El ERP, Enterprise Resource Planning, es una herramienta estratégica que ayuda a mejorar la eficiencia y la competitividad de las empresas. El ERP es un sistema de gestión integrado disponible en la nube o en las instalaciones que permite una gestión integrada de los procesos empresariales y ofrece ventajas tangibles en términos de optimización y control de los recursos.
La introducción del ERP en las organizaciones representa un importante paso adelante hacia la digitalización de los procesos internos, desde la gestión de documentos hasta aplicaciones empresariales específicas.
Importancia de los ERP en el Contexto Empresarial
En América Latina, los líderes empresariales ven la implementación de sistemas ERP como un proceso fundamental dentro de sus procesos de Transformación Digital. Según el estudio ERP inteligente y su adopción para la transformación digital en América Latina, realizado por NTT Data, en colaboración con MIT Technology Review en español, en el que participaron 47 líderes empresariales de seis países de la región: México, Colombia, Perú, Brasil, Chile y Argentina.
El 40% de las empresas ya ha migrado a un sistema de este tipo inteligente o está en proceso de implementación. Mientras que el 50% busca incorporar funcionalidades inteligentes en un periodo inferior a tres años.
El 75% de las empresas encuestadas considera que el incremento en la eficiencia, estandarización y automatización de los procesos es una de las tres principales razones para adoptar un ERP inteligente.
Según los empresarios encuestados afirmaron que el 85% de la implementación del ERP puede durar más de seis meses, lo que indica que es un proceso largo para la mayoría de los casos. Tanto así que más del 65% de las empresas afirman que su proceso de implementación actual duró más de siete meses.
¿Qué es un ERP
La planificación de recursos empresariales (ERP) representa un sistema de TI integrado que utilizan las empresas para gestionar y optimizar los recursos disponibles. Estos sistemas automatizan los procesos operativos y estratégicos de la empresa, desde la producción hasta la logística, desde la contabilidad hasta los recursos humanos, lo que permite un flujo eficiente de información entre varios departamentos.
¿Para qué sirve un ERP?
El ERP tiene la función de simplificar y hacer que la gestión empresarial sea más eficiente. Su uso permite tener una visión holística de la empresa, mejorando la toma de decisiones gracias a la disponibilidad de datos en tiempo real. La integración de diferentes sectores empresariales en un solo sistema reduce los errores de duplicación o las discrepancias en los datos.
¿Cómo funciona un ERP?
Un ERP consiste en una base de datos central en la que recopila todos los datos de los diferentes sectores de la empresa. Esta base de datos representa el núcleo de la planificación de los recursos empresariales: el funcionamiento del ERP se basa, de hecho, en la centralización de la información. Todos los datos ingresados en el sistema se ponen inmediatamente a disposición de todos los módulos de aplicaciones conectados.
Por ejemplo, esto permite al departamento de ventas conocer el estado de las existencias en tiempo real o al departamento de producción planificar las actividades en función de los pedidos recibidos. La actualización simultánea de los datos garantiza la coherencia y fiabilidad de la información.
Las ventajas de un ERP para las empresas
La adopción de un sistema ERP tiene numerosas ventajas para las empresas. Las principales son:
- La reducción del tiempo y los costes de operación gracias a la automatización de los procesos.
- El aumento de la eficiencia gracias a la reducción de errores.
- La optimización de la planificación.
- La posibilidad de tener una visión integrada y actualizada de toda la actividad empresarial favorece una mejor gestión estratégica.
Adopción de ERP en Colombia
Las empresas en Colombia cada vez están más conscientes del uso de la tecnología en sus procesos internos. El país tiene regulaciones fiscales y laborales específicas que las empresas deben cumplir, por lo que los sistemas ERP pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de estas normativas al automatizar procesos de reporte y gestión de impuestos, así como proporcionar herramientas para el seguimiento de leyes laborales y de seguridad social.
La adopción de estos sistemas en Colombia se ha acelerado debido a la necesidad de mejorar la eficiencia y competitividad empresarial, acceder a información en tiempo real para la toma de decisiones. Estos sistemas permiten a las empresas del país la recopilación de datos de diferentes áreas en una única plataforma y así obtener una visión integral del negocio y la toma de decisiones fundamentadas en datos en lugar de suposiciones o intuiciones.
¿Cuáles son los mejores ERP?
En el mercado hay una variedad de software ERP para las empresas, que se adaptan a las necesidades de cada empresas. Según Capterra, la lista de los mejores ERP de 2024 se encuentran:
- Monday.com
- NetSuite
- Microsoft Dynamics 365
- ProShop ERP
- JD Edwards Enterprise One
- Sage Intact
- Inventario de Katana Cloud
- Pecera
- Odoo
- Esforzados
- Bitrix24
- Sage 100
- Perla brillante
- SAP Business One
- El ERP es el próximo
- Quickbooks Desktop Enterprise
Los diferentes tipos de ERP
La elección entre un ERP en la nube o in situ depende de las necesidades empresariales específicas. También se puede evaluar un ERP híbrido. Estos son los diferentes tipos de ERP que existen:
ERP in situ
Un sistema local implica la instalación de software en los servidores internos de la empresa y es más adecuado para quienes necesitan personalizaciones avanzadas o tienen necesidades de seguridad especiales.
ERP en la nube
El ERP en la nube, cuyas aplicaciones se administran y alojan en la nube, por otro lado, está ubicado en servidores externos y es accesible a través de Internet. Esto lo hace más flexible y escalable en comparación con la solución local, además de reducir los costos de hardware.
ERP SaaS
Hablando de ERP en la nube, un sistema ERP SaaS permite utilizar el software ERP en la nube, conectándose a Internet, sin tener que instalar nada.
ERP híbrido
Un sistema ERP híbrido integra aspectos del ERP local y en la nube. Algunas aplicaciones están alojadas en la nube y otras en servidores corporativos. Esto permite una alta personalización del sistema de acuerdo con las necesidades empresariales: para satisfacerlas, la estructura flexible del sistema también permite la transición de las aplicaciones entre la nube y las instalaciones físicas, según sea necesario.
¿Cómo elegir un ERP?
El proceso de selección de un sistema ERP requiere una visión holística y estratégica de la empresa. Entre los criterios básicos se encuentran:
- La adaptabilidad del software a las necesidades internas.
- Facilidad de uso para los usuarios finales.
- Escalabilidad basada en el crecimiento futuro esperado.
- La capacidad de integrarse con otras herramientas ya utilizadas en la organización y la fiabilidad del proveedor.
Factores a tener en cuenta al elegir un sistema ERP
Para elegir un sistema, primero es necesario hacer un análisis de los procesos del negocio para identificar las necesidades específicas y luego compararlas con las características funcionales de los distintos sistemas ERP disponibles en el mercado.
Además de los factores técnicos, también es importante evaluar los factores económicos y organizativos. El coste total de propiedad (TCO), que incluye no solo el precio de compra del software sino también los costes relacionados con la implementación, la formación de los usuarios y el mantenimiento continuo, debe ser sostenible para la empresa. Además, no debe subestimarse el impacto de la introducción del nuevo sistema en los flujos de trabajo internos y en la cultura empresarial.
Desafíos en la Implementación de ERP en Colombia
En el caso del mercado colombiano, la implementación de sistemas ERP se enfrenta a desafíos relacionados con la cultura organizacional, la integración con sistemas existentes, los costos y el presupuesto y la selección del proveedor adecuado. Por eso, es importante que las empresas hagan una planificación cuidadosa y una gestión adecuada que les permita superar esos desafíos.
Costos y Presupuesto
Muchas veces las empresas se encuentran con el desafío de que la implementación de un sistema ERP es costosa, tanto en términos de licencias de software como de servicios de consultoría, capacitación y soporte. Por eso, antes de iniciar ese proceso, es importante realizar un análisis detallado de los costos y establecer un presupuesto realista para evitar sobrecostos.
Cambio organizativo
La apropiación y uso de estos sistemas requiere de la capacitación adecuada del personal. Es importante invertir en programas de capacitación para que los empleados puedan utilizar eficazmente el nuevo sistema ERP. Además, es crucial contar con un sólido soporte técnico y de servicio al cliente para resolver cualquier problema que pueda surgir durante o después de la implementación.
Integración con Sistemas Existentes
Las empresas en Colombia ya tienen sistemas informáticos y aplicaciones en funcionamiento, especialmente en las áreas de contabilidad o financiera. Por lo que la integración del nuevo sistema ERP con estos sistemas existentes puede ser retador en lo técnico y logístico. Antes de su ejecución, es importante asegurarse de que el nuevo sistema sea compatible y se integre de manera efectiva con los sistemas existentes.
El costo de un ERP
El costo de este tipo de sistemas puede variar considerablemente en función de varios factores, como el tamaño de la empresa, la cantidad de usuarios, la funcionalidad requerida y la complejidad de la implementación.
Sin embargo, además del costo inicial del software y los servicios relacionados, también es importante tener en cuenta los costos ocultos que pueden surgir con el tiempo: por ejemplo, los relacionados con las personalizaciones del sistema necesarias para adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa o los derivados de problemas técnicos imprevistos.
El impacto de la inteligencia artificial en los ERP
La IA está revolucionando el mundo del ERP, haciendo que estos sistemas sean cada vez más inteligentes y capaces de respaldar las decisiones empresariales. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden analizar los datos recopilados por el sistema para identificar patrones y tendencias, predecir escenarios futuros y sugerir acciones óptimas.
Además, la IA puede automatizar muchas operaciones rutinarias, liberando a los usuarios de tareas repetitivas y permitiéndoles concentrarse en actividades con mayor valor agregado.
Tendencias y futuro de los ERP en Colombia
La tendencia de los sistemas ERP está enfocada a sistemas cada vez más integrados y conectados, capaces de procesar grandes cantidades de datos de diferentes fuentes y transformarlos en información útil para la gestión empresarial. Además, la creciente adopción de la computación en la nube permite a las empresas acceder a soluciones más potentes y elásticas a un bajo costo, al tiempo que permite a las pymes aprovechar los beneficios de estas herramientas.
Adopción de Tecnologías Emergentes
Una de las tendencias importantes para los sistemas ERP está en la integración de tecnologías emergentes como inteligencia artificial, análisis de datos avanzado, Internet de las cosas (IoT) y blockchain. Una tendencia importante en Colombia, ya que estas tecnologías pueden proporcionar nuevas capacidades y funcionalidades que mejoran la eficiencia y la toma de decisiones empresariales.
Personalización y adaptación a las necesidades locales
Las empresas colombianas buscarán sistemas ERP que puedan ser personalizados y adaptados a sus necesidades específicas. La flexibilidad en la configuración y la capacidad de agregar funcionalidades adicionales según sea necesario serán aspectos importantes para las empresas en el futuro.
ERP en la Nube
Se espera que la adopción de sistemas ERP basados en la nube continúe creciendo en Colombia. Esto se debe a las ventajas que ofrece la nube, como la escalabilidad, la accesibilidad remota y la reducción de costos de infraestructura.
Impacto de los ERP en la economía Colombiana
Los sistemas ERP tienen un impacto positivo en la economía colombiana, no solo porque permiten mejorar la eficiencia empresarial, generar empleo y desarrollar talento, sino que en varios sectores resulta útil como el comercio internacional o la manufactura. Además, es un canal para promover la innovación y la competitividad, y fortalecer la transparencia y el cumplimiento normativo.
Contribución al crecimiento empresarial
Los sistemas ERP ayudan a las empresas a optimizar sus procesos internos, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa y ahorros en costos. Esto se traduce en una mejora de la productividad y la competitividad de las empresas colombianas en el mercado nacional e internacional.
Impulso a la Competitividad
La implementación de sistemas ERP fomenta la innovación en las empresas al permitirles adoptar nuevas tecnologías y prácticas de gestión empresarial. Esto contribuye a mejorar la competitividad de las empresas colombianas en sectores clave de la economía nacional.
Generación de Empleo y desarrollo tecnológico
Para la gestión de estos sistemas se requiere personal calificado en áreas como tecnología de la información, gestión empresarial y análisis de datos. Esto contribuye a la generación de empleo en sectores relacionados y al desarrollo del talento tecnológico en Colombia.
Fuente: Network Digital360
