Si usted pensaba que la gestión documental era simplemente almacenar archivos y entregarlos cuando se necesitan, está muy equivocado. Como muestra Mauricio Saavedra, director de ventas para América Latina de la firma española DocPath, comparte un caso de éxito en el sector financiero de América Latina:
“Los bancos tienen un montón de convenios con muchas cosas. ¿Y eso en qué termina? En un librito que imprimen y te lo mandan a la casa, tú lo lees, y si sales de tu vivienda y se te olvida, pues pierdes un descuento en Juan Valdés o algo así”, afirma Saavedra.
Se trata de una buena idea en términos de mercadeo, pero en la última milla, en la parte operativa, no estaba funcionando. ¿Cómo lo resolvieron? Incluyendo georreferenciación en la aplicación móvil del mismo banco, de modo que cuando el usuario entra en un Juan Valdés:
“¡Pum! Inmediatamente mandamos un correo electrónico, mandamos un SMS y hacemos una notificación PUSH que dijera, por ejemplo: Estimado cliente, recuerde que tiene 30% de descuento si usa nuestra tarjeta Juan Valdés”, dice Saavedra resaltando la evolución de la gestión documental en nuestros días.
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Orígenes y enfoque de DocPath
La gestión documental no es algo nuevo; viene desde tiempos inmemoriales cuando las civilizaciones empezaron a recopilar datos sobre sus reinos y ciudades, una disciplina que evolucionó con el nacimiento de la bibliografía como disciplina en el siglo XVII y que posteriormente, en el siglo XX y de la mano de la tecnología, sirvió como una herramienta de administración pública y privada.
A lo largo del tiempo, la gestión documental ha incluido herramientas tecnológicas al punto de ser en la actualidad “una parte de la Transformación Digital y es básicamente cómo las empresas están gestionando sus documentos y sus comunicaciones, ya sea en forma interna o externa hacia los clientes” dice Saavedra.
DocPath entró en ese mercado en la década de los noventa de la mano del sector financiero español, siendo una compañía privada, como se mantiene en la actualidad, presente en más de 20 países, especialmente en nichos de banca, seguros y retail, entre otros.
“Si bien hay muchos jugadores en este mercado de gestión documental, una de las grandes particularidades de DocPath es que cada solución que hacemos para cada cliente se trata de un traje a la medida”.
¿Qué quiere decir con eso? “Que no quiero traer al cliente a un modelo estándar y repetirlo con todos a nivel mundial, sino que vamos viendo cuáles son esos desafíos que tiene cada uno y nosotros vemos cómo podemos automatizarlos de la mejor manera”.
Colombia, en busca de socios
“Colombia es uno de los países que tenemos mayor desafío hoy en día”, afirma Saavedra. De hecho, esta firma se encuentra en estado de reclutamiento de socios de negocio con experiencia en el sector documental colombiano, y es que para Saavedra la clave está en personalizar las ofertas de valor para cada mercado.
“No existe hoy día una receta de gestión documental que te sirva desde México hasta Argentina”, comenta Saavedra, enfatizando la necesidad de ‘tropicalizar’ la entrega de soluciones.
“Nosotros queremos buscar partners que estén metidos dentro de este segmento, que conozcan el tema de gestión documental”. Estos socios locales actuarán como la primera cara comercial y técnica de DocPath en el país, ofreciendo cercanía y soporte localizado.
