Gerente de operaciones: ¿Qué hace y cómo puede optimizar la gestión operativa?

En el Movimiento Scout, un principio fundamental es que ‘la fuerza del lobo es la manada y la fuerza de la manada es el lobo’. Un lema tomado de la obra maestra ‘El libro de la selva’ del ganador del Premio Nobel Rudyard Kipling que ayuda a entender el papel del director de operaciones en la empresa. En definitiva, el director de operaciones representa la esencia de la organización, una figura de alto nivel que garantiza que todos los procesos empresariales trabajen siempre de la mejor manera posible y que los equipos de los distintos departamentos colaboren para alcanzar los objetivos empresariales superando los silos.

Hacer que la gestión de operaciones (Operation Management) sea fluida y económica, es decir, simplificar, optimizar y monitorear constantemente los procesos comerciales estratégicos, y es esencial para poder aprovechar las oportunidades comerciales que surgen, centrándose en satisfacer las solicitudes y expectativas de los clientes, no solo en términos de la calidad del producto/servicio, sino también en términos de tiempos de respuesta y satisfacción de la interacción en los distintos canales.

¿Quién es el director de operaciones?

El director de operaciones es la figura que en la empresa supervisa y optimiza todos los procesos comerciales necesarios para crear y entregar un producto al cliente o prestar un servicio. Sus tareas varían de un sector a otro: desde la gestión de la función de compras y producción hasta las operaciones de ventas y las operaciones con los clientes, pasando por la gestión de proyectos, la supervisión organizativa y el control presupuestario.

Una figura emergente es la de Gerente de Operaciones de Marketing o MOPS (Por sus siglás en inglés) que gestiona los procesos de mercadeo que están cada vez más respaldados por las tecnologías. En el desempeño de sus funciones, es esencial que el gerente de operaciones tenga una visión única de toda la organización, para poder gobernar el día a día y optimizar los procesos.

Algunas empresas tienen directores de operaciones dedicados a actividades específicas, como el director de operaciones de fabricación (MOM), que se ocupa de la planificación y la programación, la ejecución de la producción, la gestión de la calidad, la inteligencia y el rendimiento de la producción, la formulación y la gestión del laboratorio y las especificaciones.

¿Qué hace el gerente de operaciones

El papel del director de operaciones varía en relación con su antigüedad, el sector en el que trabaja y su especialización. Sin embargo, hay tareas comunes para todos los gerentes de operaciones, en particular en estas cinco áreas clave:

• Personas: el director de operaciones se coordina con la gestión de recursos humanos para garantizar siempre la asignación óptima del personal en las distintas funciones. Además, garantiza que los equipos que participan de diversas maneras en las actividades operativas colaboren activamente en la mejora continua de los procesos. Sus habilidades van desde el engagement hasta el desarrollo profesional de las personas de las que es responsable.
• Operación básica: el director de operaciones define los tiempos y los costes de los procesos e identifica rápidamente los focos de ineficiencia y propone las correcciones necesarias con vistas a una mejora continua. En este caso, las responsabilidades del director de operaciones van desde la búsqueda de recursos hasta la contratación de personal, desde la contratación hasta todos los procesos financieros y la facturación de los gastos generales.
• Presupuesto: la responsabilidad del director de operaciones abarca desde la gestión de los costes hasta la presupuestación y previsión de las actividades, hasta la definición de la marginalidad correcta de las actividades.
• Ejecución del proyecto: las tareas del gerente de operaciones van desde verificar la entrega real de los resultados del proyecto hasta garantizar la calidad de lo que se ha entregado y gestionar las relaciones con el cliente.
• Estrategia: El director de operaciones es responsable de todas las actividades de planificación operativa y del apoyo estratégico a la junta. Además, coordina la comunicación entre los departamentos y las diversas funciones empresariales, para garantizar la alineación de todos los departamentos con los objetivos estratégicos (a largo plazo).

Las principales responsabilidades

Si se examinan, por otro lado, las funciones de un director de operaciones, se descubre que su responsabilidad es realmente amplia y se refiere a numerosas actividades:

• Gestión de compras
• Sincronización de existencias
• Organización de la producción según las necesidades de la demanda
• Gestión de servicio al cliente
• Control de presupuesto
• Seguimiento del progreso de la producción o de los proyectos
• Gestión de la documentación relacionada con los procedimientos operativos
• Revisión sistematizada de los flujos de trabajo
• Definición de planes operativos útiles para aumentar la eficiencia y reducir los costos de los procesos comerciales
• Asignación óptima del personal en los diferentes departamentos
• Verificación de la eficacia operativa de los procesos
• Verificación del cumplimiento de los plazos de producción y logística
• Verificación periódica del nivel de servicio
• Compromiso con la mejora continua de los procesos

Cómo convertirse en gerente de operaciones (formación y habilidades)

Pero, ¿cuál es la trayectoria formativa típica del director de operaciones? Si se examina las ofertas de trabajo para esta figura profesional, se comprenderá que una licenciatura en temas técnicos (ingeniería) o económicos son las calificaciones preferidas. Los másteres de posgrado y las certificaciones específicas en gestión de la cadena de suministro, gestión de proyectos y gestión de operaciones completan el plan de estudios de este profesional.

¿Cuáles son las principales habilidades del gerente de operaciones

Entre las habilidades blandas o power skills más importantes para el director de operaciones, destacan las habilidades organizativas, la aptitud para la resolución de problemas, la negociación y la comunicación, pero también el conocimiento de las tecnologías digitales que representan un apoyo indispensable para su labor. A estas habilidades blandas se suman las habilidades específicas de gestión de proyectos y gestión financiera. Por no hablar de la actitud de liderazgo, que suele proyectar la carrera del director de operaciones hacia la salida natural del puesto de COO (Chief Operating Officer) y, en algunos casos, de director general o CEO.

¿Cuánto gana un gerente de operaciones?

El salario medio de un director de operaciones también puede variar mucho en relación con el sector industrial en el que trabaja. Una figura que haya adquirido una buena experiencia y tenga las cualificaciones adecuadas puede ganar, en Europa, hasta 100.000 euros al año. De hecho, no hay que olvidar que esta cifra suele incluirse en el organigrama de empresas medianas y grandes, grandes grupos industriales y multinacionales.

Los datos de Michael Page estiman que el salario en Colombia de un gerente de operaciones se sitúa en 22.187.500 de pesos.

El director de operaciones en el sector manufacturero

En la fabricación, el director de operaciones coordina los flujos de trabajo y los equipos de los distintos departamentos (departamento de compras, producción, departamento de diseño, departamento técnico, almacén, servicios logísticos y mantenimiento) para garantizar que siempre funcionen de manera coordinada.

Comprueba que las líneas de producción y la maquinaria funcionen siempre a plena capacidad, a fin de evitar desperdicios, que las existencias sean siempre consistentes en comparación con la demanda y que todo el flujo de trabajo esté bien diseñado y ejecutado, para evitar atascos y retrasos.

De esta forma, esta figura se encarga de evaluar la eficiencia de los distintos procesos operativos mediante indicadores de rendimiento (KPI) específicos, proponiendo los ajustes adecuados.

Cómo el IoT puede ayudar al gerente de operaciones

Los gerentes operativos de las fábricas y los almacenes están sujetos a presiones cada vez mayores para aumentar la productividad, reducir los costos operativos y el tiempo de inactividad, entregar los productos en el momento adecuado y con especificaciones de calidad definidas… Una complejidad de gestión que obliga al director de operaciones a cambiar de rumbo y adoptar otros nuevos enfoques basados en dato para mejorar la sincronización entre los departamentos y, al mismo tiempo la cadena de suministro para garantizar la continuidad del negocio, optimizar la gestión de todos los flujos de materiales y mercancías y, al mismo tiempo, preservar la marginalidad. Si esto no sucede, se corre el riesgo de tener que pagar multas o, lo que es peor, de que la relación con el cliente se vea irremediablemente comprometida.

Hoy en día, cuando se produce un problema (por ejemplo, un retraso en la entrega de un lote de productos), es posible rastrear rápidamente las causas que lo provocaron e intervenir lo antes posible para restablecer la situación óptima mediante procesos de análisis de la causa raíz. Pero eso ya no basta.

¿Cuáles son sus objetivos

El objetivo del director de operaciones debe ser poder anticipar las causas de los retrasos en las entregas (o los defectos de producción). Y esto es posible mediante la adopción de enfoques innovadores para la gestión de las operaciones respaldados por modelos de adquisición de datos en tiempo real que se refieren a entornos industriales con IoT.

La capacidad de sensorizar la maquinaria y los activos de la fábrica y los almacenes, equipando también al personal con dispositivos conectados, permite recopilar sistemáticamente datos valiosos, analizarlos, correlacionarlos con otras fuentes de información, como los sistemas ERP o los servicios en la nube, y obtener información útil para alimentar procesos de mejora continua. Esto significa que, en la práctica, se puede mejorar cualquier acción, movimiento o segmento del proceso de producción, con el fin de lograr la máxima eficiencia operativa.

IoT listo para su uso (también) para los gerentes de operaciones

En la actualidad, la complejidad tecnológica en soluciones de IoT industria (hardware, infraestructura, middleware y aplicaciones) se ha reducido significativamente, en paralelo con los costes de los dispositivos, la conectividad móvil y la potencia de procesamiento. Tanto es así que estamos hablando de verdaderas soluciones de automatización industrial de IoT “listas para usar”. Soluciones que tienen como objetivo resolver los problemas operativos más comunes mediante aplicaciones previamente probadas que se pueden implementar rápidamente en diversas áreas:

• Mantenimiento predictivo: soluciones que reducen los costes de mantenimiento y los tiempos de inactividad no planificados.
• Control de calidad: soluciones para medir la eficacia de los procesos de producción en tiempo real, identificar rápidamente los defectos y adquirir toda la información que permita garantizar el cumplimiento normativo en términos de calidad.
• Gestión automatizada de los procesos: soluciones que garantizan la visibilidad en tiempo real de los procesos operativos, pero también aíslan y eliminan los focos de ineficiencia.
• Visibilidad a lo largo de la cadena de suministro: soluciones que garantizan una mayor resiliencia en la cadena de distribución y logística, mejorando la calidad del servicio prestado al cliente.

*Artículo publicado originalmente en octubre de 2021 y sujeto a revisiones y actualizaciones posteriores.