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Cómo preparase para el regreso al trabajo presencial

El regreso a la presencialidad laboral podría requerir algunos ajustes similares a los que se tuvieron que hacer ‘a la fuerza’ y sobre la marcha cuando las actividades se volvieron virtuales. Pero antes de hablar de productividad en la pandemia hay que devolvernos a la prepandemia. A veces pensamos que todo era perfecto antes del coronavirus, pero lo cierto es que hay que preguntarse ¿qué tan cansados nos sentíamos? y ¿cómo era esa antigua normalidad?

Para el fundador de Tiger Academy, Amikam Yalovetzky, lo primero que se debe hacer antes de volver al trabajo presencial es pensar en qué se hacía antes de la pandemia que no estaba tan bien. Preguntas como ¿qué no quiero llevar de vuelta a la oficina? o evaluaciones internas acerca de lo que ha funcionado en estos meses de teletrabajo permiten llegar con un plan de acción a la oficina.

Esto último es fundamental si no queremos volver a tener los mismos problemas de antes, por lo que es importante tener presente lo que recomienda Amikam a sus ‘tigers’: «El lugar no es lo que cambia mi productividad».

Otro consejo para el regreso al trabajo presencial tiene que ver mucho con la frase que reza: «La planificación da libertad para poder realizar cambios cuando cosas que no estaban planeadas ocurren». Esta frase del fundador de Tiger, lejos de ser una cita de inspiración solamente, nos habla de la importancia de tener control sobre el tiempo y dejar un espacio para los imprevistos. Para esto, es necesario manejar una agenda que nos permita organizar mejor el tiempo y saber qué es lo urgente.

Planificar el día no solamente nos sirve para ‘hacer hueco’ a los imprevistos, sino que también es importante para saber los momentos en los que puedo tomarme un break. Para Amikam es importante tomarse breaks que involucren salir a caminar 5 o 10 minutos o irse a hacer un café, porque la idea es hacer un break verdadero que sirva para despejarse un momento del trabajo. También se recomienda aprovechar los espacios naturales que se tienen a disposición, como el jardín o un parque público.

Otro consejo para retomar la productividad en la oficina o incluso en el teletrabajo es utilizar los momentos de alta energía para trabajo profundo. Tenemos la tendencia de empezar por lo fácil y cuando llegamos a lo difícil ya estamos cansados, con dolor de cabeza y simplemente nos tomará más tiempo, y tal vez no salga tan bien. ¿Cómo resolver esto? Entre las herramientas que ofrece Tiger existe una plantilla de 168 horas (el equivalente a una semana) en la que se pueden consignar las actividades que se realizan a cada hora, para identificar en qué momentos del día estamos más enérgicos para hacer esos trabajos profundos o que resultan difíciles. Imagine desperdiciar su mejor hora viendo Netflix o respondiendo correos; esta tabla le ayudará a evitar este problema.

Productividad
Imagen: Fernando Hernandez en Unsplash

Normalmente la gente tiene la tendencia de responder correos en las horas de la mañana. Amikan Yolovetzky llama a eso ‘la carreta’, porque no se puede bajar de ella y uno resulta montado hasta donde lo lleve. La clave para no montarse en esa ‘carreta’, es tomarse un tiempo específico en el día para contestar correos y, también, considerar que si tiene que dejar pasar 24 horas para responder un mail esta bien, muchas veces no es necesario contestar inmediatamente. Recuerde que es mejor fijar en su agenda una hora determinada en el día para hacer esa tarea y no estar dedicándole raticos cada vez que llegan nuevos correos.

Otra cosa muy importante es empezar a automatizar procesos con plantillas para tareas que son repetitivas o pagos recurrentes que se pueden automatizar, esto le permitirá ahorrar tiempo en procesos repetitivos e invertirlo en tareas más importantes.

Finalmente, recuerde que ser productivo no es dedicarle más horas al trabajo. Productividad no significa lo mismo para todo el mundo. Para Amikam ser productivo es irse a dormir y decir «hoy fue un buen día, cumplí con las tareas prioritarias». Se trata de hacer algo que esta relacionado a algo más grande y para ello tenemos los MIT (las tareas más importantes). Enviar 8.000 e-mails o reportes no es ser productivo, tal vez es ser eficiente.

Tenga en cuenta que nunca vamos a acabar el trabajo, nunca. Siempre hay algo nuevo que hacer. Primero defina qué es ser productivo para usted y entienda que la productividad es la suma de energía y tiempo, y ninguno de estos dos es ilimitado.

Imagen principal: Christin Hume en Unsplash