Desde hace ya varios años, la robotización dejó de ser un elemento de ciencia ficción para convertirse en realidad. La imagen de robots o máquinas que están en fábricas, ensamblan piezas y reemplazan partes defectuosas por buenas ha sido parte de la innovación que ha movido las principales industrias en los últimos años: la Automatización Robótica de Procesos llegó para imponerse.
Era cuestión de tiempo para que los robots llegaran a las oficinas e impactaran también los procesos operativos que desarrollan las empresas en sus instalaciones y que, hasta ahora, les ocupan gran parte del tiempo a los empleados humanos.
Una ‘nueva raza’ de robots que logran ejecutar procesos automáticos controlados por algoritmos ha llegado para quedarse. Su objetivo: automatizar a través de software un sinnúmero de tareas manuales y repetitivas que hacen los humanos en las oficinas y que les permitirán a las organizaciones ahorrar costos, reducir la posibilidad de errores y hacer en minutos lo que antes les tomaba varias horas.
Se trata de la Automatización Robótica de Procesos, conocida como RPA, una tendencia que empieza a convertirse en una parte cada vez más importante de las estrategias de Transformación Digital para las empresas y que, como suele ser tradicional en muchos casos, nació en los países más desarrollados.
Es precisamente en estos países donde, según el estudio de RPA Global, realizado por Deloitte, más del 53 % de las organizaciones –es decir, una de cada 2– ha comenzado a usar RPA para mejorar su eficiencia y productividad, y en Colombia y el resto del mundo también crece la adopción de esta tendencia tecnológica, en particular en empresas de los sectores financiero, minero (gas y petróleo), telecomunicaciones, BPO e integradores.
En qué consiste la Automatización Robótica de Procesos
De acuerdo con Ignacio Carou, cofundador y CEO de 2NV, proveedor de servicios de RPA en Colombia, la Automatización Robótica de Procesos tiene su origen en el procesamiento manual de altos volúmenes de información en las organizaciones.
En su concepto, “las empresas deben cumplir y ejecutar más procesos hoy que en el pasado para atender las necesidades de su negocio. Muchos de ellos llevan a generar ineficiencias y altos riesgos corporativos si se ejecutan de forma incorrecta. En ste contexto, la automatización mediante bots (programas informáticos autónomos que son capaces de llevar a cabo tareas concretas e imitar el comportamiento humano) se convierte en una gran solución para reducir la intervención humana en procesos repetitivos, optimizando recursos y disminuyendo riesgos en las empresas”.
Hasta ahora, una de las principales aplicaciones de los bots es hacer más eficientes áreas como las de servicio al cliente y atención de quejas y reclamos en los centros de llamadas. Son bots que, con la ayuda de parametrización, o de componentes de Inteligencia Artificial y de Machine Learning (Aprendizaje Automático), son entrenados para dar respuestas a los clientes, solucionándoles sus dudas o indicándoles cómo pueden acceder a servicios.
La Automatización Robótica de Procesos escala un nuevo nivel dentro de las organizaciones. Su objetivo ahora son las tareas repetitivas que tienen que ver con procesos tecnológicos, financieros y contables, entre otros. Desde migrar la información de una aplicación a otra o comparar los precios de la competencia en una tienda en línea, hasta reducir varios pasos en los procesos de facturación y pagos, los bots están asumiendo tareas que antes hacían los humanos.
Durante la gestión contable y financiera, por ejemplo, es habitual que los empleados de una empresa deban ingresar a diferentes plataformas y navegar por diferentes menús para contabilizar entradas diarias, ingresar facturas de proveedores, gestionar aprobaciones y obtener información que luego consolidan en hojas de cálculo para su consumo posterior, ya sea internamente o a través de reportes para entidades de control.
“Estas tareas suelen ser desgastantes y son tan dispendiosas que, con suerte, se realizan apenas una vez a la semana. Con la implementación de bots se puede lograr que los reportes se realicen a diario durante la noche (sin horas extras o recargos nocturnos). Como resultado, cada uno de los interesados tendrá una copia en su buzón al empezar el día y la información siempre se obtendrá de la misma forma, evitando sesgos que entorpezcan la toma de decisiones acertadas”, explica Ignacio Carou.
Y agrega: “Asimismo, durante la capacitación de nuevos colaboradores, se dará mayor énfasis a qué hacer con la información, en lugar de cómo obtenerla, a la vez que se generarán ahorros en costos, tiempos y recursos, al reducir la participación humana en el proceso. Finalmente, se reducirán las posibilidades de error al disminuir o eliminar los posibles fallos humanos”.
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El ejecutivo de 2NV agrega que hay casos documentados en los que las compañías han logrado ahorrar miles de dólares al mes y reducir de 240 a 20 horas la ejecución de algunos de estos procesos relacionados con el área financiera.
Automatización Robótica de Procesos: ¿Amenaza para los empleos actuales?
Los expertos en el tema coinciden en que la RPA es una tendencia que llegó para quedarse. No se puede ver como una moda pasajera. Por ello, más que intentar frenarla, la recomendación es que los humanos terminen entendiéndola como una oportunidad para desarrollar nuevas habilidades que hagan más interesante y diferencial su trabajo.
Por el momento, se trata de una tendencia que apenas despega, pero que ya tiene importantes proyecciones de crecimiento. De acuerdo con el estudio de Deloitte, se espera que este mercado crezca en el mundo un 72% entre 2019 y 2020, y que se convierta en una de las tendencias más retadoras para la innovación y transformación digital de las empresas en los próximos años.
“Es posible que muchos vean esto como una amenaza. Seguramente criticarán el impacto que pueda generar en el mercado laboral y los conflictos de la competencia entre tecnología y humanos. Sin embargo, nosotros creemos que esta situación se viene dando ya hace muchos años, producto de los avances tecnológicos que impactaron en las opciones laborales disponibles. Así como surgen nuevas profesiones y actividades, otras dejan de ser productivas y rentables. La implementación de esta tecnología permite volcar a las personas a tareas más productivas y de mayor valor agregado que la ejecución de actividades repetitivas y manuales”, concluye Ignacio Carou, gerente general de 2NV.
Cifras contundentes de la RPA
Si quedaran dudas sobre la relevancia de adoptar la Automatización Robótica de Procesos, estos números deberían disiparlas: según el Gitnux Marketdata Report, los empleados gastan entre 10 % y 25 % de su tiempo en tareas repetitivas en sus computadores, los departamentos IT destinan 30 % de su tiempo en tareas básicas, y lo más importante: los procesos basados en reglas típicas pueden ser automatizados en un 70 % y hasta un 80 %.
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Imagen principal: Alex Kotliarskyi (Unplash) y The Digital Artist (Pixabay).
