9 consejos de etiqueta para mejorar las reuniones virtuales de trabajo

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Diversos contenidos en Internet nos hablan de la importancia y los beneficios de las reuniones virtuales, como que nos permite ahorrar tiempo y aumentar la productividad en los entonos laborales. Pero se pasan por alto aspectos básicos y que tal vez daríamos por sentados como los de etiqueta.

Hoy en pleno 2018 con el apogeo del emprendimiento, los ciudadanos digitales, la disrupción de tecnologías y la economía naranja, existen quienes aún descuidan o desconocen la etiqueta digital. Y es que tener una buena participación en una videoconferencia es tan vital como si fuera presencial, pues los resultados pueden ser desfavorables, especialmente en temas de reputación, marca personal y hasta cierre de negocios.

Aunque parezcan evidentes estas son algunas pautas, no negociables, de etiqueta para las reuniones de trabajo y videoconferencias (hangouts) públicas:

1. Selección del espacio de trabajo:

¿Imaginan a alguien que en plena reunión presencial vaya al baño y deje la puerta abierta? No pasa, y tampoco debe pasar en línea. Recuerde, es una reunión de trabajo no una charla informar entre amigos y en consecuencia procure tener un espacio ideal para este tipo de reunión. No atienda la videoconferencia desde su cama o acostado en un sillón. Preferiblemente que sea desde su estudio y recuerde el Libro Blanco: El ABC del teletrabajo en Colombia, donde recomiendan tener su espacio de trabajo.

Foto: Libro Blanco: El ABC del teletrabajo en Colombia.

2. Presentación personal:

No importa si la reunión es en la madrugada, en la tarde o la noche, es una reunión de negocios y es necesario estar acorde a la ocasión. No es aconsejable presentarse en pijama, aunque tampoco implica alquilar frac para la ocasión. Es necesario prestar atención a la higiene, el peinado y demás. ¿Cómo se vestiría para ir a una reunión de trabajo presencial?, sucede lo mismo con las videoconferencias. Si quiere usar babuchas está bien, siempre y cuando no salgan en cámara.

3. Preste atención al entorno:

Si bien ya se mencionó el lugar de trabajo, es importante tratar de tener un entorno favorable. Si vive con otras personas, pídales el favor de no interrumpir, o cierre la puerta (con candado) del estudio o espacio donde esté. Si tiene mascotas, asegúrese de haberlas alimentado y demás para evitar que estén impacientes durante la reunión.

En caso de que no pueda controlar lo que sucede alrededor, desactive el micrófono y así su audiencia no será interrumpida por el ruido que se genere en su entorno. Actívelo de nuevo solo cuando vaya a realizar alguna intervención. Aplica la misma recomendación para el video, si entra alguien o algo en escena que interrumpa o incomode, puede desactivar la imagen, poner todo en orden y regresar.

Recordemos la famosa y bochornosa irrupción de los niños en medio de una entrevista. aunque la historia tuvo un desenlace feliz, es el perfecto ejemplo.

4. Procure no comer o beber:

Es incómodo escuchar a alguien comiendo en medio de una reunión. Si bien el nivel de tolerancia varía, en ocasiones el ruido es incómodo y resulta siendo tanto un distractor, como una falta de respeto para algunas personas. En lo posible evite comer, beber,  fumar, bostezar o jugar.

Si el caso es de hambre exagerada, de pronto la reunión es muy temprano y no ha desayunado, entonces desactive imagen y audio para evitar molestias a su audiencia.

5. Evite hacer otras cosas:

Aunque el ‘multitasking’ pueda ser una cualidad importante, en una videoconferencia no es recomendable. Está en una reunión de trabajo, enfóquese en eso y transmita que es lo que le importa en ese preciso momento. A no ser que sea por temas de la misma reunión, evite estar moviendo sus ojos por otras tareas, estar pegado a su teléfono,  haciendo clics o tecleando, pues resulta molesto e incluso grosero.

6. Cuide el lenguaje verbal y corporal:

La postura corporal también es importante, y va ligada a la selección del espacio de trabajo. Siéntese derecho, no atienda una reunión de negocios tendido en el sofá o en la cama.

Modular, vocalizar y cuidar el volumen a la hora de hablar es relevante. Por favor no susurre, pero tampoco grite. Asegúrese de que va a transmitir bien su mensaje y que le escucharán como debe ser. Evite hacer chistes, pues según Enterpreneur, “está comprobado que las bromas por videochatting son 30 por ciento menos graciosas que en persona”.

7. Seleccione bien el encuadre:

Coloque la cámara en un buen ángulo, que no esté demasiado abajo o arriba. No es bueno tener cabezas cortadas, o demasiado cerca en un primer plano de la nariz. Los ángulos de cámara extraños pueden ser muy molestos y poco favorables durante las llamadas de videoconferencia.

Asegúrese de que su cámara esté a la altura de los ojos y tenga en cuenta el fondo, puede ser una pared o un espacio sin distracciones.

8. Es mejor no entrar en polémica 

En una reunión de trabajo es prudente estar enfocados en eso, el trabajo. No se aconseja tener en pantalla referencias a temas polémicos, como fútbol, religión o política, entre otros. Por ejemplo, el uso de camisetas de fútbol, banderas políticas y relacionados. No se trata de mentir sino, son solo características básicas de etiqueta.

9. Revise los elementos técnicos:

Aunque existe variedad de dispositivos móviles, la recomendación es que, como está trabajando, lo haga desde un ordenador ya sea de escritorio o portátil. De esta manera también se asegura de estar en su lugar de trabajo y no recorriendo toda una estancia con teléfono en mano generando distracción y probablemente ruido para su audiencia.

Verifique su conexión, así como la batería del dispositivo que esté usando para no quedarse fuera en medio de la reunión. Compruebe video y audio antes de iniciar la videoconferencia, preferiblemente use audífonos y se recomienda silenciar el micrófono siempre, solo activarlo cuando vaya a realizar alguna intervención.

La atención al detalle siempre es importante y si bien las herramientas y el entorno digital nos ofrecen oportunidades innovadoras y productivas, ellas solas no hacen toda la tarea. Está en nuestras manos que las reuniones de trabajo o apariciones públicas a través de videoconferencias sean realmente exitosas. Ante cualquier duda pregúntese a sí mismo, ¿haría esto o aquello en una reunión presencial?

Periodista y capoeirista. Curiosa de los temas emprendimiento, música, deportes, el estudio sobre el periodismo, la comunicación digital y de cómo la tecnología es una facilitadora y una herramienta de transformación social.

Last modified: 11 mayo, 2018

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