La tecnología es un apoyo fundamental, igual para las empresas que apenas están empezando como para aquellas que llevan un buen tiempo en el mercado. Afortunadamente, existen opciones diversas que ofrecen diferentes tipos de herramientas con características, ventajas y presupuestos para todos los gustos y necesidades. La dificultad al seleccionarlas seguramente pasa más por decidirse entre múltiples opciones que por no tener suficientes para escoger.
En los últimos meses, Impacto TIC pasó por un proceso de selección de herramientas tecnológicas en el que escogió el paquete Zoho One como el instrumento para impulsar las diferentes áreas de su negocio.
Zoho One –un producto de la compañía de origen indio Zoho– ofrece más de 40 aplicaciones en diversas áreas: Ventas, Marketing, Asistencia, Comunicación, Colaboración, Productividad, Finanzas, Recursos Humanos y Procesos comerciales.
Una de sus ventajas más atractivas es que las diferentes herramientas pueden ‘hablar’ entre ellas. No son solo excelentes aplicaciones de oficina que no se comunican con las de mensajería, o software de control de proyectos que poco o nada tiene que ver con otros procesos de la compañía, sino que realmente es un paquete integrado en el que los datos que se crean en una herramienta se pueden aprovechar en otra.
Pero, además, no son excluyentes, pues también tienen la capacidad de comunicarse con herramientas estándar del mercado, como Office 365, G Suite, Slack y MailChimp, solo por mencionar algunas.
Por lo mismo, llama la atención que su precio es bastante asequible: 30 dólares mensuales por empleado, siempre y cuando se adquiera para todos los trabajadores de la compañía; también existe nuevo modelo flexible de 75 dólares por empleado, que no requiere que todos los trabajadores de la empresa usen las aplicaciones de Zoho. Tenga en cuenta, sin embargo, que hay herramientas para usos específicos (como la de contabilidad) que tienen un esquema de cobro diferente.
Si está adelantando un proceso de selección en su empresa y quiere conocer un poco más sobre las herramientas de Zoho, aquí encontrará un resumen de las diferentes aplicaciones que ofrece la compañía, para diferentes áreas de negocio:
Herramientas de ventas
El protagonista principal en esta categoría es Zoho CRM, una plataforma unificada que permite administrar varias actividades comerciales, como ventas, publicidad y análisis, así como lograr una mejor administración y colaboración entre clientes y empleados.
Puede recopilar información a través de canales como correo electrónico, teléfono y redes sociales, entre otros. La interfaz personalizable también permite ofrecer ambientes exclusivos para los diferentes tipos de usuarios.
Para cumplir su labor con lujo de detalles, el paquete también cuenta con herramientas como Zoho Motivator, que permite tomar decisiones sobre los comportamientos que se deben mejorar y las herramientas que se necesitan para lograrlo, a partir de la información que captura del sistema CRM. Con estos se pueden realizar análisis para fijar metas e incluso crear concursos para motivar al equipo.
También están Zoho Analytics, una herramienta permite rastrear métricas, consultar tendencias, identificar valores atípicos y revelar información oculta; Zoho Contact Manager, software de administración para organizar contactos, tareas y acuerdos en un solo lugar; Zoho SalesInbox una herramienta de correo especializada para la fuerza de ventas, y Zoho Sites, software que permite crear de manera fácil el sitio web o el blog de las compañías.
Marketing
Las herramientas para el manejo de campañas de mercadeo de Zoho incluyen Sales IQ, que analiza la manera como los visitantes interactúan con el sitio web de la empresa, a través de herramientas como geolocalización, chat personalizado, identificación de nuevos visitantes y seguimiento, entre otras. De esta manera se pueden generar estrategias basadas en datos reales sobre el comportamiento de los clientes.
Campaigns, por su parte, permite crear campañas de correo electrónico con objetivos precisos y gran alcance para captar audiencias nueva o para retener a las existentes. Si las redes sociales de su empresa le están sacando canas, Social le permite administrarlas todas en una sola interfaz, de manera fácil y efectiva.
Con Survey puede crear encuestas y sondeos para apoyar decisiones de negocio, mientras que con Forms se tiene acceso a más de 30 tipos de campos, plantillas y temas personalizables para crear formularios.
Las herramientas de mercadeo de Zoho también icluyen PageSense (análisis de sitios web que, entre otras cosas, realiza pruebas A/B (comparativas); Backstage, una herramienta de gestión de los eventos empresariales, y MarketingHub, software para automatizar las labores de marketing.
Asistencia
Zoho One también tiene aplicaciones para manejar los servicios de asistencia y soporte. Ellas son Desk (servicio al cliente con el cálculo de métricas de rendimiento y automatización y análisis de procesos, y Assist (servicios de soporte mediante acceso al escritorio remoto de los clientes, uso compartido de la pantalla o administración de computadores desatendidos).
Comunicaciones
Por supuesto, en esta suite no podían faltar el correo –Zoho Mail– y la mensajería instantánea –Zoho Cliq–. Esta última es una de las aplicaciones más valoradas por Impacto TIC, pues combina lo mejor de las herramientas ya populares en le mercado con características adicionales que hacen la colaboración más efectiva: creación de grupos más simple, una interfaz web que permite manejar de manera efectiva varias conversaciones a la vez, manejo de formatos de texto para destacar mensajes, notificaciones de los eventos creados mediante otros programas de la suite…
Además de comunicarse con otras herramientas de Zoho One, se integra con aplicaciones de terceros como Dropbox, Trello, MailChimp y Crashlytics, entre otras.
Proyectos
Para hacer el trabajo en equipo más productivo, Zoho One tiene un conjunto de herramientas de productividad encabezado por Projects, una completa y versátil aplicación para planificación y seguimiento de labores, que por supuesto incluye asignación y gestión de recursos, y herramientas para la presentación detallada de avances.
En esta misma categoría se encuentran Sprint (tableros para hacer seguimiento personalizado a los procesos), Connect (espacios virtuales para reuniones de equipos y manejo de recursos), ShowTime (espacios virtuales para sesiones de capacitación) y Meeting (herramienta para reuniones y seminarios web).
Productividad
Docs, Sheet y Show son el procesador de texto, la hoja de cálculo y el programa de presentaciones de Zoho One; el paquete incluya Writer, un procesador de palabra colaborativo con características avanzadas. También en el conjunto de herramientas de productividad se encuentran Notebook –para tomar notas, por supuesto–; Sign, para firmar documentos de forma digital, y Vault, un administrador de contraseñas ideal para aquellas personas que manejan accesos a múltiples herramientas y quieren mantener su seguridad.
En este grupo vale la pena destacar WorkDrive, un sistema de almacenamiento en la nube que ofrece 1 terabyte (TB) de espacio por usuario del equipo de trabajo, y se puede consultar a través del navegador, de la app móvil o integrarse para que funcione como una carpeta del sistema operativo.
Finanzas
El mundo de las finanzas suele ser el menos conocido para las empresas que están comenzando. Sin embargo, las herramientas de Zoho One, como ya lo dijimos, también apoyan los procesos de aquellas que ya tienen historia en el mercado.
En el grupo de aplicaciones financieras de Zoho One se encuentran Books (software de contabilidad en línea para pequeñas empresas), Invoice (herramienta de facturación en línea), Subscriptions (automatización de facturación periódica y suscripciones), Expense (control de gastos, informes, solicitud y aprobación de recursos económicos) e Inventory (¡adivinaron!, es una herramienta de control de inventarios y gestión de pedidos).
Recursos humanos
Si está buscando empleados para su empresa, Recruit le permite adelantar los procesos de reclutamiento de manera efectiva; la integración con LinkedIn les permite a los aspirantes postularse directamente a través de esta red social. Permite realizar un seguimiento completo de los empleados temporales; de hecho, funciona para empresas de reclutamiento en esta modalidad.
Una vez cuente con su planta de empleados, People le permite administrar y gestionar todos los procesos relacionados con el área de recursos humanos: seguimiento de horarios, permisos, evaluaciones, interacción con los empleados, entre otros.
Procesos comerciales
Finalmente, el conjunto de herramientas para procesos comerciales de Zoho One está compuesto por Creator, Analytics y Flow. La primera de ellas permite automatizar las tareas diarias y optimiza la gestión de datos; Analytics ya la mencionamos en el área de ventas, y Flow automatiza los flujos de trabajo en los procesos empresariales.
¿Cuál es la suite ideal para usted?
Son más de 40 herramientas, de las que Impacto TIC utiliza actualmente una tercera parte, pues no todas son necesarias para nuestras actividades como empresa. De hecho, sabemos que no todas las compañías tienen las mismas necesidades y, por consiguiente, nuestro objetivo solamente es dar a conocer el paquete que seleccionamos para la gestión de nuestros procesos.
Lo importante es realizar un proceso de selección juicioso, que le permita escoger herramientas que satisfagan sus requerimiento de manera adecuada, dentro del alcance de su presupuesto.
Imágenes: Zoho.
