Cuando lanzamos el calendario de Eventos TIC de 2020 (está en actualización) con la idea de destacar las citas más relevantes de tecnología, innovación y ciencia en Colombia y el mundo, no previmos –como no las había previsto nadie– las consecuencias del nuevo coronavirus. Sabíamos que llegaría eventualmente, pero no sabíamos cómo alteraría las agendas. En un primer momento vimos cancelaciones de eventos, luego aplazamientos y finalmente una explosión de eventos virtuales.

La exploración de herramientas, formatos, actores, temáticas, estrategias y otros elementos ha sido insaciable. Semanalmente compartimos recomendaciones en redes sociales (con la etiqueta #EventosTIC) y en nuestro newsletter semanal. La innovación no se ha detenido; sin embargo, en esta exploración se ha visto de todo: eventos excelentes (en contenido y herramientas), nuevas plataformas, algunos de los que se esperaba más, otros que pasan desapercibidos y sorpresas de todo tipo.

En primera instancia, preguntamos a nuestra audiencia en redes sociales sobre cuáles habían sido los eventos virtuales que más habían disfrutado y el porqué. Se destaca la importancia de la puesta en escena, la creatividad, las plataformas y el contenido.

¿Cómo hacer eventos virtuales de tecnología, innovación y ciencia?

Al estar dentro del mundo de la tecnología, la vara con la que se mide la calidad de los eventos virtuales es más alta, precisamente porque es el sector que sabe de estos temas. Justamente Zoho Latinoamérica realizó un completo taller sobre lo que se necesita para hacer un evento virtual (que aplica a cualquier sector). Se trata de un balance entre creatividad, estrategia, contenidos y conocimiento de herramientas y comunicación digital.

Es necesario hacer planeación, definir objetivos y de eso dependerán decisiones como el tipo de plataforma, la agenda, las personas invitadas, la duración y las acciones antes, durante y después del evento virtual.

Sobre los conferencista, voceros, speakers o como les quieran llamar, siempre será mucho mejor que posean muy buenas habilidades comunicativas y conocimiento de las herramientas. Por ejemplo, que tengan un muy buen lenguaje corporal, manejo de su voz (tono, intensión y modulación), que sepan contar historias, que tengan un dominio de la audiencia, dinamismo, que sepan interactuar, que tengan buen manejo del tiempo y de la cámara (que no enfoquen la papada es vital, vean este video para tener en cuenta algunas recomendaciones). Parecen cosas evidentes, pero nunca están de más, porque así como se han visto muchas experiencias excelentes, hay otras que no cumplen con las expectativas.

Eduardo de la Rosa, representante de Soporte al Cliente de Zoho Latinoamérica, destaca los siguientes elementos, que sí o sí se deben tener en cuenta:

Algunas recomendaciones: las estrategias de marketing se pueden autogestionar (pero es necesario aprender a hacerlo). El Storytelling se refiere al arte, al trabajo de contar una historia para conectar con sus usuarios (‘echar el cuento’ de diferentes maneras, en diferentes plataformas y con diferentes formatos). Para que otras personas le crean el cuento hay que saber contarlo, y ojalá contar historias sencillas (lo cual llega a ser de lo más complejo). Las conversaciones naturales son más valiosas que leer un libreto.

Vilma Nuñez, consultora internacional de markting digital, define el storytellyng así: «Es el arte de contar una historia usando lenguaje sensorial presentado de tal forma que trasmite a los oyentes la capacidad de interiorizar, comprender y crear significado personal de ello«.

Vean aquí la sesión sobre Storytelling del diplomando de la Universidad Jorge Tadeo Lozano y Redactores Publicitarios.

Checklist para organizar un evento virtual

Una vez definidos los objetivos (una pauta para definirlos pude ser usar el método Smart, que propone establecer metas: Simples, Medibles, Alcanzables, Relevantes y en un periodo de Tiempo), un paso siguiente es definir las plataformas que se van a usar.

Y sí, es en plural. Por lo general un evento virtual implica el uso de varias herramientas, bien sea para el steaming, para el detrás de cámaras, para hacer la convocatoria, para hacer difusión, para medir los resultados y demás.

En el caso de Zoho ofrecen 3 aplicaciones diferentes, que integradas pueden generar una gran experiencia: Zoho Meeting, Zoho Showtime y Zoho Backstage. Permiten crear eventos de manera muy sencilla, solo hay que revisar los tutoriales que la misma empresa ofrece.

Otro ejemplo es Streamyard, la cual usamos en Impacto TIC para nuestros hangouts (que son eventos virtuales). Hay que destacar que la elección de la plataforma es de sumo cuidado, porque hay que garantizar la seguridad (por ejemplo, hay que evitar que terceros entren a sabotear el evento con pornografía, algo muy recurrente) , la privacidad, la protección de los datos, la experiencia de usuario, las integraciones (con otras aplicaciones) y la accesibilidad. Cualquiera que sea la elección, conozcanla, ‘cacharréenla’ y cuando llegue el momento, explíquenle muy bien a su audiencia cómo funciona.

De igual manera, en el evento de Zoho se resaltó la importancia de conocer el público (desde la estrategia inicial se saber a quiénes se quiere llegar) y en el momento en vivo, porque es necesario saber desde dónde lo están viendo. Eso incidirá en el lenguaje, en los recursos, en la diferencia horaria; y también mencionó la importancia de conocer las condiciones de conexión geográfica, para poder ofrecerle soluciones.

Luego de tener el evento montado (en cualquiera que sea la herramienta), hay que tener en cuenta los siguientes pasos:

  • Anunciar
  • Promover
  • Ejecutar
  • Analizar

No hay una única manera de hacer eventos virtuales, no hay una formula mágica, pero en cualquiera que sea el caso, hay que intentarlo. Son una gran oportunidad para personas y organizaciones (públicas, privadas y de cualquier característica); en momentos en los que se extraña el contacto presencial, justamente el valor más importante es estar lo más cerca posible, ver una cara humana ayuda bastante, escuchar una voz humana también incide (no quiere decir esto que las opciones con avatares no sean válidas, aunque tampoco son la opción favorita).

El valor está en saber contar la historia, que los invitados estén en sintonía con esa historia (esos mensajes) y en cómo esto puede generar algo, un cambio positivo, una transformación, formación o recursos relevantes. Que al final de la jornada el visitante sienta que su asistencia valió la pena, no se trata de generar likes o reproducciones porque sí.

La pandemia sí generó cambios, la cuestión es la postura que se tome, condenarnos o hacer algo al respecto.

Revivan aquí el taller completo para organizar eventos y entrenamientos virtuales: