Hoy, en 2021, en una era marcada por las redes sociales y la interacción a través de Internet, el término intranet puede sonar a algo que quedó atrás, en ese tiempo cuando Clippy –y no Siri o Alexa– era el asistente por defecto. Sin embargo, las intranets continúan vigentes y han evolucionado apoyándose de tecnologías emergentes como la nube.
Pero primero lo primero. Una intranet es es una red informática que utiliza el protocolo de internet para compartir información, pero no es pública. Su principal característica es que se trata de una red privada de uso interno de empresas o entidades (como universidades, por ejemplo). Entonces, aunque opera muy similar a la World Wide Web, el acceso a ella es restringido a un grupo limitado de personas (usuarios) como lo son los empleados de una empresa.
Aunque el término intranet fue utilizado a finales de 1995 por Steven L. Tellen, estas redes eran conocidas previamente como Internet de empresa. Su finalidad era meramente informativa, pues se basaba en una serie de repositorios de páginas web e información en la que solo unas pocas personas podían modificar su contenido y que dependía también del hardware, es decir, de equipos específicos habilitados para el funcionamiento de la intranet.
Los cambios de dinámicas también permearon estas redes internas y de hecho se pasó a hablar de la intranet 2.0, una más social y basada en la nube. Se trata de la evolución natural, en la que se promueve el intercambio social de información y que integra dicha información a través de la conectividad, y cuyos datos y archivos se almacenan en una nube. Hoy por hoy, con el auge del trabajo remoto, las intranets siguen existiendo, en parte, gracias a esta evolución.
Sin embargo, las Intranets no son las únicas redes de comunicación exclusivas de empresas. De hecho, existen también las redes sociales corporativas en la nube, muy similares a Facebook u otras. Lo que hacen es facilitar la comunicación y la colaboración entre equipos, áreas, departamentos y otras divisiones de una organización. Se caracterizan por el acceso, ya que se pueden implementar a través de aplicaciones que cada persona puede descargar en sus dispositivos.
Entonces, Internet, intranets y redes sociales corporativas, aunque parecen similares, tienen diferencias. En el primer caso, se trata de una red global de computadores que se conectan y es accesible para todos. En el segundo caso, y como se mencionó previamente, una Intranet es una red privada (con su infraestructura TI propia), solo accesible para personas autorizadas. Se diseña y se adapta a las necesidades de una empresa. Y en el tercer caso, las redes sociales son servicios desarrollados por otros jugadores. Estos son algunos ejemplos:
Yammer
Es la red social corporativa de Microsoft (la adquirió en 2012), por lo que es de uso privado y necesita de una cuenta de correo empresarial para unirse. Tiene sus respectivas versiones para escritorio y para móvil. Su interfaz es similar a la de Facebook, lo que facilita el uso, pues cuenta con actualizaciones, páginas y funcionalidades como la de ‘seguir’. Facilita el trabajo creativo, a través de opciones como el diseño de páginas, comunidades y eventos internos.
La usan empresas como Britsh Airways y Virgin Trails.
Chatter
El nombre completo es Salesforce Chatter, y es una es una herramienta dentro de Salesforce, diseñada para interacción, retroalimentación, intercambio de archivos, reconocimiento de empleados (sí, como el empleado del mes) y creación de encuestas dentro del departamento comercial de una organización.
Puede ser usada tanto en dispositivos móviles como en computadores y se integra con otras aplicaciones de Salesforce como lMarketing, Sales, Service, Communities y Analytics. De hecho, a diferencia de otras opciones, los grupos de Chatter pueden configurarse para que sean privados o públicos, dependerá de cada empresa revisar esta y otras opciones.
Zoho Connect
Esta es una herramienta de Zoho que permite la colaboración de los equipos, unificando el personal, los proyectos, los recursos y las necesidades de cada organización. Su objetivo principal mantener a los miembros de la empresa lo más cerca posible, para fomentar todo el potencial del trabajo colectivo.
Y aunque se trata de una red social, Zoho la define como una intranet moderna para reunir equipos de trabajo en un espacio digital. Ofrece un repositorio centralizado para los archivos, la opción de realizar seguimiento y gestionar los planes de trabajo, compilar todos los manuales para los empleados, las políticas de la empresa y las guías de prácticas recomendadas (dentro de ‘manuales’) y algo de automatización en la creación de formularios sencillos e inteligentes que reúnan los datos de sus equipos.
A través de sus aplicaciones (web y móvil) permite que la comunicación sea más organizada y también puede ser sincronizada con otras aplicaciones, bien sea dentro del ecosistema de Zoho o con otras como Google Docs o MailChimp.
Convo
Esta es una plataforma de colaboración laboral, más allá de las soluciones de chat. Además de tener la opción de los chats rápidos, permite almacenar archivos adjuntos asociados (enlaces web, imágenes, presentaciones, videos, documentos largos y archivos en más de 60 formatos ). Cuenta con funciones de perfil, newsfeed, actualizaciones, timeline y control de grupos. Ha sio usada por empresas como H&M y Verizon.
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