Actualmente la transformación digital es fundamental para las empresas, ya que este proceso ayuda a una organización a seguir el ritmo a las demandas emergentes de los clientes, preparándose para el futuro. Esta renovación digital permite que estas organizaciones compitan mejor en un entorno económico que cambia constantemente a medida que la tecnología evoluciona.

 En este contexto Soaint una compañía de origen español con 12 oficinas en la región, está a la vanguardia de ese mundo cambiante dando respuesta a la esa necesidad de tecnología innovadora en los negocios.

Para Edwin Rozo, director general y corporativo de Soaint Colombia es fundamental que exista una transformación cultural que escuche las necesidades en tecnología de los clientes, y que aporten una verdadera relación de confianza y valor mutuo.

Ante esta necesidad de evaluación digital, el pasado mes de enero el gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), expidió el Decreto 088 del 24 enero de 2022, que establece los lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites. Esto quiere decir que el MinTIC formula los lineamientos para que las autoridades faciliten, agilicen y garanticen el acceso a los trámites mediante medios digitales.

Así las cosas, quienes deberán cumplir con este decreto son las autoridades de la rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial, y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, que tengan trámites y otros procedimientos administrativos o servicios de consulta de acceso a información públicas.

 «Es importante que Colombia tenga esa visión y que MinTIC como entidad de regulación impulse a las organizaciones para esa transformación digital. Este decreto busca que las empresas sean más dinámicas, automaticen y sean ágiles en los trámites. De igual modo, esto es una oportunidad que ofrecerá un mejor servicio al ciudadano y, desde las entidades se puede aportar una mayor flexibilidad y agilidad en las tareas. Esos lineamientos deben seguir de cara a esa automatización y ofrecer a los ciudadanos un mejor beneficio en línea por costos, tiempos y control», afirmó Edwin Rozo.

 Agilidad y automatización en los procesos

Con base en el decreto, la digitalización y automatización de los trámites se llevará a cabo de manera gradual; es decir, todos estos procesos se dividirán en tres bloques o grupos.

Inicialmente se realizará la transición del 30% de los trámites; posteriormente de otro 30% y finalmente, del 40%. Es necesario precisar que los entregables serán determinados por cada entidad a partir de un ejercicio de priorización basado en el nivel de demanda de los mismos.

Teniendo en cuenta que no todos los trámites tienen la misma demanda ni complejidad, y que no todas las entidades tienen la misma cantidad de trámites, se desarrolló un método de estimación que permite asignar plazos diferenciales a las entidades en función de la cantidad de trámites, el desempeño institucional, el nivel de demanda y complejidad de sus trámites, la evolución de la tecnología y las características socioeconómicas de los municipios en donde operan las entidades.

Así mismo, es primordial seguir conociendo la verdadera experiencia ciudadana con los trámites a través de encuestas, observación directa o fuentes administrativas y usar esta información para rediseñar los trámites. También eliminar aquellos trámites que sean innecesarios, obsoletos o redundantes, racionalizando los trámites y procedimientos administrativos mejorando así la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales.

Finalmente es importante contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas, mediante el uso de las tecnologías de la información al destinar recursos para facilitar el acceso a trámites digitales y fomentar el desarrollo del gobierno digital a través de herramientas como plataformas de interoperabilidad, identidad y firma digital.

Para lograr esos avances fundamentales decretados por el gobierno nacional, Soaint desarrolló Soadoc, una solución multiplataforma diseñada para lograr una verdadera transformación digital en la gestión de la información y aumentar la productividad de los procesos de negocio.

Según Edwin Rozo, el proceso de Soadoc es automatizado y se integra con las entidades certificadoras de documentos en trámites como la firma digital y la conservación de documentos electrónicos, que además brindan una mayor validez jurídica gracias al apoyo de esas entidades certificadoras. Adicionalmente, esta solución busca la eficiencia en las tareas, seguridad y optimización de los tiempos en beneficio de los ciudadanos.

«Un trámite físico puede durar 15 días, pero con Soadoc puede disminuir el tiempo de un trámite a 8 días y hasta menos tiempo según su complejidad. También es importante resaltar que a nivel ecológico es una solución con la cultura cero papel”, agrega el gerente de Soaint.

 Soadoc está alineado con los 9 trámites y 2 OPA´s (Otros Procesos Administrativos) inscritos en el Sistema Único de Información del archivo general de la nación para facilitar la gestión documental. La plataforma brinda soporte a esas estrategias de tramites en línea basada en tecnología open source que permite automatizar todos esos trámites documentales y, así poderlos digitalizar para mejorar la operatividad y la atención al usuario. Soadoc cuenta con una suscripción a la plataforma, la cual tiene los componentes parametrizados para así atender las necesidades de las entidades.

«A futuro en Soaint modernizaremos en mayor nivel Soadoc, innovando la plataforma e implementando herramientas como la inteligencia artificial y blockchain. Nuestro mayor objetivo es priorizar las necesidades de los clientes por medio de una transformación digital. Facilitando aún más los trámites en línea para optimizar el día a día de los ciudadanos», concluyó Edwin Rozo.