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¿Se puede administrar el tiempo o el tiempo nos administra a nosotros?

Aunque una persona se levante 2 horas más temprano o se acueste 4 horas más tarde, el día solamente tiene 24 horas. Por eso, el concepto de administrar el tiempo puede no ser completamente correcto. La mejor manera de resolver este ‘acertijo’ es administrarnos a nosotros mismos para decidir cómo emplear mejor nuestro tiempo.

Como todavía no ha nacido la persona que pueda detener el tiempo, y las horas siguen pasando, lograr esta empresa depende en gran medida de cuánto nos conozcamos a nosotros mismos, para que podamos decidir con seguridad a qué actividades y proyectos les dedicamos ese bien tan preciado. Así lo enseña Amikam Yalovetzky, experto en temas de productividad y fundador del método Tiger.

A qué actividades dedicamos el tiempo y en qué momento lo hacemos son decisiones ligadas a nuestro nivel energético. Y cada persona es un mundo aparte cuyas energías también funcionan de manera distinta: hay personas que tienen más energía por las mañanas; otras, por la tarde, y algunas más, en la noche. «Si logramos identificar esos momentos en los que nuestra energía es mayor y logramos enfocar las tareas más importantes en ese tiempo, las vamos a hacer mucho mejor, más rápido, con mejores resultados. Vamos a ser más productivos», asegura Yalovetzky.

Sin embargo, conviene dejar claro que ser más productivo no solamente es hacer más cosas. No es leer 200 correos en lugar de 150. Es enfocarse en lo importante, lo que nos permite avanzar como profesionales y como personas.

Pero también es importante aprender a no forzarse: «Cuando estoy bajo de energía y debo hacer el reporte del año, me voy a demorar 8 horas en lugar de 2. Primero que todo debo reconocer cuáles son mis estados energéticos máximos durante el día y aprovecharlos para hacer trabajo profundo, aquel que requiere pensar, que necesita nuestras habilidades y conocimientos, nuestra creatividad». Al dedicar el tiempo en el que tenemos más energía a las tareas más importantes, nos administramos de manera que logramos ‘ahorrar tiempo’, porque en lugar de demorarnos 8 horas haciendo una tarea, nos demoramos solo 4.

El mito de la multitarea

En este orden de ideas, también es necesario romper algunos mitos, como el de que somos multitasking o multitarea. Numerosos estudios comprueban que cuando nos desenfocamos de una tarea, tardamos unos 23 minutos en promedio para volver a enfocarnos en ella de manera productiva. No es posible mantener el 100 % de la atención en 2 tareas a la vez, esta siempre se reparte, por lo que trabajar en más de una tarea al tiempo es no darle la atención suficiente a cada una de ellas.

Lo bueno es que se pueden aprender técnicas que, a través de la repetición, nos generan hábitos y podemos experimentar un cambio. Así, si hoy solamente logramos concentrarnos unos pocos minutos en una tarea, el hábito nos permitirá hacerlo durante tiempos más prolongados y ser así más productivos.

Claro, cuando se trabaja en equipo no es fácil que los tiempos más productivos de todos coincidan, de manera que las actividades en grupo (reuniones con los jefes, con los clientes, por ejemplo) pueden interferir con las horas más productivas. En ese caso hay que ceder un poco, pues la idea tampoco es aislarse de lo que sucede alrededor.

Se puede intentar bloquear la agenda para las reuniones en sus horas más productivas, tratar de mantener el esquema que mejor funciona para uno en la mayoría de los casos; pero al final, aprender a ceder en algunos de ellos también es necesario. O negociar. Por ejemplo, los jueves suelen ser los días más adecuados para hacer reuniones de grupo, de manera que podría ser más sensato programar la mayoría de reuniones posible para ese día.

Al final, lo importante es tener claro que cada semana tiene solamente 7 días de 24 horas cada uno, ni más ni menos, por lo cual es fundamental aprender a administrarse para lograr que esas horas sean suficientes para cumplir las tareas más importantes. Por más que se intente, un día no tendrá más horas ni una semana tendrá más días.

Imagen principal: Geralt (Pixabay).

Redacción
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