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¿Qué es urgente, qué es importante y cómo usar estos conceptos para ser más productivos?

Una de las viñetas más conocidas de la popular Mafalda es aquella en que la pequeña niña sentencia «Como siempre: lo urgente no deja tiempo para lo importante». Y aunque seguramente también es una de las frases más utilizadas a la hora de abordar el tema de la productividad, lo cierto es que no pierde vigencia, entre otras cosas porque hay personas que no tienen clara la diferencia entre los 2 conceptos.

Llevar esta confusión al campo laboral –no tener clara la diferencia entre lo urgente y lo importante– puede llevar también a que se les dé prioridad a tareas que no necesariamente son las que van a permitir cumplir las metas de manera óptima y a tiempo. Pero para empezar a establecer la diferencia, tal vez sea mejor citar un par de ejemplos de la vida cotidiana, que Amikam Yalovetzky, experto en productividad y fundador de Tiger Academy, comparte en esta ocasión:

  • Si usted es un fanático del fútbol y faltando 5 minutos para que comience el partido de su equipo favorito todavía va a mitad de camino desde la oficina, es urgente llegar a casa para poder ver el juego por televisión desde el comienzo. Pero, ¿realmente es importante si se pierde los primeros 15 minutos? ¿No podría escuchar el comienzo del encuentro en el radio del carro? Sí, seguramente todo dependerá de su pasión por el deporte, pero en esencia no sería grave.
  • Si usted es soltero y vive solo, mantener el baño limpio es importante como una medida de higiene; pero si llegó tarde a la casa y no logró limpiarlo hoy, es posible que pueda esperar hasta mañana. ¡Pero si su novia viene a visitarlo esta noche, limpiar el baño no solo va a ser importante, sino que se convierte en urgente!

En los ejemplos anteriores es claro que la importancia y la urgencia dependen, de alguna manera, de las circunstancias específicas. Hacer el informe del mes –para entrar de una vez al campo laboral– es importante, pero si todavía es 15 o 20, podrá dejarlo para más adelante. Pero entre el 28 y el 30 comenzará a aumentar su urgencia. Sin embargo, es necesario que desde el 15 o el 20 separe en su agenda el tiempo que necesitará para ejecutar esa labor en el momento oportuno, sin esperar hasta última hora.

La importancia y la urgencia también dependen del impacto que cause la tarea en el plano emocional y en el tiempo: «A veces perdemos el tiempo pensando ‘qué me voy a poner hoy’ o ‘qué voy a almorzar’, pero en realidad eso no tiene ningún impacto a largo plazo. Ir al cine con un hijo es importante porque puede fortalecer la relación o acercarlo a sus padres, pero no es urgente… salvo que la película ya vaya a salir de cartelera», señala Yalovetzky.

Aquí entra en juego un aspecto en el que el fundador de Tiger Academy es insistente y sobre el que ya se ha hablado en ocasiones anteriores en esta serie de contenidos sobre productividad: es importante planificar muy bien las actividades y establecer prioridades. Para lograrlo, se puede usar una herramienta llamada la Matriz de Eisenhower, en la que las actividades se ubican en 4 cuadrantes diferentes, según los criterios de importancia y urgencia.

En el primer cuadrante se asignan las labores que son urgentes e importantes. Esas hay que hacerlas de inmediato, casi sin pensarlo dos veces.

Las tareas que son importantes pero no urgentes van en el segundo cuadrante; estas se pueden posponer para más tarde o para el día siguiente; pero, como ya se mencionó antes, debe ser una decisión en la que haya plena consciencia de que es una tarea pendiente que se debe resolver.

Y si la tarea es urgente pero no importante (tercer cuadrante), existe una gran posibilidad de que se puede delegar a alguien más en el equipo de trabajo, que tenga la capacidad para realizarla de manera óptima.

Claro, todavía queda el grupo de tareas que ni son importantes ni son urgentes, que seguramente se pueden dejar para un momento en el que no interfieran con ninguna otra actividad o podrían posponerse indefinidamente sin que eso implique no avanzar en el logro de las metas.

Si todo es importante, nada es importante

¿Pero qué pasa si todo en su agenda es importante y urgente? Entonces, resulta que todas sus tareas tienen la misma prioridad, en cuyo caso lo que sucede es que, realmente, ¡ninguna es más importante o más urgente que las otras!

Si aún así siente que no logra establecer prioridades, Amikam Yalovetzky aconseja: «Cuando hablamos de las tareas más importantes (MIT, por su sigla en inglés) yo pongo tres categorías: la urgencia que tienen, la satisfacción que te dan y la alegría que te proporcionan. Hacer el reporte para mañana es urgente; terminar de crear el perfil del cliente ideal es importante porque me permite salir a buscarlo, luego me va a dar satisfacción, pero además me deja avanzar en mis metas. Arreglar las fotos de la vacaciones de hace 4 años puede darme solamente alegría».

El experto reconoce que cada persona tiene un criterio diferente para definir las cosas que pueden ser urgentes, que pueden darle satisfacción o que pueden darle alegría, pero es necesario tener claros esos aspectos para definir a qué tareas se les da prioridad. Y especialmente al hablar de trabajo, el reto es identificar esas que permiten avanzar más en el logro de las metas.

Imagen principal: Pxhere.

Redacción
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