Un informe realizado por SAP Concur revela que un tercio de los fraudes empresariales son el resultado de las debilidades que existen en el control interno de los gastos de las compañías; además, el 75 % de los líderes financieros afirma que sus negocios suelen exceder los presupuestos de viajes, gastos y facturas. Y aunque las medidas adoptadas con motivo de la pandemia han limitado o restringido por sí solas estos rubros, el regreso a la nueva normalidad exige que se tomen medidas efectivas para evitar que vuelvan a ser –o que sigan siendo– un hueco en las finanzas de las compañías.
Lo anterior es particularmente cierto si se tiene en cuenta que una de las principales razones por las que el control no resulta eficiente es que algunas empresas aún no han automatizado sus procesos y continúan haciendo el registro de recibos de forma completamente manual. Así, corren el riesgo de que el margen de error sea mucho más alto y se presenten pérdidas en las facturas e inconsistencias a la hora de hacer el reporte de gastos por cada empleado.
El informe de SAP Concur así lo confirma: el 81 % de los líderes financieros admite la existencia de puntos ciegos cuando se trata de viajes, gastos y facturas de la compañía. Además, cifras de la Asociación para Profesionales Financieros revelan que solo el 9 % de las compañías tiene acceso a los datos en tiempo real para el análisis y el control de los gastos. Por el lado de los empleados el asunto no es menos problemático: el 35 % de ellos cree que tarda demasiado tiempo en enviar sus reportes de gastos. La suma de todos estos factores afecta el capital de la empresas que, según las mismas cifras de SAP Concur, destinan alrededor de un 10 % de sus presupuestos anuales a gastos y viajes.
De ahí la importancia de contar en las compañías con herramientas que permitan una recolección de datos precisa y una gestión interna de todos los procesos, que incluyen la aprobación de facturas y el pago de viáticos o viajes. Una de esas herramientas es, precisamente, SAP Concour, con cuyos representantes tendremos un interesante evento llamado Empresas y teletrabajo: gastos empresariales en la nueva normalidad, cuya conversación pueden seguir en redes sociales con la etiqueta #GastosInteligentes. Para participar, pueden registrarse en este enlace, donde encontrarán más detalles sobre la fecha, hora, agenda y participantes.
“Contar con herramientas especializadas para la gestión de gastos no solo permite reducir los tiempos de aprobación y ejecución de tareas, sino que también brinda la posibilidad de que todo el equipo de trabajo esté alineado con las políticas de la empresa y de esta manera se pueda evitar el fraude y reducir las pérdidas económicas”, afirmó Lilly Levi, Chief Operating Officer para SAP Concur Latinoamérica.
Además de lo mencionado por la ejecutiva, las soluciones les permiten a las compañías crear estrategias más acertadas con base en los datos arrojados por las aplicaciones o plataformas, y también permitirán tener equipos de trabajo mucho más ágiles y dedicados a la ejecución de proyectos importantes para el desarrollo empresarial y no solo a la realización de tareas que pueden ser automatizadas.
Consejos para controlar los gastos en las empresas
Como un abrebocas de lo que veremos en el evento, compartimos 3 prácticas recomendadas por SAP Concur para que las compañías controlen sus gastos y riesgos:
- Recurrir a la tecnología para enfrentar sus mayores riesgos: Los pagos por kilometraje y en efectivo suelen causar más frustraciones para los equipos de finanzas. Son difíciles de detectar y de validar sin que haya una carga administrativa intensiva, y abren la puerta para errores, sobregasto y potencial fraude. La tecnología adecuada puede resolver este problema, así que busque soluciones que le permitan conservar el requisito de recibo de efectivo que mejor se adapte a sus políticas, al tiempo que se deshace de todo ese papel frustrante. Para lograr este fin resultan útiles procedimientos como que los empleados tomen fotos de sus recibos, se use la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático para procesarlos y se recurra al seguimiento mediante GPS.
- Simplifique los procesos mientras fortalece el control: Busque soluciones que permitan a los empleados reservar viajes y gestionar gastos desde una aplicación sencilla. Deben poder utilizar una herramienta de reservaciones corporativa o reservar directamente con marcas favoritas como Uber o Airbnb (dichas herramientas solo permiten ver las opciones que se ajustan a sus políticas). De esta manera, los datos de todos esos gastos y cargos de la tarjeta corporativa fluyen directamente en el sistema, por lo que los reportes de gastos se rellenan, desglosan y categorizan de forma automática y precisa; el cumplimiento del negocio y la satisfacción para los empleados aumentan; los administradores pueden dedicar menos tiempo a gestionar el proceso y mas tiempo a controlar los costos.
- Vea lo que ha pasado por alto para que pueda empezar a ahorrar: Busque soluciones que ofrezcan una visión clara sobre todos sus datos de viajes y gastos a través de todo su negocio. Dichas soluciones deben permitir a los empleados planificar rápidamente un viaje y solicitar aprobaciones, de modo que se puedan controlar los costos antes de gastar el dinero; utilizar la tecnología de aprendizaje automático e inteligencia artificial (junto con expertos en auditoría) para garantizar que se incluya cada recibo y se sigan todas las políticas; proporcionar a los equipos de finanzas y a los gerentes de presupuestos tableros de control y alertas de gastos para mantenerse al día de los gastos y adelantarse a los requisitos normativos, y contar con la experiencia en reportes para ayudar a aislar todos los datos clave, dar seguimiento y tendencias que necesita, identificando dónde funcionan sus políticas y dónde pueden mejorarse.
