieurs, soit par des réunions privées, soit par des réunions qui incluent l'ensemble du groupe de travail.
La visioconférence quotidienne peut prendre beaucoup de temps pour certaines entreprises, elles s'appuient donc sur des chats professionnels (tels que Zoho Cliq, Slack, etc.) pour suivre les tâches des employés. De la même manière, il peut également être productif de créer des normes pour les e-mails qui incluent des métriques telles que la méthode et le temps de réponse.
- Utilisez une plateforme de messagerie – telle que Zoho Cliq – pour faciliter les communications quotidiennes et urgentes. La version traditionnelle de WhatsApp n'est pas destinée à être un outil d'entreprise et il vaut la peine de rechercher des solutions plus adaptées.
- Avoir un standard de temps de réponse adéquat pour mieux contrôler les emails.
- Définissez quelles interactions nécessitent une visioconférence et lesquelles n'en nécessitent pas pour éviter la surcharge des réunions.
- Maintenir une communication de niveau officiel et général par e-mail.
- Faites en sorte que les lignes de communication entre les employés soient très claires. Que faire s'il n'y a pas de réponse par mail ? Quand est-il nécessaire de programmer une visioconférence et quand ne l'est-il pas ? Quand est-il judicieux de contacter les ressources humaines ?
4. L'interaction sociale est toujours vitale
La communication d'entreprise est essentielle pour le progrès de l'entreprise, mais tout aussi importante est la santé mentale de ses employés. Dans un environnement de quarantaine il est important de promouvoir les initiatives qui encouragent l'interaction sociale de leurs employés sur des sujets non liés au travail.
En pleine pandémie de Covid-19, elle a également explosé la pandémie d'épuisement professionnel, qui en anglais est connu sous le nom de Burnout. L'un des facteurs pour lutter contre cette situation est la création d'espaces récréatifs ; des environnements où les employés peuvent se vider l'esprit des questions de travail et mieux se connaître.
Ceci, en plus de contribuer positivement aux habitudes des employés, contribue également à créer un sentiment de communauté beaucoup plus étroit et plus solide.
5. Il n'est jamais trop tard pour innover
Lors de la création de toutes ces nouvelles dynamiques de ressources humaines pour le travail à distance, L'idée d'innovation ne doit jamais être perdue. L'outil que vous utilisez actuellement peut ne pas correspondre aux besoins de votre équipe et celle-ci doit chercher de nouveaux horizons.
Par exemple, la migration des processus opérationnels de Zoho Sheet vers Zoho Sprints peut prendre du temps pour s'adapter. Cependant, Ces processus d'innovation doivent avoir des délais de planification et d'exécution adaptés aux attentes suscitées.
À ce stade, il est également très important écouter les commentaires d'équipes de travail. Qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Quels processus peuvent être améliorés et mieux adaptés aux objectifs de l'entreprise ? Ce sont des questions qui doivent encadrer l'innovation des stratégies de Ressources Humaines.
La tâche de bien gérer les ressources humaines a complètement changé avec l'introduction du travail à distance. Cela ne veut pas dire qu'elle doit être moins productive, mais simplement que les processus doivent être adaptés pour pouvoir atteindre la même efficacité qu'avant et même la dépasser.
Image principale: Cytonn Photographie on Unsplash
