La manera como se organizan las empresas puede ser un entramado complejo que abarca desde su estructura hasta la manera como se distribuyen las funciones y responsabilidades. Para definir el esquema se deben responder preguntas como ¿qué le compete a qué área?, ¿cómo se deben distribuir las tareas?, ¿cómo actúa cada departamento?, ¿cuáles son sus necesidades específicas?
Pero como sucede con en todo en la vida, hay diferentes alternativas de estructuras organizacionales y al final del ejercicio, antes de pensar en cuál es la mejor herramienta para cada área, hay que tener en cuenta factores de mayor trasfondo.
Idealmente, es necesario tener un plan estratégico a la hora de hacer estas definiciones. Sin embargo, por lo general las empresas van evolucionando y es ahí donde se necesitan ajustes, cambios o se definen nuevos rumbos. James Hernández, presidente y cofundador de Trust Corporate –consultora en temas financieros, legales, contables, organizacionales– señala que, antes que nada, debemos reconocer a la empresa como una comunidad de personas con un objetivo en común. Y dado que todas las comunidades son diferentes, esto conlleva que no hay una fórmula mágica para la organización que se pueda aplicar a todas las compañías.
Una vez reconocida nuestra comunidad y sus objetivos es importante que para que se puedan cumplir las metas todos remen en la misma dirección. Por ello es necesaria la implementación de una estructura adaptada a nuestra situación empresarial actual. Ahora bien, las empresas normalmente pueden dividirse en 3 grandes áreas:
- Áreas Estratégicas: Son las que establecen los objetivos que se deben cumplir y las líneas maestras para alcanzarlos.
- Áreas Tácticas: Son las que crean las acciones concretas para cumplir con las líneas estratégicas definidas previamente.
- Áreas Operativas: Son el equipo encargado de ejecutar las acciones desarrolladas a nivel táctico.
Pero ciertamente no es la única forma de organizar una empresa. Por ejemplo, la Universidad Católica de Chile propone varias estructuras, como la funcional (gerencia, finanzas, marketing y recursos humanos, que pueden ser horizontales o no); la divisional, con la gerencia a la cabeza y debajo de ella algunas unidades de negocio, producción, área comercial y mantenimiento; y la matriarcal, que propone una dirección general a la cabeza, con diversas direcciones que trabajan por debajo, pero al mismo nivel entre sí.
En cada caso, en cada uno de estos modelos de estructuras pueden encontrarse subdivisiones, así como una variedad de cargos y necesidades específicas.
Si se piensa en una empresa, pueden venir al imaginario algunas áreas como la dirección general, finanzas, jurídica, operaciones, procesos, comunicaciones o recursos humanos (RR.HH.). Pero -aunque necesarios– son rótulos tradicionales. Hoy por hoy surgen nuevas áreas estratégicas y nuevos cargos; por citar un ejemplo, ahora existen gerentes de reclutamiento electrónico, que son las personas en RR.HH. encargadas de encontrar el talento, pero a través de procesos digitales y nuevas tecnologías.
“Las áreas presentes en nuestra empresa deben verse integradas por las funciones e instrumentos de los que quiera disponer nuestra comunidad. no es una decisión que debería recaer en una sola persona y es un proceso que debería estar en constante cambio. La supervivencia de las compañías depende del proceso evolutivo de las mismas y la adaptabilidad de Estas para modificar sus estructuras dependiendo de los objetivos y las necesidades del cliente”.
James Hernández, presidente y cofundador de consultora Trust Corporate.
¿Qué necesita una empresa en sus diferentes áreas?
Existe infinidad de soluciones para resolver las necesidades de las empresas, hay una para cada punto por más específico que sea. En caso tal de que no exista, o las opciones que existen no se ajusten, se pueden desarrollar a la medida. Solo en Colombia existe un extenso gremio, liderado por Fedesoft, que se dedica a desarrollar software (605 empresas afiliadas de todo el país, que representan cerca del 50% del total de la industria del software nacional).
Antes de elegir una opción de tecnología, el primer elemento para tener en cuenta es qué necesidad o reto tiene la compañía y ahí investigar si existen medios tecnológicos para soportar la tarea, qué alternativas hay y qué tipo de aliados tecnológicos se pueden encontrar.
Para Jhon Richard Martín, Head Cabling para la región Andina y Centroamérica en Furukawa Electric Latam, se debe tener en cuenta que al momento de invertir en tecnología “siempre aparecerán los últimos avances y los equipos y software más novedosos; sin embargo, no siempre serán los más costo-efectivos al momento de atender mis necesidades. Allí es donde será clave definir el presupuesto disponible y no solo verlo a nivel Capex (Gastos de Capital) sino a nivel de Opex (Gasto Operativo), y de igual forma ver el retorno de inversión que traerá la nueva implementación“. Y a eso se le suman algunos factores:
- Escalabilidad de las soluciones.
- Tiempo de obsolescencia.
- Presencia de los fabricantes en el mercado local.
- Manejo de garantías.
- Disponibilidad de producto en los canales autorizados.
Por su parte, Hernández explica que cada departamento tiene características, funciones y responsabilidades diferentes, pero en todos los casos sí existe “la necesidad de un sistema de información que les brinde soluciones de automatización y les permita mejorar la eficiencia y gestión de los procesos a cargo, la relación con clientes, proveedores, empleados, el pago de obligaciones, manejo de archivos y documentos, mediciones de rentabilidad”, entre otras piezas de este gran rompecabezas.
A los elementos que menciona Martín se les pude agregar la facilidad de integración entre las diversas opciones (por ejemplo, en Impacto TIC optamos por las soluciones de Zoho). Que una solución no pelee con otra, que solución A y solución B puedan hablar entre sí, complementarse y al final del día entregar alternativas para que el área A y el área B de una empresa puedan remar, con herramientas complementarias. Pensar en la integración lleva a otro punto vital, la inversión.
En el pasado, las empresas invertían altas sumas de dinero para lograr satisfacer los retos de automatización de cada uno de sus departamentos –explica Hernández–, generando altos costos de mantenimiento, obsolescencia de los equipos y software, y poco control por falta de interconexión de sistemas.
De ahí el que aún hoy esté en el imaginario la idea de que invertir en tecnología es algo costoso y exclusivo de grandes compañías. Pero recordamos la frase de Santiago Pinzón, vicepresidente de Transformación Digital de la Andi: “No se trata de comprar un el Mercedes Benz o el Rolls Royce porque sí. Lo mismo sucede con la tecnología, no es simplemente invertir por invertir”.
Las soluciones de tecnología, bien sea para quien maneja personal, como para quien lleva las compras, hasta para quien dirige la empresa, parten de elementos indispensables como procesadores de texto, presentaciones multimedia y las hojas de cálculo, que pueden funcionar en la nube, como es el caso de Google Docs, que tiene una versión gratuita y de ahí en adelante, puede ser tan robusta como las necesidades lo requieran.
Hoy, “las herramientas de trabajo colaborativo y la automatización de los procesos permiten mejorar los tiempos de respuestas del personal”, nos dice Hernández, destacando que este tipo de opciones genera mayor efectividad.
Hablar de cuál es la mejor solución para hacer seguimiento de proyectos, cuál es el mejor software contable, o la mejor tecnología para logística, bien puede ser ‘meterse en camisa de once varas’. Lo que sí es cierto, es que más que un nombre o una marca específica, “las tecnologías de la información (TI), la Inteligencia Artificial, los dispositivos relacionados con IoT (Internet de las cosas), Big Data, la computación en la nube, son elementos comunes en todas ellas; cada vez más la tecnología se convierte en un facilitador y dinamizador de los procesos empresariales”, suma Martín.
Familias de servicios, sin olvidar el hardware
Como bien agrega el presidente de Trust Corporate, pasando de los elementos básicos, existen algunas otras soluciones que dependiendo de la organización y su actividad económica pueden ser de gran utilidad como lo son:
- Sistema ERP (Enterpise Resource Planning): es un sistema de gestión empresarial integrado, que permite planificar y controlar los recursos de la organización. Se utiliza mayormente para las áreas, financieras y operativas de la empresa.
- Sistema CRM (Customer Relationship Management): mayormente utilizado para las áreas de ventas y marketing con el objetivo de crecimiento a nivel de clientes y ventas, a través de campañas. Suele venir integrado en algunos sistemas ERP.
- Herramientas de BI (Business Intelligence): es una herramienta que permite generar estrategias a través del análisis de datos y tomar decisiones de manera rápida.
- Sistemas de Call Center: es una solución especializada en gestión de llamadas.
- Sistemas POS o TPV (Sistemas de Puntos de Ventas): gestiona el proceso de tickets, facturas, ventas y/o pedidos de los productos.
- Sistemas BPM (Business Process Management): esta herramienta ayuda a mejorar el desempeño y la optimización de los procesos de negocio de la organización.
- Sistemas SGA (Sistema de Gestión de Almacenes): sistema que gestiona la entrada y salida del stock de productos de un almacén.
- Herramientas de Gestión Documental: soluciones que permiten acceder a los documentos de forma ágil y eficaz.
- Soluciones de Email Marketing: Permite realizar el contacto con una base de datos de clientes a través del envío de un correo electrónico, para informar de manera colectiva algún punto de interés para la empresa.
Lea también: 5 grandes herramientas de automatización de marketing
Vale la pena destacar que, dependiendo del tipo de empresa, hay que tener presente tanto el hardware como el software, porque generalmente se trata de una combinación de elementos. “Muchas veces pensamos que el software que es nuestra interfaz directa es suficiente, pero desconocemos todo el hardware, no solo a nivel de dispositivos físicos, sino de infraestructura de comunicaciones que son requeridos para que los programas funcionen de forma adecuada e integrada”, concluye Martín.
La tecnología sola no hace la magia
El equipo es clave. Si algo se ha potenciado durante 2020 es la formación y adopción en el uso de tecnología y habilidades digitales. Tener acceso a Internet no es sinónimo de saber teletrabajar.
Por eso es que las empresas cada vez más están considerando a candidatos que tengan competencias transversales, las tan mencionadas habilidades blandas y especialmente que tengan alta capacidad de adaptación.
“A MEDIDA QUE LAS MÁQUINAS REEMPLACEN A LOS HUMANOS EN LAS TAREAS MÁS SIMPLES Y RUTINARIAS, E INTERNET REEMPLACE LA INTERACCIÓN PERSONAL, LOS TRABAJADORES TENDRÁN QUE ADAPTARSE. DEBERÁN APRENDER A OPERAR A TRAVÉS DE PLATAFORMAS ELECTRÓNICAS Y DEDICAR UNA MAYOR PARTE DE SU TIEMPO A TAREAS MÁS COMPLEJAS, DE ORDEN SUPERIOR, MÁS DIFÍCILES DE AUTOMATIZAR Y QUE COMPLEMENTAN LAS TAREAS QUE REALIZAN LAS MÁQUINAS. ESTAS SE BASAN EN HABILIDADES COGNITIVAS O ANALÍTICAS (COMO EL PENSAMIENTO CRÍTICO, LA CREATIVIDAD Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS), ASÍ COMO EN HABILIDADES INTERPERSONALES (COMO EL TRABAJO EN EQUIPO, LA NEGOCIACIÓN Y LA GESTIÓN)”
Informe del Banco Mundial ‘Efecto Viral: COVID-19 y la transformación acelerada del empleo en América Latina y el Caribe’.
