La empresa colombiana Archivos y Sistemas AYS tiene plataformas sencillas que ya se han exportado a países como Nicaragua y Costa Rica.

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Miles de millones de hojas de papel se gastan cada año en las oficinas del mundo, un gasto que en la mayoría de las ocasiones es innecesario y que hoy en día, con las nuevas tecnologías, se puede reducir.

Archivos y Sistemas AYS es un emprendimiento digital que ofrece el desarrollo de productos propios de software y que está conformado por un equipo especialista en conocimiento de normas en gestión documental, calidad de la información y eficiencia administrativa. Gracias a esto, brinda un servicio integral con eficiencia en los procesos archivísticos a través del producto digital Siged.

Siged –Sistema de Gestión Documental– es un servicio en la nube que permite mantener el control efectivo del archivo y de la correspondencia con su ventanilla única virtual. Estos procesos se hacen de forma segura, controlando los expedientes físicos y electrónicos en cualquier entidad.

Dayane Gloria Fernández Neira, gerente de Archivos y Sistema AYS, afirmó que con el paso de los años la compañía se ha convertido en un aliado principal dentro de las empresas, ya que mantiene un registro de los documentos que se generan en ellas, desde la correspondencia recibida y enviada, hasta los documentos del archivo central e histórico.

“Los documentos físicos escaneados y los documentos electrónicos (PDF, hojas de cálculo, texto, imágenes) se agregan al sistema para tener un soporte digital de la información. Nuestros tres diferenciales con la competencia son los análisis estratégicos de la entidad, la realización de una transformación digital y la organización de los documentos para el control efectivo de la información a través de la herramienta tecnológica Siged”, afirmó la gerente.

De esta manera, considera que se tiene el conocimiento archivístico de varios y que sus desarrollos de software se basan en la experiencia de los usuarios y en las normas archivísticas.

“Somos innovadores porque el proceso de la radicación de las comunicaciones en algunas empresas es manual, y ofrecemos una herramienta TIC para el control de la información desde la recepción hasta su destino final en el archivo”, asegura.

“Los documentos físicos escaneados y los documentos electrónicos (PDF, hojas de cálculo, texto, imágenes) se agregan al sistema para tener un soporte digital de la información. Nuestros tres diferenciales con la competencia son los análisis estratégicos de la entidad, la realización de una transformación digital y la organización de los documentos para el control efectivo de la información a través de la herramienta tecnológica Siged”

Dayane Fernandez Neira.

Presencia en 10 países, y va por más

Debido al cambio conceptual del mundo empresarial desde el plano ambiental, muchas compañías han tenido que implementar cambios en sus procesos con miras al cuidado del medio ambiente, pues más del 30 % de los árboles se usan para la producción de papel.

De esta manera, la compañía considera que ha tenido un impacto sobresaliente en la cultura colombiana y en la de los países en donde tienen presencia, debido a que sus clientes han generado un cambio de cultura organizacional evitando el gasto inadecuado de papel.

Actualmente, el producto Siged se encuentra operando, además de Colombia, en Ecuador, Perú, Bolivia, Chile, Uruguay, Paraguay, Panamá, Costa Rica y Nicaragua.

Sus casos de éxito en Colombia son la Empresa de Servicios Públicos de Santander (Esant), la Personería de Bucaramanga, la Red Salud Casanare, la Caja de compensación Familiar Comfacasanare y el Hospital Psiquiátrico San Camilo en el departamento de Santander.

En 2019, la compañía ganó la convocatoria Crea Digital, del Ministerio TIC, para desarrollar la serie animada Las mil y una tardes, uno de los hitos en su trayectoria.

Archivos y Sistemas AYS contribuye al cuidado del medio ambiente con el uso de tecnología que remplaza el papel.

Ficha técnica

Nombre
ARCHIVOS Y SISTEMAS AYS.
Campo/sector
Industria TI, Emprendimiento Digital.
Fundador
Edwin Arias y Dayane Fernández Neira
Año de fundación
2018.
Descripción
Un equipo especialista en conocimiento de normas en gestión documental, calidad de la información y eficiencia administrativa, que entrega a las empresas un servicio integral para que sean más eficientes los procesos archivísticos a través del producto digital Siged.
Productos y servicios
Sistema de Gestión Documental (Siged) es un servicio en la nube que permite mantener el control efectivo de la correspondencia con su ventanilla única virtual y el archivo. El control se hace a los expedientes físicos y electrónicos en cualquier entidad.
Sitio web
www.siged.co, www.archivosysistemas.com
Twitter
@dyafer
Facebook
AYS_ Siged
Instagram
@AYS_ Siged

Este contenido periodístico es parte del proyecto AceleraKit, una iniciativa del Ministerio TIC, Tecnalia Colombia y Cymetria que busca fortalecer las empresas de Emprendimiento Digital, Industria TI e Industria Creativa Digital.