Atualmente, a Transformação Digital é essencial para as empresas, pois esse processo ajuda a organização a acompanhar as demandas emergentes dos clientes, preparando-se para o futuro. Essa renovação digital permite que essas organizações concorram melhor em um ambiente econômico que muda constantemente à medida que a tecnologia evolui.
Neste contexto, sabão, uma empresa de origem espanhola com 12 escritórios na região, está na vanguarda deste mundo em mudança, respondendo à necessidade de tecnologia inovadora nos negócios.
Pára Edwin Rozo, diretor geral e corporativo da Soaint Colombia, É fundamental que haja uma transformação cultural que ouça as necessidades tecnológicas dos clientes, e que proporcione uma verdadeira relação de confiança e valor mútuo.
Perante esta necessidade de avaliação digital, o governo nacional, através do Ministério das Tecnologias de Informação e Comunicação e do Departamento Administrativo da Função Pública (DAFP), editou em Janeiro último o Decreto 088, de 24 de Janeiro de 2022, que estabelece as directrizes, termos e condições para a digitalização e automatização de procedimentos. Isso significa que o Ministério das TIC formula as diretrizes para que as autoridades facilitem, agilizem e garantam o acesso aos procedimentos por meio digital.
Assim, quem deve cumprir este decreto são as autoridades do Poder Executivo a nível nacional e territorial, e as pessoas singulares que desempenhem funções públicas e/ou administrativas, que possuam expedientes e outros procedimentos administrativos ou serviços de consulta para acesso à informação. .
«É importante que a Colômbia tenha essa visão e que o Ministério de TIC, como entidade reguladora, promova organizações para essa transformação digital. Este decreto busca que as empresas sejam mais dinâmicas, automatizadas e ágeis nos procedimentos. Da mesma forma, esta é uma oportunidade que oferecerá um melhor atendimento ao cidadão e, a partir das entidades, poderá ser proporcionada maior flexibilidade e agilidade nas tarefas. Essas diretrizes devem seguir diante dessa automação e oferecer aos cidadãos um melhor benefício online em termos de custos, prazos e controle», afirmou Edwin Rozo.
Agilidade e automação nos processos
Com base no decreto, a digitalização e automação dos procedimentos serão realizadas de forma gradual; ou seja, todos esses processos serão divididos em três blocos ou grupos.
Inicialmente, será realizada a transição de 30% dos procedimentos; depois outros 30% e finalmente 40%. É necessário especificar que as entregas serão determinadas por cada entidade com base em um exercício de priorização com base no nível de demanda por elas.
Tendo em conta que nem todos os procedimentos têm a mesma procura ou complexidade, e que nem todas as entidades têm o mesmo número de procedimentos, foi desenvolvido um método de estimativa que permite atribuir prazos diferentes às entidades com base no número de procedimentos, desempenho institucional, o nível de demanda e complexidade de seus procedimentos, a evolução da tecnologia e as características socioeconômicas dos municípios onde as entidades atuam.
Da mesma forma, é essencial continuar conhecendo a verdadeira experiência do cidadão com os procedimentos por meio de pesquisas, observação direta ou fontes administrativas e usar essas informações para redesenhar os procedimentos. Eliminar também os procedimentos desnecessários, obsoletos ou redundantes, agilizando os procedimentos e procedimentos administrativos, melhorando a participação cidadã e a transparência nas ações administrativas, com as devidas garantias legais.
Por fim, é importante contribuir para a melhoria do funcionamento interno das entidades públicas, através do uso das tecnologias de informação, alocando recursos para facilitar o acesso aos procedimentos digitais e promover o desenvolvimento do governo digital por meio de ferramentas como plataformas de interoperabilidade, identidade e assinatura.
Para alcançar esses avanços fundamentais decretados pelo governo nacional, a Soaint desenvolveu Soadoc, uma solução multiplataforma projetada para alcançar uma verdadeira transformação digital na gestão da informação e aumentar a produtividade dos processos de negócios.
Segundo Edwin Rozo, o processo da Soadoc é automatizado e integra-se com entidades certificadoras de documentos em procedimentos como assinaturas digitais e preservação eletrônica de documentos, que também conferem maior validade jurídica graças ao apoio dessas entidades certificadoras. Adicionalmente, esta solução procura eficiência nas tarefas, segurança e otimização do tempo em benefício dos cidadãos.
«Um procedimento físico pode durar 15 dias, mas com Soadoc você pode reduzir o tempo de um procedimento para 8 dias e menos ainda dependendo da sua complexidade. Também é importante destacar que a nível ecológico é uma solução com uma cultura de papel zero”, adiciona o gerenciador Soaint.
A Soadoc está alinhada com os 9 procedimentos e 2 OPA's (Outros Processos Administrativos) registados no Sistema Único de Informação do arquivo geral do país para facilitar a gestão documental. A plataforma dá suporte a essas estratégias de procedimentos online baseados em tecnologia de código aberto que permite automatizar todos esses procedimentos documentais e, assim, poder digitalizá-los para melhorar a operacionalidade e o atendimento ao usuário. A Soadoc possui uma assinatura da plataforma, que possui os componentes parametrizados de forma a atender as necessidades das entidades.
«Futuramente na Soaint iremos modernizar a Soadoc a um nível superior, inovando a plataforma e implementando ferramentas como inteligência artificial e blockchain. Nosso principal objetivo é priorizar as necessidades dos clientes por meio de uma transformação digital. Facilitando ainda mais os procedimentos online para otimizar o dia-a-dia dos cidadãos», concluiu Edwin Rozo.
