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Oh, los eventos virtuales… (o algunas pautas para hacer eventos en línea exitosos)

Tras la experiencia del primer día sin IVA, el pasado 19 de junio, una de las críticas que se les hicieron a los establecimientos comerciales en línea fue haber recurrido a las ‘colas virtuales’ para organizar el flujo de compradores que asistieron de forma masiva a las tiendas en la red. La cola es un concepto del mundo físico y no tiene sentido llevarla al mundo virtual es el resumen de lo que dijeron algunos de los detractores.

Y si bien tienen razón, no creo que los establecimientos hayan pensado en la cola virtual como una parte fundamental de su estrategia original. Debió ser simplemente una reacción para manejar una afluencia de gente que seguramente a ninguno le pasó por la cabeza. ¿O será que no? Al final, si a la tienda virtual ‘no le caben’ todos los clientes potenciales, la solución debería estar orientada a ampliar su capacidad antes que a poner a la gente a hacer cola, pero habría que ver si todas ellas tienen una infraestructura tan flexible o tan fácil de maniobrar.

En ese orden de ideas, lo que todavía no entiendo es por qué ‘llevar la experiencia del mundo físico a un escenario virtual’ sí parece ser una alternativa válida en el mundo de los eventos, en los que la virtualidad debería ser una manera de facilitar y mejorar la experiencia de los asistentes, no de complicársela, como sucede en algunos casos.

Si bien las experiencias de ‘realidad inventada’ pueden generar un buen impacto en los asistentes, es posible que con el paso de los minutos o de las horas terminen convirtiéndose en paisaje o, peor todavía, en obstáculos. ¿Por qué debo ‘recorrer’ un pasillo virtual para dirigirme de un salón a otro, cuando debería ser suficiente con hacer clic sobre un plano? ¿Por qué debo mover la imagen en la pantalla para ver qué más hay en el lobby virtual, si todo puede estar al alcance de un solo vistazo? ¿Por qué tengo que adivinar en qué salón son las conferencias o en qué punto de la agenda va el evento, cuando poner esta información en línea debería ser muy fácil?

Claro, hay plataformas más versátiles que otras, en las que muchas acciones se pueden hacer de manera más fácil (o, simplemente, se pueden hacer); pero esa versatilidad tiene un costo. Al final, a algunos organizadores les toca dimensionar sus pretensiones y expectativas a la luz de las posibilidades que les brinda la plataforma que pueden pagar, mientras que otros tienen la ventaja de poder escoger sus plataformas a partir de las pretensiones o expectativas que tienen, no solo pensando en la tecnología, sino en el costo asociado con escoger una u otra. Pero estas últimas no deberían sobredimensionarse: el hecho de que la plataforma lo permita no significa que hay que hacer todo lo que permite. «Para la siguiente conferencia nos vamos a mover a la Sala 2», anunció el moderador de un evento al que asistí hace poco; pero la Sala 1 quedó desocupada, no había un evento paralelo, no había necesidad de moverse… Entonces, ¿para qué cambiar de sala, así la maniobra solo implicara presionar un botón?

A partir de la experiencia de los últimos meses, en los que la pandemia ha desatado –entre otras cosas– el furor de los eventos virtuales, me voy a permitir hacer un listado de lo bueno, lo malo y lo feo que he encontrado en ellos. Reconozco que algunas de mis apreciaciones caerán en el terreno del gusto personal, de manera que seguramente solo serán útiles para aquellas personas que tengan tan buen gusto como yo (ejem). También hay que decir que en Impacto TIC tenemos a nuestro haber ya 3 eventos virtuales, nuestros #EventosTIC (y programamos más para el futuro cercano, así como a mediano y largo plazos); pero lejos de pensar que lo estamos haciendo perfectamente desde el comienzo, estamos obsesionados en hacerlos cada vez mejores.

Eventos virtuales
Imagen: Mediamodifier (Pixabay).

Así las cosas, estas son algunas de mis observaciones con respecto a los eventos virtuales, más desde la perspectiva del asistente, aunque con algunos puntos enfocados en la realización.

1. ¡Avalancha!

No sé en qué momento algunos organizadores de eventos abandonaron la buena costumbre de avisar con tiempo. Ahora no es poco común que lleguen invitaciones ‘para mañana’, que no contemplan la agenda de los potenciales asistentes o que obligan a reorganizar los equipos para poder asistir a todos los eventos. Aun así, hay equipos de trabajo que a veces se quedan cortos para poder atender la avalancha de eventos virtuales que se realizan, como si el hecho de no tener que tomar bus, taxi o de no ir en carro implicara que uno puede ser omnipresente. Un poco más de consideración, por favor.

2. La hora colombiana (o hasta latinoamericana)

Una de las cosas que muchos esperábamos que se solucionaran con la virtualidad era la impuntualidad. Ante la inexistencia de excusas como el trancón o que «el señor del taxi se fue por otro lado», teníamos la esperanza de que los eventos virtuales comenzaran a tiempo. Y no se puede desconocer que muchos organizadores han mejorado en eso, pero otros… Al final, en el terreno virtual también hay excusas, pero deberían ser muchas menos. En el mundo presencial lo común era premiar a los impuntuales: «Vamos a esperar a unos colegas que vienen en camino», lo que podía extenderse por unos minutos y hasta una hora. ¿No es algo que podamos solucionar en el mundo virtual?

3. ¿Fondo o forma?

Fondo y forma. Y aunque personalmente siempre he sido partidario de privilegiar el fondo –el contenido–, entiendo que mantener el interés de la audiencia se logre más fácilmente con una buena forma –que se refiere a los formatos, escenarios, incluso los ‘efectos especiales’ y otros elementos–. Esto sucede especialmente en la circunstancia actual, en la que es más difícil lograrlo solo con el discurso. Por eso, el papel de la forma tiene que redimensionarse de alguna manera. Pero, me devuelvo unos párrafos, el valor de la forma no necesariamente se logra por la espectacularidad del evento o por el realismo de los escenarios virtuales. A partir de lo anterior, hay diferentes aspectos de la forma que se deben tener en cuenta.

a. El escenario virtual

He asistido a eventos virtuales que se desarrollan en imponentes escenarios generados digitalmente, en los que los presentadores son apenas puntos que se ven en el centro de la pantalla, casi ni se les distingue la cara. He asistido a otros sin mayores pretensiones tecnológicas en los que un buen encuadre y un fondo adecuado son más que suficientes para lograr una imagen agradable, llamativa, sobria, seria, atractiva. Por supuesto, me quedo con los segundos.

En los primeros, hay ocasiones en las que la plataforma no es tan buena y el fondo termina ‘tragándose’ partes de las personas (¿recuerdan los efectos especiales de El Chapulín Colorado?). Creo que en materia de fondos virtuales todavía hay mucho por mejorar en tecnología y por aprender en uso, pues hay unos que hacen mejor su trabajo, pero en los que los presentadores y los conferencistas del evento se ponen justo la ropa del color que más interfiere con el efecto.

Ante la imposibilidad o poca idoneidad de un fondo virtual, hay que procurarse un buen fondo real, una tarea más difícil ahora que cada miembro de la familia necesita su propio espacio en casa. Y aquí pueden usar mi caso como ejemplo de lo que NO se debe hacer: les confieso que he cambiado la configuración de mi estudio 3 veces en busca de un mejor fondo para las transmisiones en las que participo, y siempre he fracasado con todo éxito. ¿Próximo paso? Un backing (un fondo de tela), tan pronto el presupuesto lo permita. Que podría ser más de uno: uno verde, para insertar fondos virtuales (key) con mejores resultados, y uno de un color más o menos neutro, para todas las demás ocasiones. El backing con la imagen corporativa de su empresa… bueno, eso sí se lo tiene que dar su empresa, ¿no?

b. Los conferencistas

Uno podría suponer, a priori, que una persona hábil para dar conferencias en vivo también lo sea para darlas en forma remota. Pero puede suceder que no. Las empresas y los organizadores de los eventos virtuales deberían preocuparse por capacitar a sus oradores para sacar ventaja de las posibilidades que ofrece el mundo virtual. Y no (solamente) es una cuestión de imagen, de si se ve bien o no en cámara, sino de estrategias para generar empatía con un público con el que ahora tienen pocas (o nulas, a veces) posibilidades de interactuar. El asunto no siempre es tan simple como «siéntese a hablar frente a la cámara».

c. La presentación

Al final, como sucede en los eventos presenciales, los buenos contenidos pueden ser aún mejores si se apoyan en buenas presentaciones. No todo el mundo es Andrés Oppenheimer, que se para una hora a hablar sin usar una presentación, pero la gente no parpadea. Y aunque la premisa es que lo virtual no tiene que ser una copia complicada de lo presencial, las pautas para hacer buenas presentaciones presenciales también funcionan como base en el mundo virtual. Si sentarse a leer un texto eterno que ya está escrito en una lámina es malo en vivo, en formato virtual es peor, es perverso.

d. El ambiente

Aunque las circunstancias nos han ido acostumbrando a que las presentaciones desde la casa están expuestas a riesgos domésticos (que piten carros en la calle, que una persona pase por detrás, que pase un avión, que el gato salte encima de nuestros hombros), esos riesgos se pueden ir minimizando. ¿Cómo?: cerrando la puerta, contando con la colaboración del resto de la familia para que evite hacer ruido, sacando al gato del estudio… No está mal que los organizadores generen una especie de manual de buenas prácticas y lo compartan con los invitados a sus eventos. Y estaría mucho mejor que los invitados lo leyeran… (algo que, por experiencia propia, podemos decir que no siempre se puede lograr).

Eventos en línea
Imagen: Jack Moreh (Stockvault.net)

4. La calidad de la conexión

Los organizadores y asistentes a eventos virtuales hemos tenido que aprender que la conectividad en las horas pico tiende a complicarse. Pero, si bien es cierto que las condiciones del público juegan un papel fundamental (el plan hogar de 5 Mbps para todos los miembros de la familia definitivamente ya no sirve), las empresas u organizaciones que realizan los eventos deben buscar la manera de garantizar una transmisión con una imagen y un sonido decentes (no tienen que ser Dolby Surround ni un Full HD perfecto, 720p puede ser suficiente), sin saltos, sin desconexiones, sin imágenes que se congelan. Hay eventos en los que, por ahorrarse unos pesos, el mensaje se pierde en medio de las fallas de una conexión pobre desde el lado del presentador.

5. Defina tareas y responsabilidades

Dependiendo de la complejidad de su evento, requerirá de más o menos personas que apoyen la transmisión. ¿Quién se va a encargar del manejo de las cámaras (switcher), de recibir a los invitados a medida que se conecten, de hacer con ellos la última prueba de compartir pantalla, de poner en pantalla los mensajes de la audiencia? Tener claras cuáles son estas tareas le permitirá definir cuántas personas necesita para apoyarlas. Un evento simple puede no requerir más que un ‘todero’ que esté pendiente de todo (valga la redundancia); pero a medida que aumenta la complejidad, es posible que necesite 2, 4 o 6 manos adicionales.

6. ¿Cuál es el ‘Plan B’?

¿Cuál es el ‘Plan B’ si un invitado en vivo no llega? ¿Si otro extiende su presentación más de la cuenta? ¿Si, a pesar de haber ensayado, la presentación no funciona? ¿Si se le descuadra la agenda? ¿Si se cae Internet? ¿Si se va la luz? Bueno, para los dos últimos casos hay organizaciones que tienen en sus instalaciones (o alquilan espacios dotados de) sistemas que prácticamente impiden situaciones de ese tipo (UPS, planta, Internet redundante); al menos para las personas que tienen que estar conectadas sí o sí durante toda la transmisión. Pero también hay personas que están conectadas desde su casa, de manera que al listado de tareas del punto 6 hay que agregarle el listado de las cosas que podrían salir mal y su respectivo plan de contingencia.

7. La agenda, los salones, los conferencistas

Eventos virtuales
Imagen: Anna Shvets (Pexels).

Una de las sensaciones negativas que vivimos los asistentes a los eventos virtuales es esa de conectarnos y no saber qué hacer. Hay 4 salas diferentes, pero la agenda no dice en cuál de ellas tendrá lugar cada una de las conferencias. Parece como si los organizadores supusieran que el asistente puede o tiene que adivinar a dónde dirigirse. Faltan enlaces que conecten cada conferencia con el espacio en el que se va a desarrollar y con la biografía de los conferencistas. Si además se trata de un escenario virtual de esos en los que hay que ‘caminar’ para pasar de un salón a otro, la cosa se pone peor.

Los eventos largos, por otra parte, son particularmente susceptibles a que la agenda se retrase, y si resulta que un asistente no quiere estar en todo el evento, sino solo en presentaciones específicas, hay una alta probabilidad de que llegue y todavía esté el conferencista anterior. O si el plan de contingencia cuando un invitado no llega es alterar la agenda, puede que –peor–, se pierda la presentación que le interesaba.

En algunos de los eventos virtuales en los que he estado, los asistentes pueden programar una agenda propia en la que marcan las conferencias que les interesan, y reciben notificaciones (por correo, por mensajes de texto o directamente en la pantalla de sus dispositivos) cuando cada una de ellas ya está a punto de comenzar. Pero si esta opción no está disponible, sería interesante que la plataforma pudiera decirle a la gente cuál es el punto de la agenda que se desarrolla en un momento específico.

En cuanto a los conferencistas, una de las cosas buenas que he encontrado en la mayoría de los casos es que casi siempre hay un buen resumen de su hoja de vida. Solo recomendaría incluir en ella su @ en Twitter o un enlace a su perfil en LinkedIn (o en la red social relevante en cada caso), para tener acceso directo a más información del personaje sin necesidad de ponerse a buscarla red por red.

8. Ensayen, por favor, ensayen

Otra costumbre tradicional que sí debería llevarse al mundo virtual. Si usted es un organizador de eventos, programe ensayos con su equipo y con sus invitados; si es un invitado, por favor, asista a los ensayos programados por el organizador del evento.

En el mundo ideal, el ensayo debería permitir hacer un recorrido por todo el desarrollo del evento; pero si esto no es posible, al menos debería contemplar los asuntos previsibles: ¿mis invitados se ven, se oyen?, ¿sus cámaras y micrófonos funcionan correctamente?, ¿pueden (y saben cómo) compartir sus pantallas para hacer sus presentaciones? ¿Están listos todos los fondos, banners, tickers, overlays, videos, presentaciones y demás recursos de producción?

El diablillo de la imprenta (en los medios impresos) suele disfrazarse de demonio de los sistemas de administración de contenidos (en los medios digitales) o convertirse en todo un infierno en los eventos en vivo, de manera que al menos hay que tener ensayado (no solamente cubierto en teoría) lo que no pueda ser considerado como imprevisto. ¡Incluso los ‘Planes B’!

9. Luz, cámara, ¡interacción!

Aunque las dinámicas en los escenarios virtuales pueden ser un poco más complejas, la interacción con el público es importante. Esta se puede lograr a través de las redes sociales, de la misma plataforma de transmisión… Como lo mencionamos antes, mantener la atención de la audiencia es un reto que se magnifica en el mundo virtual, de manera que las herramientas para hacerla partícipe del evento –en medio de las limitaciones– es fundamental.

10. La plataforma

Mucho de lo dicho hasta ahora nos lleva de regreso al punto inicial: la plataforma que se escoja para realizar el evento. Una obra de Shakespeare se puede presentar en el mejor teatro del país o en un auditorio comunal; pero las cosas que se puedan hacer para enriquecer la presentación en cada escenario son diferentes. Por eso, las expectativas y pretensiones de los organizadores deben estar alineadas con las posibilidades reales que ofrece la plataforma que se escoja. Y es claro que entre más altas sean las primeras, también aumentará el costo de la segunda. Entonces, haga cuentas: ¿Cuál es su presupuesto real? ¿El retorno de la inversión (a corto, mediano o largo plazos) le permitiría hacer un esfuerzo mayor? ¿Puede empezar con algo más discreto e ir agregando componentes?

Lo anterior involucra desde aspectos tan simples como si se puede tener más de una persona a la vez en pantalla o si se puede compartir una presentación, hasta la posibilidad de tener ventanas independientes para el video, las presentaciones, las preguntas de la audiencia…

¿Una recomendación muy personal? No escoja la plataforma por las cosas maravillosas que puede hacer, sino porque le ofrece la manera más simple y funcional de hacer cosas que pueden parecer maravillosas, así no lo sean.

Eventos virtuales
Imagen: Cdu445 (Pixabay).

Algunas ñapas…

La sabiduría popular dice que el que mucho abarca, poco aprieta. Tenga eso en mente al definir la duración general de su evento, la cantidad y duración de los bloques independientes que conformarán el todo. Haga pausas, juegue con el ritmo, dele tiempo a la gente para servirse un café, para ir al baño, para masticar la conferencia anterior antes de entrar en el siguiente punto de la agenda. Prefiera que su audiencia se quede con ganas (y vuelva por más) a que mire el reloj cada 5 minutos a ver cuánto falta para que el evento termine o a que, simplemente, se desconecte.

Tranquilo, que si bien todos esperamos volver a vernos, estrecharnos la mano y –por qué no– abrazarnos algún día, esto de los eventos virtuales se va a mantener en varios escenarios en los que lo virtual puede ser más económico y productivo, en los que tiene mayor alcance (¿para qué hacer un evento local, su puede hacerlo nacional o regional? En lo mundial ya empiezan a jugar las diferencias horarias, que son un poco más difíciles de manejar).

De manera que no tiene que preocuparse YA por que sus eventos virtuales se parezcan a la ceremonia de entrega de los Premios Oscar… Personalmente, sigo pensando en privilegiar los contenidos, pero sin perder de vista una buena forma. Y una buena forma apoya el contenido, no va en contravía del mensaje de fondo ni hace las cosas más difíciles para los asistentes.

Jaime E. Dueñas M.
Periodista con énfasis en temas de tecnología, y con más de 25 años de experiencia en medios como El Tiempo, Pulzo y Enter.co. Colaborador en publicaciones de ciencia y tecnología.

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