Aunque el trabajo remoto no es una tendencia precisamente nueva, las actuales circunstancias han hecho que muchas empresas a las que ni siquiera se les había pasado por la cabeza implantar este esquema hayan tenido que tomar medidas de emergencia para hacerlo. Y aquellas que ya lo venían haciendo no dejan de buscar alternativas para ser más eficientes, productivas y seguras.
Una de esas alternativas son los Escritorios Virtuales, también llamados ‘Escritorios Hosteados’ o ‘Escritorios como Servicio’ (DaaS, por su sigla en inglés). Como otras aplicaciones que aprovechan el poder de la nube para facilitar la vida de los usuarios, los Escritorios Virtuales permiten acceder al ambiente propio del entorno laboral desde un computador, una tableta o incluso un teléfono inteligente.
Esto es posible debido a que el procesamiento y el almacenamiento de la información no se lleva a cabo en el dispositivo del usuario, sino en un centro de datos, que puede estar en las mismas instalaciones de la organización o ser un servicio prestado por un tercero. Así lo explica Gustavo Lozano Caballero, Corporate Sales Manager de O4IT, empresa especializada en la prestación de servicios en la nube).
En otras palabras, toda la carga de trabajo pesado se realiza en el centro de datos, pero el usuario trabaja en su equipo, bien sea desde su oficina, desde la casa o desde cualquier lugar en el que tenga acceso a Internet. Para conectarse al Escritorio Virtual solamente debe autenticarse en un portal o en una aplicación, y listo: desde allí puede utilizar todas las herramientas (programas y aplicaciones) que requiere para realizar su trabajo, como si estuvieran instaladas en su computador.
En conjunto con las herramientas adecuadas, el Escritorio Virtual puede ser tan versátil como para permitir el acceso a la red telefónica de la empresa (mediante el uso de telefonía IP) o a herramientas colaborativas (como Microsoft Teams, por ejemplo).
Fáciles de usar y de administrar
Una de las mayores ventajas de los Escritorios Virtuales es que la administración se realiza desde el centro de datos. Desde allí se pueden generar diferentes perfiles según las necesidades de la empresa o hacer las actualizaciones de software sin necesidad de ir equipo por equipo. Esto quiere decir que las ventajas no son solo para los usuarios, que pueden acceder desde cualquier lugar remoto, sino para los equipos de tecnología de las empresas, que puede administrar los ambientes de manera centralizada y eficiente.
Lozano señala que los Escritorios Virtuales son ideales para incrementar la seguridad en el acceso a la información (los datos no están distribuidos en varios equipos de diversos usuarios y la autenticación es más estricta) y con ellos se puede tener un mejor control sobre las licencias de las herramientas que se manejan en los equipos (no se corre el riesgo de que una persona instale software pirata, por ejemplo). Todo lo anterior los hace ideales no solo para ambientes de trabajo remoto sino de formación, como herramientas para empleados temporales y para equipos de desarrollo.
En este último campo, Amazon Web Services destaca: “Los desarrolladores y los equipos de prueba necesitan acceder a un espacio de trabajo seguro y de alto rendimiento para completar las tareas sin los gastos y el inventario que trae aparejada una gran cantidad de hardware físico aprovisionado”. Añade que el código fuente no se almacena en los dispositivos de los desarrolladores, lo que ayuda a garantizar la seguridad de la propiedad intelectual.
Por su parte, el proveedor de servicios español Arsys también destaca las ventajas de los Escritorios Virtuales en materia de administración: “Desde el punto de vista empresarial, el Escritorio Virtual resuelve algunos problemas de compatibilidad de aplicaciones. Sí existe una actualización de sistema operativo en la empresa, pero ciertas aplicaciones de uso común solo funcionan en versiones anteriores de dicho sistema, se pueden crear escritorios virtuales para solucionar este problema. De este modo, es posible seguir utilizando las aplicaciones habituales de manera transparente para el usuario”.
Las ventajas también vienen por el lado del costo: “El uso de una solución de Escritorios Virtuales como servicio permite que se pague por uso, y que no se tengan costos de entrada o de inversión importantes. El servicio incluye soluciones de extremo a extremo y permite que únicamente se pague por el uso”, afirma Gustavo Lozano, de O4IT.
Frente a alternativas como una VPN (por la sigla en inglés de Red Privada Virual), el ejecutivo señala que estas se utilizan más para escenarios fuera de la oficina, ya que no son tan flexibles como un Escritorio Virtual, el cual unifica el acceso sin importar si se está físicamente dentro de la organización o fuera de ella.
‘Zapatero a tus zapatos’
Aunque usar un escritorio remoto es tan fácil como autenticarse para tener acceso a las herramientas, la configuración del sistema implica evaluar muy bien los criterios de acceso, la arquitectura y el perfilamiento de usuarios, que permita brindar servicio al mismo tiempo que asegura la información. Por eso, Lozano recomienda contar con un proveedor externo que le acompañe en estas actividades.
Arsys añade que al tener una solución de este tipo “el cliente puede centrarse en la gestión de usuarios, de las políticas de uso y del mantenimiento de sus aplicaciones y no tiene que preocuparse de temas más técnicos como la provisión de recursos, instalación y configuración de componentes y demás tareas, de las que se responsabilizará el proveedor del servicio”.
Si quiere tener una visión más ‘práctica’ de lo que se puede lograr con un Escritorio Virtual, lo invitamos a ver el siguiente video de VMWare (el video está en inglés).
