Quando lançamos o calendário de eventos TIC 2020 (está sendo atualizado) com a ideia de destacar os eventos de tecnologia, inovação e ciência mais relevantes da Colômbia e do mundo, não prevíamos – como ninguém havia previsto – as consequências de o novo coronavírus. Sabíamos que isso aconteceria eventualmente, mas não sabíamos como isso atrapalharia os cronogramas. No início vimos cancelamentos de eventos, depois adiamentos e, finalmente, uma explosão de eventos virtuais.
A exploração de ferramentas, formatos, atores, temas, estratégias e outros elementos tem sido insaciável. Semanalmente compartilhamos recomendações nas redes sociais (com o rótulo #Eventos de TIC) e em nosso boletim semanal. A inovação não parou; no entanto, esta exploração viu de tudo: excelentes eventos (em conteúdo e ferramentas), novas plataformas, algumas mais esperadas, outras que passam despercebidas e surpresas de todos os tipos.
Em primeiro lugar, perguntamos ao nosso público nas redes sociais quais eventos virtuais eles mais gostaram e por quê. A importância de encenação, criatividade, plataformas e conteúdo.
Como fazer eventos virtuais de tecnologia, inovação e ciência?
Por estar dentro do mundo da tecnologia, o critério com que se mede a qualidade dos eventos virtuais é maior, justamente por ser o setor que conhece essas questões. Precisamente a Zoho Latin America realizou um workshop completo sobre o que é necessário para realizar um evento virtual (que se aplica a qualquer setor). É um equilíbrio entre criatividade, estratégia, conteúdo e conhecimento de ferramentas e comunicação digital.
É preciso planejar, definir objetivos e decisões como o tipo de plataforma, a agenda, as pessoas convidadas, a duração e as ações antes, durante e depois do evento virtual dependerão disso.
Sobre o palestrante, porta-vozes, caixas de som ou como você quiser chamá-los, sempre será muito melhor se eles tiverem muito boas habilidades de comunicação e conhecimento das ferramentas. Por exemplo, que tenham uma linguagem corporal muito boa, uso da voz (tom, intenção e modulação), que saibam contar histórias, que tenham domínio do público, dinamismo, que saibam interagir, que eles se divertem e a câmera (não focar no queixo duplo é vital, veja este vídeo para ter em conta algumas recomendações). Parecem coisas óbvias, mas nunca fazem mal, pois assim como muitas experiências excelentes foram vistas, há outras que não atendem às expectativas.
Eduardo de la Rosa, representante do Suporte ao Cliente da Zoho Latin America, destaca os seguintes elementos, que devem ser levados em consideração:
Algumas recomendações: As estratégias de marketing podem ser autogeridas (mas você precisa aprender a fazê-lo). O Contar histórias refere-se à arte, ao trabalho de contar uma história para se conectar com seus usuários ('contar a história' de diferentes maneiras, em diferentes plataformas e com diferentes formatos). Para que outras pessoas acreditem na história, você precisa saber como contá-la e, esperançosamente, contar histórias simples (o que se torna muito complexo). Conversas naturais são mais valiosas do que ler um roteiro.
Vilma Nunes, consultoria internacional de marketing digital, define o narrativa Assim: É a arte de contar uma história usando a linguagem sensorial apresentada de tal forma que transmita aos ouvintes a capacidade de internalizar, entender e criar significado pessoal a partir dela.".
Veja aqui a sessão sobre Contação de histórias do diploma universitário Jorge Tadeo Lozano e Editores de Publicidade.
Checklist para organizar um evento virtual
Uma vez definidos os objetivos (Uma diretriz para defini-los poderia ser a utilização do método Smart, que se propõe a estabelecer metas: Simples, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e em um período de tempo.), o próximo passo é definir as plataformas a serem utilizadas.
E sim, é plural. Em geral, um evento virtual implica a utilização de diversas ferramentas, seja para o vapor, para os bastidores, fazer a ligação, divulgar, mensurar os resultados e outros.
No caso do Zoho, eles oferecem 3 aplicativos diferentes, que quando integrados podem gerar uma ótima experiência: Zoho Meeting, Zoho Showtime e Zoho Backstage. Eles permitem que você crie eventos de uma maneira muito simples, você só precisa revisar os tutoriais que a mesma empresa oferece.
Outro exemplo é Aquário, que usamos em Impacto TIC para nossos hangouts (que são eventos virtuais). Deve-se notar que eleA escolha da plataforma é de grande cuidado, pois a segurança deve ser garantida (por exemplo, é necessário impedir que terceiros entrem para sabotar o evento com pornografia, algo muito recorrente) , privacidade, proteção de dados, experiência do usuário, integrações (com outros aplicativos) e acessibilidade. Seja qual for a escolha, conheça-a, 'brinque-se' com ela e, quando chegar a hora, explique muito bem ao seu público como funciona.
Da mesma forma, no evento Zoho, destacou-se a importância de conhecer o público (desde a estratégia inicial, saber quem você quer atingir) e no momento ao vivo, pois é preciso saber de onde ele está vendo. Isso afetará o idioma, os recursos, a diferença de horário; e também mencionou a importância de conhecer as condições de conexão geográfica, para poder oferecer soluções.
Após ter o evento montado (em qualquer que seja a ferramenta), devem ser observados os seguintes passos:
- Anunciante
- promover
- corrida
- analisar
Não existe uma única maneira de fazer eventos virtuais, Não existe fórmula mágica, mas seja qual for o caso, você tem que tentar. São uma grande oportunidade para pessoas e organizações (públicas, privadas e de qualquer natureza); nos momentos em que falta o contato face a face, justamente o valor mais importante é estar o mais próximo possível, ver um rosto humano ajuda muito, ouvir uma voz humana também tem impacto (isso não significa que as opções com avatares não são válidos, embora também não sejam a opção favorita).
O valor está em saber contar a história, que os convidados estejam em sintonia com aquela história (essas mensagens) e como isso pode gerar algo, uma mudança positiva, uma transformação, uma capacitação ou recursos relevantes. Que no final das contas o visitante sinta que sua ajuda valeu a pena, não se trata de gerar gostos ou reproduções porque sim.
A pandemia gerou sim mudanças, a questão é a posição que se toma, nos condena ou faz algo a respeito.
Reviva o workshop completo para organizar eventos e treinamentos virtuais aqui:
