En un mundo sumergido en la pandemia, algunos de los estragos más sentidos del distanciamiento social estuvieron en la dificultad para realizar tareas que antes parecían muy fáciles o triviales. En el pasado, por ejemplo, firmar y hacer firmar documentos era algo sencillo que no requería más que algunos segundos… bueno, estamos hablando del hecho de estampar la firma como tal, independientemente de las filas o requisitos previos, según la diligencia que se adelantara.

Pero la llegada de la pandemia frenó en seco muchos procesos que requerían una firma para seguir su curso. La imposibilidad de ir al banco o a la notaría –en el caso de instituciones que todavía requerían el autógrafo de puño y letra de su autor– dejó procesos inconclusos y personas perjudicadas. Por eso, el último año y medio ha hecho evidente la necesidadde dar un nuevo impulso a la firma digital y a la firma electrónica, con soluciones llevadas a la práctica de manera más consistente.

Aunque las firmas electrónicas han ganado bastante terreno debido a las condiciones de distanciamiento, lo cierto es que llevan ya bastantes años en Colombia y en la región. Y pese a que hablamos bastante de las firmas digitales, lo cierto es que todavía existen también varios malentendidos que vale la pena aclarar. 

Primero la firma electrónica

Para empezar, una firma electrónica se define como un concepto jurídico según el cual una persona acepta y da por validado el contenido de un mensaje electrónico a través de otro medio electrónico. En palabras sencillas, una firma electrónica es un mecanismo técnico cuyo objetivo es identificar a una persona ante un sistema. Por lo general, una firma electrónica es equivalente a una firma manuscrita. 

Así define Certicámara –una de las 7 entidades certificadoras en Colombia– una firma electrónica: «La firma electrónica se encuentra definida en el Decreto 2364 de 2012, como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos». Esto, claro está, siempre y cuando el método de transferencia de datos sea confiable y apropiado según los parámetros del Decreto.

En Colombia, la firma electrónica fue incluida en el marco legal desde 1999 con la Ley 527, que ha sido revisada y reglamentada por los Decretos 2364 y 333 de 2012 y 2014, respectivamente. “En la mayoría de los países de América Latina existen leyes que permiten el uso de firmas electrónicas desde hace 8 o 10 años. En Brasil se puede incluso desde el año 2000”, dice Eduardo Jordao, responsable de Document Cloud para Adobe en América Latina.

Aunque por lo general cuando hablamos de firma pensamos en nuestra firma manuscrita, lo cierto es que una firma electrónica no se limita solamente a ese tipo de símbolos. Según Jordao, una firma electrónica puede ser un código, una contraseña, un dato biométrico o la dirección IP desde la que me conecto, entre muchos otros elementos.

Y aunque las firmas electrónicas son convenientes para la mayoría de personas y empresas, su desventaja principal es que no están estandarizadas ni certificadas. Es decir que cada empresa tiene métodos distintos de identificación y que, aunque es válida legalmente para transacciones cotidianas, su uso no presupone elementos como la integridad o la certificación frente a entes legales.

«Aunque toda firma digital es firma electrónica, no toda firma electrónica es firma digital», explica Certicámara.

¿Y qué es una firma digital?

Eduardo Jordao, Adobe Sign. Imagen: Adobe

En este orden de ideas, una firma digital es un tipo de firma electrónica avanzada que integra mecanismos que aseguran la autenticidad y legitimidad de la firma y del documento. “La firma digital utiliza un sistema de infraestructura público y en donde existe la necesidad de utilizar una certificación digital que es avalada por una autoridad certificadora que el gobierno local autoriza”, explica Jordao, de Adobe. 

A diferencia de otras firmas electrónicas, las firmas digitales generalmente integran elementos como cifrado de datos punto a punto, control exclusivo por parte del usuario y la identificación única de la persona que firma.

Según la ya mencionada Ley 527, una firma digital es «un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje». A esto, Certicámara agrega: «Esta firma implica la existencia de un certificado emitido por una Compañía acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (Onac)».

Las firmas digitales también integran elementos de cifrado y de revisión de modificaciones. Una vez se firma un documento, la firma digital almacena la información y permite verificar posteriormente que los contenidos no hayan sido modificados. De la misma forma, al momento de creación de una firma digital se requieren elementos biométricos y de identificación que quedan embebidos en la firma y previenen la suplantación de identidad.

El uso masificado de este tipo de firmas se viene incrementado con las políticas públicas de transformación digital. es así, por ejemplo, que las facturas electrónicas –desde la primera que se haya emitido– se encuentra firmada digitalmente, y de igual forma, los documentos de la ventanilla única de comercio exterior (VUCE), entre otros procesos. 

Cristian Mendieta, Legal Counsel de Olimpia IT

Otro elemento para tener en cuenta es que, gracias a la regulación alrededor de la factura electrónica en Colombia, todas las facturas emitidas de manera digital deben llevar también la firma digital del establecimiento. Esto es particularmente importante para empresas de comercio o transacciones en línea.    

En Colombia, entidades como Certicámara, Camerfirma Colombia y Viafirma cuentan con el aval del gobierno para emitir y gestionar firmas digitales. De la misma forma, sistemas como Adobe Sign integran firmas electrónicas y digitales para que puedan ser utilizadas en empresas y otros elementos de corte legal de una manera mucho más simple y sin perder seguridad. Acá cabe aclarar que Adobe puede solamente emitir firmas electrónicas, dado que por ahora no es un ente reconocido legalmente en Colombia. Su software, sin embargo, permite gestionar y manejar ambas firmas, electrónicas y digitales.

¿Vale la pena tener varias firmas digitales?

Dado su carácter digital, es enteramente posible tener varias firmas digitales certificadas. Sin embargo, dado que todas las firmas digitales cumplen la misma función, esto no supone grandes ventajas y conlleva también varios costos asociados, por lo que en general no vale la pena tener varias firmas.

Mecanismos como la factura electrónica y la aceleración de los procesos digitales en medio de la pandemia ha significado también un aumento en el número de firmas digitales. «En el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia reposan los datos de las firmas registradas del país», nos explicó Certicámara. «Durante 2020, Certicámara emitió más de 55.000 firmas digitales en todo el territorio nacional para proteger la identidad de las personas».

La cuestión sobre cuál usar

Ahora, con ambas firmas delimitadas, la gran pregunta es cuál se debe usar. Lo cierto acá es que, si bien la firma electrónica tiene limitaciones, es más que suficiente para la mayoría de transacciones y necesidades cotidianas. Recibir un pedido a domicilio o autorizar un trámite bancario vía chat, por ejemplo, no requieren de la seguridad añadida de una firma digital. 

Un ejemplo que pone Eduardo Jordao es que muchos de los documentos que firmamos no necesitan ser autenticados en una notaría para tener validez. En estos casos la firma electrónica ofrece el mejor balance entre seguridad y conveniencia para la mayoría de los usuarios.

Por otro lado, una firma digital se utiliza cuando una empresa tiene requerimientos específicos o cuando, por ejemplo, se firman contratos de carácter público. “Digital [es mejor] cuando hay una ley que me obliga a usarla o cuando mi negocio o mis reglas de negocio requieren que use la firma digital”, dice Jordao. Un ejemplo de esto son entes como el Ministerio de Hacienda o la Dian, que requieren de firmas digitales por medio de tokens o validadores para acceder y establecer montos en el presupuesto de Colombia.

Atributos jurídicos de las firmas digitales:

No repudio: el emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos ni los compromisos adquiridos a partir de éste.
Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo y tener la plena seguridad de que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser.
Integridad: garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido alterado ni modificado.

Fuente: Certicámara para Impacto TIC

En resumen, la firma electrónica bastará en la mayoría de los casos cotidianos, mientras que la firma digital se utiliza en ambientes laborales o transaccionales que requieran de la más alta seguridad. Sin importar cuál sea, la implementación de este tipo de garantías digitales representan un paso importante hacia la modernización de la región. “Creo que nuestra región va a crecer en el uso de las firmas electrónicas y digitales, –explica Eduardo Jordao– y cada vez más la gente va a tener los conceptos más claros”.


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